Читать книгу "Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома - Мариэ Кондо"

Второй способ обращения с электронной перепиской – каждую пару месяцев чистить ящик входящих. У сторонников такого подхода – назовем их «спорадическими рубрикаторами» – периоды нагромождения писем, в котором невозможно ничего найти, сменяются проблесками почти полной пустоты в ящике после того, как они удаляют подавляющее большинство сообщений. Хуже этого подхода ничего не придумаешь: вначале жить в хаосе, а потом терять важные сообщения. Мне знакомо это ощущение куража, когда видишь, как еще минуту назад переполненный ящик вдруг становится пустым. Но энтузиазм быстро обернется унынием, если по ошибке удалить важное сообщение.

Управление почтой необязательно должно быть сложным делом – равно как и отнимать много времени.

Третий подход – просто позволить письмам накапливаться в ящике, ничего не удаляя. Идейные «не-рубрикаторы» не умеют или не дают себе труда управлять своей почтой. Они полагаются на функцию поиска. Поисковая система отменно хороша, но она работает намного лучше – и быстрее, – если ей не приходится просеивать сотни и тысячи нерелевантных сообщений.

Управление почтой необязательно должно быть сложным делом – равно как и отнимать много времени. Просто оставляйте лишь те сообщения, которые понадобятся в будущем, и храните их в нескольких логично организованных папках.

Начните с ящика входящих – временного хранилища писем, ждущих обработки. Он не предназначен для хранения писем – ни тех, что вы хотите оставить, ни всех остальных.

Решая, стоит ли сохранить письмо, спросите себя:

Поможет ли мне оно делать свою работу в будущем? (Иногда нам приходится заново просматривать переписку или искать документальное подтверждение диалога.)

Даст ли мне оно знания, вдохновение или мотивацию для будущей работы?

Вызывает ли оно чувство радости?

Найдите подход, оправданный для вас лично и вашей работы. Как и при разборе цифровых документов, создайте разумное количество папок – как правило, десять или меньше, включая вложенные. Поскольку можно пользоваться поиском, если проекты родственны друг другу, храните относящиеся к ним сообщения в одной папке. Например, если у вас есть такие проекты, как «Блог», Instagram, Facebook, можете создать одну папку под названием «Соцсети» и включать в нее соответствующую переписку.

В числе других полезных папок могут быть хранилища документации, например, с письмами о политике компании, рассылаемыми начальством. У меня, кроме того, есть «Папка радости», где я храню письма, которые перечитываю в «плохие» дни: письма от учеников, благодарящих меня за отличные занятия, похвальные отзывы на мои исследования от других ученых, комплименты от клиентов по поводу моих достижений как консультанта или оратора. Если в письме есть важное вложение, которое вы хотите сохранить, обычно лучше переместить его в подходящую папку вместе с другими цифровыми документами.

После того как вы очистили ящик входящих и рассортировали письма, переходите к любым имеющимся у вас папкам. Для начала определите, какие из них стоит сохранить. Если вы сохраняли вообще все сообщения, изучение каждого из них поглотит невероятное количество времени. Удаляйте папки, которые больше не нужны – в моем случае это курсы занятий, которые я вел в прошлом. Опять же, позаботьтесь о том, чтобы соблюдать требования, предъявляемые к сохранению данных в вашей организации или индустрии. Кроме того, папку «Отправленные» оставьте в том виде, как она есть. Функция поиска в ней работает, а изучение всех отправленных писем попросту не стоит усилий.

Наконец, обрабатывайте свою почту ежедневно. Когда поступают новые сообщения, переключайтесь с мысли «все оставить» на мысль «все выбросить», если для сохранения нет веской причины. Лучше всего планировать пару сеансов работы с почтой каждый день, например, в начале и конце дня. Вы не раз столкнетесь с тем, что заданный утром вопрос, на который, по идее, надо было ответить, благополучно нашел разрешение в течение дня. Выделение отдельных отрезков времени для электронной почты также минимизирует отвлечение и позволяет сфокусироваться на работе, которая для вас наиболее важна. Оповестите связанных с вами людей о своей новой системе и обеспечьте им другой способ контакта по крайне срочным вопросам, чтобы вы не были вынуждены постоянно проверять почту.

Кстати, может показаться, что описанный мною метод вам абсолютно не подойдет. К примеру, вы «не-рубрикатор» и говорите себе: «Я так долго не сортировал свою почту! У меня ничего не выйдет». Если вы перегружены делами, я подскажу вам одну простую хитрость. Возьмите все свои письма и переместите их в архивную папку. Эта папка останется доступной для поиска, если вам понадобится что-то из нее извлечь, даже если поиск будет часто выдавать неверные результаты. Теперь вы можете начать работу с почтой с чистого листа, сохраняя только то, что вам нужно, и впредь организовывать письма, используя избранную группу папок, которых должно быть не больше десяти. Вас смущает то, что я даю вам «добро» на перемещение цифровой захламленности из ящика входящих в архивную папку? Нет, я просто пытаюсь дать вам большее чувство контроля над вашей цифровой жизнью, чем идеально «чистая» электронная почта.

Не будьте тем, кто по недомыслию сообщает всей компании о своих планах на вечер.

Каким бы ни был ваш подход к электронной почте, думаю, все мы согласны, что лучше получать меньше писем. Не путайте электронную переписку с работой. Переписка лишь один из множества инструментов для ее выполнения, но не сама работа.

Начните с новостных бюллетеней и рассылок. Когда-то вы сами подписались на них – может быть, желая лучше делать свою работу. И вот момент истины: какие из них действительно помогают вам достичь своего идеала трудовой жизни, а какие просто являются дополнительным отвлекающим фактором? Наводите порядок, исходя из принципа «отписаться от всех», и сохраните только те, которые гарантированно доставят вам радость. Делайте то же самое с любой новой рассылкой, которую будете получать после того, как наведете порядок.

Далее сократите количество писем, которые отсылаете другим. Отправить электронное письмо легче легкого, но это вовсе не означает, что так следует делать. Вы также подадите хороший пример коллегам, отсылая им только те письма, без которых застопорится работа. А отправляя меньше писем, вы, вероятно начнете получать меньше ответов.

Шлите письма только людям, отвечающим за конкретные действия, тем, кого необходимо информировать, или тем, с кем нужно проконсультироваться. Не вставляйте в список получателей копий всех подряд. Если это уместно, поговорите с коллегами, спросите, хотят ли они быть включенными в цепочку рассылки, и выясните их предпочтения. Прежде чем посылать копию сообщения, сделайте паузу и честно ответьте себе на вопрос, зачем вы добавляете человека в список рассылки. Потому что ему действительно нужна эта информация? Потому что вам нужен его ответ? Это веские причины. Не отсылайте человеку копию письма с целью публично пристыдить или обвинить его или чтобы показаться более важной персоной, чем вы есть.