Читать книгу "Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников - Александр Фридман"

Эти выкладки я проверил на практике: 10 лет я, используя различные источники, формировал тот подход, который вам описываю, а 16 лет я обучаю руководителей и помогаю им внедрить его в практику.

А все-таки полтора часа или два? Вопрос сугубо индивидуальный и может быть связан и со сложностью задач, и с днем недели, и со временем года, и с вашей текущей физической формой, и с комфортным для вас временем суток. Поэтому рекомендую поэкспериментировать и выбрать оптимальный для себя формат. Я предпочитаю с утра ставить «блоки» по два часа и уменьшать их к концу дня, так как я «жаворонок». Да, я знаю, что теорию о «совах» и «жаворонках» тоже критикуют, но мне с утра работается много лучше.

• Уменьшайте вероятность спонтанного переключения внимания. Как сделать так, чтобы нас не отвлекали сигналы о поступлении различных вводных? Ответ будет и простым, и пугающим: отключите все уведомления, как звуковые, так и визуальные, кроме аварийного канала. Если вы решили заниматься серьезными вопросами, то никто и ничто не должны вас отвлекать. В дальнейшем перечне рекомендаций я разберу работу с каждым из каналов отдельно, а пока просьба: просто примите эту рекомендацию к сведению и читайте дальше. Возможно, в процессе напряженной работы у нас возникнет мысль, что нужно немного передохнуть, для чего можно посмотреть почту, журнал, зайти в социальную сеть, понаблюдать за тем, что делают подчиненные, или же выпить кофе. Такие идеи нам подбрасывают участки мозга, отвечающие за экономичность работы организма. Как мы уже знаем, при активном использовании логических блоков энергопотребление резко повышается, и биологический защитный механизм пытается вывести нас из опасного – по его мнению, основанному на примерно четырех миллионах лет эволюции, – режима. Наша «система безопасности» просто не в курсе, что вам не грозит смерть от истощения, и автоматически воспринимает скачок потребления как угрозу. Поэтому я рекомендую не обращать внимания на эти «дружеские подсказки».

Выпейте кофе или еще что-то перед входом в «режим гроссмейстера», сходите в туалет, а питьевую воду поставьте на расстоянии вытянутой руки.

Через 1 час или 45 минут после начала работы можно сделать паузу продолжительностью 5 минут: подойдут упражнения для глаз и несколько движений для включения и разминки мышц спины.

Бывает, что в процессе работы у нас возникают различные «посторонние» идеи, которые кажутся намного более перспективными, чем то, что вы делаете. Возможно, что это тоже работа «системы безопасности», которая пытается переключить вас и направить от логического осмысления к визуализации и предвкушению будущих выгод, так как этот процесс гораздо менее энергозатратный. Включите «фильтр оценки срочности»: стоит ли идея того, чтобы бросить задачу, ранее выбранную как самую приоритетную? С высочайшей вероятностью ответ будет отрицательным. Шансы на то, что идея, пришедшая вам в голову в процессе решения осознанно выбранной приоритетной задачи, требует немедленного воплощения, я бы оценил как стремящиеся к нулю. Надеюсь, таким предположением я вас не обидел. Чтобы не потерять мысль и не отвлекаться, запишите ее на удобном носителе: это может быть открытая в компьютере на краю стола программа, лежащий рядом диктофон или банальная бумага для заметок. О сопутствующей привычке – разбирать записи в конце дня – я расскажу в следующей главе.

Ну а если фильтр «оценки срочности» даст ответ: «Это нужно делать немедленно»? Спокойно (!) зафиксируйте то, над чем работали, чтобы не потерять данные при переключении к другой задаче. Два раза проверьте записанные тезисы. И только после этого делайте то, что показалось срочным.

Скорость срочного решения физической проблемы измеряется долями секунды. Скорость срочного решения управленческой проблемы измеряется минутами, и это в самом крайнем случае. За время, которое вам понадобится для фиксирования промежуточных итогов, позволяющего ничего не потерять и быстро включиться в продолжение работы, мир точно не рухнет. Думаю, что больше 10 минут вам и не понадобится. Но сигнал срочности включает «система безопасности», скорость срабатывания которой примерно 0,2 секунды (!). Она за 4 миллиона лет привыкла противостоять именно физическим опасностям и еще не поняла, что сегодняшние опасности – интеллектуальные, социальные, эмоциональные и финансовые. Поэтому она работает как может и нуждается в вашей ручной перенастройке.

