Читать книгу "Дела в порядке. Правила личной эффективности - Инесса Аленсон"

Глава третья. Управляй временем

Замечали ли вы, что порой, вкладывая максимальные усилия – умственные, физические, эмоциональные, вы все равно не приходите к успешным результатам? Правильная организация своего времени – вот еще один основной принцип на пути к личной эффективности. Если с умом подойти к распределению своего рабочего времени, то производительность увеличится без вреда для эмоционального и физического состояния, и, в свою очередь, появится свободное время, которое можно посвятить и новым проектам, и своим любимым занятиям, и общению с друзьями и родными. Кто-то думает, что это невозможно и лелеет мечту о восьмом дне недели. Да, на первый взгляд это может показаться нереальным, но для начала давайте разберемся, почему вам постоянно не хватает времени. Кратко пройдемся по ошибкам в организации времени, чтобы потом перейти к способам их устранения.

3.1. Ошибки в организации времени

Конечно, первой ошибкой является отсутствие целей, а точнее отсутствие конкретных представлений о том, чем вы хотите заниматься и что вы хотите иметь в вашем обозримом и необозримом будущем. Личные цели очень важны в организации времени: если у вас есть цели, значит, вы знаете, к чему стремитесь и примерно можете рассчитать время и ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения тех или иных задач на пути к цели. Когда у человека нет целей, время начинает казаться не столь ценным и оно, как говорится, уходит впустую. Еще одна ошибка целеполагания может привести к нерациональному использованию времени, и о ней было сказано ранее, – неправильно выбранная цель.

Вторая ошибка – это неправильная расстановка приоритетов. Как часто бывает такое, что вы беретесь за все сразу и в итоге ничего не успеваете? У вас есть несколько заданий, вы беретесь за одно и, не успев довести его до конца, беретесь за другое. Итоги будут не утешительны: качество работы окажется низким или, что хуже, к сроку сдачи работы вы просто не успеете закончить начатое. И время опять окажется потраченным впустую.

Вторая ошибка также проявляется в неспособности говорить «нет». У вас нет времени выполнить свою работу, но вы не можете отказать в помощи коллеге? Или на вас навалились домашние дела, которые уже давно пора привести в порядок, но друзья зовут провести вечер вместе с ними, и вы не можете им отказать? Это проблема выбора, проблема расстановки приоритетов. Возможно, на данном этапе вы не замечаете ее негативного влияния, но в дальнейшем неправильная расстановка приоритетов может сильно помешать вам, особенно в профессиональном плане. Задумайтесь, каких вершин вы могли бы достичь, вовремя сказав «нет».

Привычка браться за слишком многое – это самая распространенная ошибка среди руководителей. Связано это в некоторой степени и с переоценкой собственных возможностей и одновременно с преуменьшением способностей подчиненных. Пытаясь взять все под собственный контроль, руководитель рискует не только потерять авторитет, но и снизить эффективность работы всей организации.

Третья ошибка – отсутствие планирования режима дня. Бывает и так, что человек занимается планированием и ведет список дел, но в итоге время используется все равно не продуктивно, эффективность падает, цели не достигаются. Тогда, возможно, дело в неправильности составления планов.

Четвертая ошибка – прокрастинация. Постоянное затягивание со сроками начала или сдачи работы порождает внутреннее чувство вины, которое в свою очередь мешает приступить к исправлению сложившейся ситуации. Вы откладываете и откладываете дела на потом, и в итоге дел накапливается так много, что вы уже не знаете, как начать их выполнение. Этот замкнутый круг действительно опасен. Человек начинает терять чувство уверенности в себе и своих способностях, что влечет за собой негативный эмоциональный настрой. Ситуация может развиться вплоть до возникновения депрессии.

Так называемая прокрастинация проявляется не только в откладывании важных дел, но и в «ничегонеделании». Этот недуг становится уже определением современного поколения, которое не мыслит и минуты без социальных сетей, развлекательных сайтов, компьютерных игр и проведения всего свободного времени за просмотром сериалов.

Пятая ошибка – вы не отдыхаете. Вы работаете всегда и везде, берете работу на дом, работаете в отпуске? Это так же плохо, как и частые перерывы в работе, из-за которых невозможно сосредоточиться должным образом на выполнении дел. Непрерывное решение задач, горы бумаг, телефонные звонки могут отнять у вас последние силы, а на лечение неврозов уйдет гораздо больше времени.

Ну что ж, если вы обнаружили среди описанных выше ошибок свойственные вам, то необходимо срочно переходить к их устранению.

Мы предлагаем вам некоторые простые, но эффективные правила и методы, которые стоит взять на вооружение для того, чтобы выполнение заданий и проектов продвигалось быстрее и не в ущерб качеству, а рабочие вопросы решались без больших физических нагрузок и эмоционального напряжения.

3.2. «Индивидуальные часы» или секреты планирования

У каждого существуют свои «биологические часы». Ученые давно пришли к выводу, что биоритм человека напрямую определяет активность мозга, в том числе циклы физической, умственной и эмоциональной активности. Поэтому попробуйте понаблюдать за собой и своим организмом, чтобы выяснить, в какое время суток вы чувствуете себя максимально активным. Определив, в какое время вы наиболее работоспособны, попытайтесь в дальнейшем эти часы посвящать важным заданиям или проектам, наиболее приоритетным в вашем плане.

Активность мозга напрямую влияет на нашу работоспособность. Рассмотрим общепринятые часы максимальной работоспособности для человеческого организма:

Время с 6 до 7 утра: в этот час вся услышанная или прочитанная информация легко усваивается. Если вы встаете в это время, вам несказанно повезло – долговременная память работает на максимуме. Не тратьте это время зря: за чашечкой кофе или чая читайте, а если в это время вы находитесь в транспорте или за рулем, то слушайте аудиокниги или, например, аудиокурсы по иностранному языку, до которых никак не доходили руки.

Время с 8 до 11 утра: одни из самых плодотворных часов за сутки. Все дело в том, что в этот промежуток времени активно включено логическое мышление, что позволяет с легкостью заниматься работой информационного и аналитического характера. Также это время благоприятно для работы со статистикой.

Время с 11 до 12 дня: интеллектуальные способности мозга начинают снижаться, рекомендуется заняться чем-то отвлеченным, позвольте себе немного расслабиться. Так же этот час называют «творческим». И совсем не зря: активно начинает работать правое полушарие мозга, которое отвечает за образное мышление.

Время с 14 до 18 вечера: «вторая волна» активности мозга, в том числе и всего организма в целом. В это время максимально успешны и занятия спортом, и труд, где необходимы физические усилия.

Время с 18 до 20 вечера: исследователи отмечают, что в эти часы скорость реакции человека достигает своего пика, однако при этом психическое состояние не стабильно, возможны нервные срывы. В это время самое главное не довести активность мозга до состояния переработки. Первый признак работы на износ – трудности с засыпанием в привычное для вас время.