Читать книгу "По домам. Как превратить удаленную работу в преимущество - Александр Мезин"

Взаимодействие с другими членами команды

Прозрачность и предсказуемость – самые важные составляющие командной работы. Чем вы понятнее для окружающих, тем лучше для здорового коллективного рабочего процесса. Никто не любит «черные ящики». Будь вы руководитель, подчиненный, партнер, коллега – вам очень нужно, чтобы каждый, кто заинтересован в вашей работе, хорошо понимал, чем вы были заняты, занимаетесь сейчас и будете заниматься, и мог планировать свою деятельность, ориентируясь на вас.

Выше я уже говорил про Trello. Если в вашей компании не внедрены методы управления задачами, то предложите менеджменту или попробуйте внедрить хотя бы его. Если никто не планирует отслеживать задачи через программу, то поставьте Trello для себя и следите за своими задачами самостоятельно.

Показывайте, что вы онлайн/офлайн. Всегда пишите что-то в чат, когда приступили к работе. Старайтесь писать, если пошли на перерыв. Пишите, если закончили работать. Сообщение, оставленное вами в чате, может уберечь вас от неудобных звонков в неурочный час и сохранить всем нервы.

Фиксируйте вашу деятельность и всегда будьте готовы сказать, чем вы заняты сейчас и чем планируете заниматься. Если вы ведете задачи в какой-то программе, делитесь ими с коллегами. Если вы ведете карточки на обычной физической доске – можете выслать их фото, но лучше напечатать их содержимое текстом. Старайтесь не злоупотреблять снимками экрана или задач, потому что по поиску их не получится потом найти.

Соблюдайте традиции и ритуалы команды. Если у вас принято созваниваться каждое утро и планировать день – приходите на этот звонок вовремя. Если каждую пятницу у вас планерка – всегда присутствуйте на этой планерке. Помните: у вас удаленная работа. Причин пропускать регулярный и заранее запланированный созвон очень мало, и практически все они связаны с критическим состоянием здоровья. Точность – вежливость королей. А в случае взаимодействия с коллегами она будет показывать, насколько вы уважаете их время и старание.

Готовьте регулярные отчеты во время работы, а не после нее. Для этого вам просто нужно педантично записывать все, что вы делаете. Если по каждой задаче у вас будут записаны комментарии, вся переписка будет лежать в аккуратных ветках в почте, а в системе взаимодействия с клиентами (CRM) будут занесены все контакты – эта задача решится практически сама собой.

Если можете никого не дергать – не дергайте. Сделайте сами и обновите статус в задаче, если она есть. Лучше сначала самостоятельно попытаться решить вопрос и только потом обращаться к коллеге. Помните, что каждый раз, когда вы пытаетесь достучаться до кого-то из коллег в рабочее время, вы рискуете отвлечь их от решения собственных задач. Опять же, в офисе вы могли посмотреть, кто чем занят, подойти и спросить. Но если такого варианта нет, гораздо лучшей тактикой будет считать, что человек занят и не может отвлечься от срочных задач, чем создавать излишнее напряжение, постоянно донимая коллег. Если вы педантично ведете задачи в системе контроля задач, то комментарий с вопросом к самой задаче, скорее всего, попадет к вашему коллеге в виде уведомления, и он сможет обработать его в штатном режиме.

Коммуникация с коллегами должна оказывать минимальное влияние на людей, живущих с вами. Если вы нерегулярно и громко созваниваетесь по поводу и без – любви у домочадцев к вам не прибавится. А значит, они реже будут идти вам навстречу и поощрять вашу работу. Попробуйте систематизировать этот процесс, распланировав созвоны и предупредив родных о том, что вы будете разговаривать. Возможно, громко. Возможно, долго. В любом случае, если можете не созваниваться – не созванивайтесь.

Если ваша работа предполагает постоянные звонки и вы можете работать только из дома, то вам нужно крепко задуматься о том, как это сказывается на домашних. Скорее всего, им не очень сладко приходится. Так что, если вы планируете работать в технической поддержке или продажах, связанных с постоянными звонками, то подумайте, готовы ли к этому те, кто живет с вами. Если же вы вынужденно оказались на домашней работе и вам просто необходимо часто и подолгу говорить по телефону, то изо всех сил старайтесь, чтобы это не мешало домашним. Они, скорее всего, страдают и терпят. Любите их и будьте благодарны.

Никогда не пользуйтесь громкой связью. Слышать вашего собеседника из хрипящего динамика телефона – сомнительное удовольствие.

Если вам приходит много рабочей почты, то устраивайте дни имейлов, когда вы только отвечаете на почту и не занимаетесь больше ничем. Даже звонками.

Правила хорошего тона

Звонить коллегам без предупреждения можно только в случае угрозы жизни!

Представьте, что вы работаете в опенспейсе. И вы решаете какую-то задачу (пишете текст, составляете таблицу, программируете интерфейс).

И тут к вам подходит один коллега с вопросом. А потом другой. А потом еще. А потом обед. Все. Что вы там делали? Чем занимались?

Когда работа перемещается домой, эта проблема становится еще более жесткой. Человек может сидеть в абсолютной тишине, стараясь не ерзать на стуле, не вставая за водой, потому что у него спит ребенок. И, если ребенок проснется, он будет вынужден либо укачивать его сам, либо терпеть его плач, пока этим занят партнер (если он дома, конечно). А вы позвонили, и его телефон, предусмотрительно поставленный на виброрежим, упал со стола или задел чашку.

Я сплошь и рядом сталкиваюсь с теми, кто не понимает одно правило современного мира: если можешь написать – не звони. Это правило касается всех при взаимодействии между любыми уровнями иерархии.

Если ваши коллеги или руководство не соблюдают его, то вы имеете полное право возмутиться. Но следить за собой и не делать так самим – это ваша зона ответственности.

Для обсуждения идей и спорных вопросов используйте голосовую и видеосвязь. Вот только что говорили, что звонить не нужно, и теперь сразу – предпочитайте звонки. Именно так: не нужно звонить, если в этом нет необходимости. Но обсуждать идеи гораздо лучше голосом, причем идеальным вариантом будет использование видеосвязи. Это не отменяет того, что о звонке следует заранее договориться письменно.

Через чаты и письма гораздо сложнее донести эмоции и сложные мысли. А еще в чатах и в письмах (особенно – в письмах) есть некоторая задержка между сообщениями в диалоге. В случае с голосовой и видеосвязью эта задержка значительно уменьшается, а эмоции и интонации становится куда легче считывать. Понятно, что ничто не может заменить старого доброго разговора вживую за кружечкой кофе. Но выбирать приходится из того, что имеем.

Пишите фоллоу-апы (протоколы) по каждому созвону. Это правило работает и в офисе для митингов (встреч). Но, как и многие вещи на удаленке, становится несколько более значимым, потому что у людей потенциально гораздо больше факторов, на которые они могут отвлечься и забыть, а что же вот только сейчас обсуждали.