Предложенный подход позволит вам сохранить все мысли и концентрацию для работы над выбранной задачей и, если нужно, без больших потерь переключиться на действительно срочный вопрос.

• Порядок на рабочем месте. Часто говорят – «бардак на столе = бардак в голове». А есть высказывание Альберта Эйнштейна: «Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, то что же тогда означает пустой стол?» Идея, как вы понимаете, в том, при такой логике пустой стол говорит о пустой голове. Я никак не сторонник идеального порядка. Но любой предмет, который находится в поле вашего зрения и не имеет отношения к текущей работе, будет своеобразным «вампиром», претендующим на высасывание вашего внимания. Конечно, мощным усилием воли мы можем удерживать себя от переключения или же возвращать фокус на выбранную задачу. Но зачем нам эти усилия, напрягающие те же участки мозга, которые помогают нам логически мыслить? К чему создавать трудности, чтобы потом их преодолевать и повышать вероятность некачественного решения? Не проще ли убрать все лишнее, оставив перед собой только материалы для текущей работы? Кстати, Альберт Эйнштейн еще сказал: «Только глупцу нужен порядок, гений властвует над хаосом!» Мой вопрос: какие еще признаки гениальности мы демонстрируем, кроме бардака на столе? Не знаю, как там у гениев, а для обычного человека, к числу которых я отношу и себя, характерны несколько иные закономерности. Легче всего пытаться стать похожим на великого ученого через беспорядок и ждать воплощения остальных его достижений. А как быть с подчиненными? Имеет ли право руководитель вмешиваться в рабочий процесс и настаивать на наведении порядка на рабочем месте, если сотрудник утверждает: «А мне так удобнее»? Любое управленческое воздействие должно быть рациональным. Я рассуждаю так: если человек работает в пределах нормы, то зачем вмешиваться?

Если же налицо плохое качество решений, срыв оговоренных сроков, «невезучесть», забывчивость, чередование непонятной возбужденности и эмоциональных срывов, то стоит обратить внимание на рабочий процесс. И не принимать отговорки, поскольку работать в первую очередь нужно правильно. Неудобно же бывает как раз потому, что беспорядок для многих более естественен, он возникает сам и не требует усилий, в отличие от обдумывания, внедрения и поддержки системы, обеспечивающей высокую эффективность.

• Визуализируйте данные. Рекомендую фиксировать условия, критерии и промежуточные выводы для разработки решений на подходящем для этого внешнем носителе. Это поможет вам не потерять информацию при потенциально возможном внезапном переключении. Кроме того, логические блоки мозга могут всю мощность направить на выработку решений без расхода на поддержку данных.

• Планируйте «окна координации». После того как вы отработали выбранное время в «режиме концентрации», запланируйте свободный промежуток времени, для начала – не менее одного часа. У этого «окна» несколько функций. Во-первых, это страхующий резерв. Возможно, вы чуть-чуть не успеете закончить то, что запланировали. С резервом это не страшно, вы спокойно можете «дописать до точки», и вашему графику не грозит «эффект домино». Никогда не ставьте в расписание два дела подряд, не запланировав интервала между ними. Во-вторых, теперь вы можете посмотреть сообщения, уведомления о приходе которых были выключены. И, если нужно, написать или позвонить кому нужно, а что-то отложить на запланированное же в расписании время для работы с контрагентами. В-третьих, вы можете дать «доступ к телу» тем, у кого возникли срочные вопросы. В-четвертых, это может быть возможность отдохнуть для утомленного мозга, что обеспечит высокую эффективность мышления во время следующего погружения в «режим гроссмейстера». Ни в коем случае не пытайтесь вместо отдыха занять мозг другой работой. Учтите, что любая переработка информации загружает отвечающие за логику участки мозга. Когда вы читаете новостную ленту или просто заходите в социальную сеть, то не отдыхаете, а лишь меняете вид нагрузки. То, что она меньше, ничего не значит. Для того чтобы мозг не только отдохнул, но и почти полностью восстановился, лучше всего 15 минут выделить на легкие физические упражнения. Легкие – значит легкие. Просто походите по офису или выйдите прогуляться на улицу, попробуйте жонглировать одним или двумя яблоками или выполните несколько упражнений из комплекса утренней гимнастики. Не нужно копать во дворе бассейн или покупать тренажеры. Годится любая физическая активность.