Читать книгу "Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников - Александр Фридман"

Противоположный «открытой двери» и тоже неверный подход называется «Поймай меня, если сможешь». Руководитель не выделяет гарантированного времени, пресекает любые спонтанные обращения и уклоняется от попыток договориться с сотрудником о дне и времени разговора. В лучшем случае скажет: «Напомни мне об этом завтра», но опять же не очень понятно, каким образом это сделать, чтобы получить ответ. Часть подчиненных тратит уйму времени на попытки вступить в контакт, другие просто закидывают информацию в почту и рассуждают так: «Если ему надо, то сам меня найдет». Потом одни могут быть наказаны за навязчивость, другие – за пассивность. Зато всем весело, а что до потерь времени и других ресурсов, то что поделать – бизнес есть бизнес. Рекомендую пресекать любые попытки обращаться к вам на ходу, при случайных встречах. И сами откажитесь от этой практики. Серьезные вопросы на ходу не обсуждают, отвлекать и отвлекаться на вопросы пустячные не стоит вовсе. Есть альтернативы: аварийный канал, «окно координации», плановая встреча. Они необходимы, но их не достаточно. Если есть потребность периодически обмениваться информацией со всеми подчиненными, то запланируйте проведение регулярной короткой планерки, можно с помощью конференц-связи.

• А как быть, если у вас самого есть руководитель? Для начала не забывайте, что он обладает правом менять ваши приоритеты и выходить с вами на контакт в тот момент и в той форме, которая ему кажется наиболее оптимальной. Я надеюсь, что он придерживается описанных выше уважительных подходов к вашему расписанию, своей властью не злоупотребляет и не подменяет положенное ему заблаговременное планирование решения своих вопросов с вами правом на изменение вашего расписания своим вторжением. А если он не такой и как раз пользуется своими правами в ущерб вашей эффективности? Увы, мир несовершенен… У вас два варианта решения. Первый: вступить с руководителем в конструктивные переговоры и предложить ему попробовать другой режим взаимодействия. К таким переговорам нужно хорошо подготовиться. Кроме того, постарайтесь исключить любое проявление недовольства или претензии. Даже если вы и испытываете негативные эмоции и они абсолютно обоснованны, то их демонстрация резко уменьшит ваши шансы на успех. Если же вы считаете, что переговоры абсолютно бесперспективны, то второй вариант таков: попробуйте научиться воспринимать руководителя как некое природное явление, которое нельзя отменить, но к которому можно приспособиться и даже получить пользу. Ничто так не способствует развитию навыков планирования и организованности, как «хаотичный», неорганизованный руководитель. Это как тренироваться с сильным соперником, использующим неудобную вам технику. Главное – правильно подойти к маркированию ситуации. В том, чтобы сокрушаться и возмущаться несовершенством этого мира, пользы мало и для вас, и для мира.

Информация к размышлению. Все перечисленные подходы для оптимизации обмена информацией могут показаться излишне сложными. Часто возникает возражение: «К чему все это? У нас работают нормальные, квалифицированные сотрудники, они сами всё прекрасно понимают, зачем же столько регулировок?» По моим наблюдениям, альтернативой кажущейся сложности будет непрерывное и хаотичное взаимное отвлечение от эффективной работы. Это и будет платой за столь привлекательную на первый взгляд простоту и нежелание обдумать нужный комплекс правильных подходов к информационному обмену. А часто причиной отказа от упорядочивания для уменьшения потерь времени служит низкая готовность к нормированию своих действий и нежелание вступать в конфликты со своим окружением. Чем лучше люди будут понимать ваши правила, тем больше шансов, что они будут готовы их соблюдать. Будьте открыты к обсуждению любых предложений по коррекции правил и нетерпимы к попыткам безосновательного нарушения уже согласованных принципов.

