Читать книгу "Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома - Мариэ Кондо"

Я считаю рабочий стол компьютера своего рода письменным столом, поэтому выкладываю на него лишь те вещи, которые буду использовать в ближайшие часы. Моя папка для хранения похожа на шкаф-картотеку. Внутри нее две вложенные папки, одна под названием «Документы», а другая под названием «Фото». Также там находятся документы, которые мне нужно будет просмотреть в ближайшие дни, и фотографии, которые я буду использовать в течение следующих двух-трех дней. Папка «Фото» содержит фотографии, которые я хотела бы использовать в проектах в недалеком будущем.

В папке «Документы» хранятся собственно документы, презентации в PowePoint и файлы PDF. Я обожаю все сортировать и организовывать, так что для каждой из этих категорий у меня есть особая папка, но, честно говоря, нет необходимости заходить так далеко. Любой документ можно с легкостью найти с помощью поиска по ключевым словам.

Разбивка на категории крайне важна для папки «Фото». В момент загрузки фотографии обычно имеют невразумительные цифровые имена, которые трудно искать, но менять их все до единого просто нереалистично. Вот почему лучше всего раскладывать их по папкам соответственно использованию. Лично я завожу папки для фотографий, которые хочу сохранить для работы, например «Фото процесса упорядочивания» и «Обложки книг». Кроме того, у меня есть отдельные папки «Для Instagram» и «Для моего блога»: я временно храню в них текущие фото, которые удаляю, завершив работу с ними.

Радость, которую дарит идеально чистый рабочий стол, – чувство, на которое легко «подсесть». Но должна признаться, что стала содержать свой компьютерный рабочий стол в чистоте лишь относительно недавно. Все началось с того, что однажды ко мне подошел поклонник, когда я работала с ноутбуком в кафе, и завел разговор. Мне было так стыдно за беспорядок на моем рабочем столе, что с тех пор я поддерживаю его в идеальном состоянии.

Ваш метод классификации документов и раскладки их по папкам будет зависеть от того, как вам проще всего это сделать, учитывая специфику вашей работы. Изложенные выше идеи лишь рекомендации.

М.К.

Не позволяйте электронной переписке отрывать вас от работы

Мы отсылаем и получаем слишком много электронных писем – вы это уже знаете. Но, возможно, не осознаете, насколько велика эта проблема. В среднем офисный служащий тратит около половины рабочего дня на письма 1[20], и, по данным исследований, больше половины служащих уверены, что электронная переписка мешает им делать свою работу 2[21]. Саша тоже была в этом убеждена. Как и многие другие владельцы небольшого бизнеса, она, консультант по брендингу, считала, что должна быть всегда доступна для своих клиентов. Она настолько уставала, проверяя почту, что это стало мешать ей нормально спать и вести свой бизнес.

– Я тратила так много времени, стараясь ответить всем и держать все под контролем, что это серьезно повлияло на мою продуктивность и развитие бизнеса, – призналась она.

По данным исследований, чем больше времени вы тратите на электронную переписку, тем ниже ваша продуктивность[22] и выше уровень стресса. Саша поняла, что в ее случае это так и есть, поэтому начала выделять в своем расписании особые часы для ответов на сообщения клиентов, а в остальное время дня старалась не заглядывать в почту. Она сообщила своим клиентам об этих «приемных часах» для их писем. Поначалу Саша опасалась, что они расстроятся, сочтя это признаком снижения уровня обслуживания. В действительности же всем стало только лучше: у Саши появилось столь необходимое время для сосредоточения на настоящей работе, а клиенты стали получать от нее более редкие, зато более информативные письма.

Я знаю, как соблазнительно то и дело проверять почту. За мной тоже такое водится. Я беспокоюсь, что пропущу какое-нибудь важное сообщение, и внутренний голос вечно бубнит, что ответственный человек всегда готов к ответу. Но я предпочитаю напоминать себе, что у меня есть и другие обязанности, как правило, более важные. Если вы не в силах устоять перед этим искушением, выделите в расписании собственные почтовые «приемные часы» и дайте себе возможность наслаждаться работой без помех, даже если это означает, что вы будете отключать почту всего на тридцать минут в день.

Исследования определили три основных подхода людей к электронной переписке[23]. Все три могут привести к проблемам.

Одни люди постоянно чистят свой ящик входящих. Эти «постоянные рубрикаторы» всегда начеку, дожидаясь входящих писем, и, когда получают сообщение, тут же берутся за дело. Откладывают текущие дела, обрабатывают сообщение, а потом сразу убирают его в ту или иную папку. В чем же проблема? А вот в чем: после перерыва на одно письмо вам может потребоваться до двадцати шести минут[24], чтобы включиться в работу с того места, на котором вы ее бросили.

«Постоянные рубрикаторы» в итоге наносят себе еще больший ущерб, если пользуются сложной и разрозненной системой папок. Помимо того что на поддержание этой системы требуется много времени, в ней трудно как находить файлы, так и убирать на хранение[25]. Действительно, исследования показывают, что, когда папок становится больше двадцати[26], ими слишком сложно управлять. При этом мы тратим много времени на поиск нужной папки для хранения сообщений, а потом и на попытки вспомнить, куда мы их переместили.