Общие рекомендации по работе с каналами информации

Да, источников информации и каналов доступа к ним множество, их количество растет буквально с каждым днем: например, вам предлагают установить новое приложение в смартфон или купить новую, самую что ни на есть современную программу по упорядочиванию работы ранее купленных программ. Как быть? Как обеспечить себя достаточной по количеству и своевременной информацией и при этом не захлебнуться в этом воистину безграничном море?

• Проанализируйте все действующие каналы. Обдумайте необходимость использования каждого канала: какую информацию вы по нему получаете? Зачем она вам нужна? Как часто она требует актуализации? Если на все вопросы ответы положительные, то запланируйте оптимальный режим работы с ним. Лишние каналы лучше отключить вообще или убрать с глаз долой, иначе вам гарантирован лишний источник потенциального отвлечения от работы.

• Присвойте категории оставленным каналам. Базовый: канал, по которому вы гарантируете ответ в определенный срок, к примеру почта или корпоративная ERP-система. Аварийный: канал, который работает круглосуточно (если это необходимо) и по которому вы всегда готовы ответить, к примеру один из мессенджеров. Информирующий: канал, по которому вам могут направить информацию, не имеющую обязательных сроков рассмотрения, а просто – к сведению, например ссылку на потенциально интересный факт. Развлекательный: название говорит само за себя. Могут оставаться каналы для случайных контактов, вы совершенно не обязаны на них реагировать вообще и можете выбрать необременительную периодичность просмотра: например, ежедневно по вечерам или еженедельно. Так, иногда я нахожу обращения в «Скайпе» или в личном профиле «Фейсбука». Но для меня эти каналы не являются регулярно просматриваемыми. Предложенный подход позволит вам обеспечить должную систематичность ответов по необходимым каналам и не пренебрегать случайной информацией. Дополнительно вы избавитесь от страха «А вдруг где-то там что-то происходит, а я не в курсе». Иначе одни сотрудники будут вам писать в почту, другие посылать эсэмэс, третьи – информировать о чем-то в «Вайбере», четвертые – еще в каком «утюге», а вы вместо важной работы будете постоянно просматривать поступившие сообщения.

Рекомендации по организации работы с почтой и корпоративными ERP-системами

Считайте не более чем «общеупотребительными» и решите сами, какие из них будут полезными, а какие вредными. Большинство принципов работы с почтой подходят и для работы с корпоративными ERP-программами.

• Установите гарантированный срок ответа. Я не считаю почту или ERP-систему каналом для обмена срочной информацией. Предлагаю рассмотреть срок гарантированного ответа – одни сутки. Если я вам пишу в почту, то это значит, что меня устраивает предельно возможный срок получения вашего ответа завтра, не позднее 17:00. Для аварийных ситуаций есть выбранный мессенджер, встреча или разговор по телефону в «окне хаоса». Я рекомендую считать окончание дня за один час до времени, обозначенного в корпоративных правилах. Если мы официально работаем с 10:00 до 18:00, то срок окончания всех дел по умолчанию, если не обозначено другого времени, будет 17:00. Это избавит вас от такого рода сюрпризов: я должен вам сегодня ответить или завершить работу, в 20:00 никакой информации нет, вы собираетесь домой, раздраженно мне звоните с претензией и слышите мой ответ: «Но ведь день еще не закончился, я как раз собираюсь вам написать». И не очень понятно, что делать: то ли ждать до полуночи и только потом напоминать, то ли сидеть и ждать, пока сотрудник выполнит обещанное, и не уходить домой. Мне оба варианта кажутся неправильными, поэтому предлагаю свой. В указанные сроки на почту нужно прислать письмо с ответом по существу вопроса или сообщить возможное для вас время для ответа. В случае, если вы, к примеру, заработались и не можете обеспечить ответ в оговоренные сроки, сделайте рассылку, в которой сообщите новый дедлайн и предложите срочные вопросы закинуть в аварийный канал. Если срочную информацию правильнее направить на почту, то просьбу о необходимости быстрой реакции направляйте в аварийный канал. Соблюдайте эти правила сами и требуйте их соблюдения от подчиненных. Исключения, связанные с объективными обстоятельствами, оговариваются отдельно.