Читать книгу "Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные - Дэвид Перл"

С другой стороны, привычка смотреть на часы тоже может превратиться в невроз. Сказано в сценарии – шесть минут, и, не дай бог, потратить семь, а 10 и вовсе катастрофа. Мы забываем о том, что и «шесть минут» были лишь прикидкой, основанной на приблизительном представлении о том, как пойдет наше мероприятие.

Как следить за ходом времени даже в разгар самой напряженной встречи? Лондонская дизайнерская фирма ICO предложила гениальное, на мой взгляд, решение. Рекламное агентство Wieden Kennedy попросило их изобрести «умную мебель», которая повысила бы качество собраний и способствовала бы тому, «чтобы время не бежало незаметно». ICO создала потрясающе простой TimeTable – стол с десятью светящимися полосами посередине, каждая полоса соответствует 10 % общего времени собрания. В начале встречи выставляете запланированное время, и, по мере того как время уходит, светящиеся панели гаснут одна за другой. Когда время закончится, стол вежливо проинформирует присутствующих: «Собрание завершилось, прошу вас, соблюдая порядок, покинуть помещение». Есть другая версия – она мне еще больше нравится: устанавливаешь режим «диско», и, когда время закончится, стол заиграет громкую мелодию в стиле диско, а световые панели замерцают всеми цветами радуги. Хочу такой!

Много дел и мало времени

Мы промахиваемся и с оценкой времени, нужного для выступления, и с оценкой содержания, которое норовим впихнуть в одну встречу. Постарайтесь понять, не сколько всего вы хотели бы поведать публике, а сколько она способна вместить, не говоря уж о том, чтобы осмыслить и использовать.

– Как прошла вчерашняя встреча?

– Замечательно. Потрясающее! Поворотный момент.

– Что нового вы узнали?

– Понятия не имею. Надо заглянуть в записи, если найду.

Мы перегружаем слушателей не из садистских побуждений. Нет, наши мотивы чисты, мы стремимся облагодетельствовать этих людей. Просто, выстраивая свой идеально подогнанный план, мы забываем о том, как учимся мы сами, сколько – и не больше – можем усвоить из часового доклада, как быстро мы устаем и нуждаемся в паузе, чтобы переварить услышанное. Мы забываем, что работа слушателя – тяжелая и утомительная работа.

Лично я способен сосредоточиться не более чем на 20 минут, потом внимание рассеивается. Вот и сейчас, чувствую, рассеялось. Пойду пройдусь. Вернусь через минутку.

Ага, так-то лучше.

Мы пытаемся впихнуть побольше содержания в одно мероприятие, перенося его начало на все более ранний час. Что за слабаки начинают встречу в 9.00, в 9.30 – ныне модно начинать в 8.00, в 7.30, даже в 7.00. Но, если слушатели и сделали над собой героическое усилие, собрались к семи часам утра (особенно в понедельник, после ночного заседания в баре), это отнюдь не значит, что они функционируют[36].

Добросовестное и бессмысленное присутствие – обычная черта деловых встреч. Тело в конференц-зале, душа бог знает где.

Создать слушание

Настоящие артисты, конферансье, ораторы знают: прежде чем ваше сообщение воспримут, нужно «создать слушание». Нужно обеспечить условия, в которых информация сможет преодолеть расстояние между вашими губами и чужими ушами. Вот почему перед рок-концертом устраивают «разогрев», оперы и мюзиклы начинаются с увертюры, и телевизионные передачи тоже нередко предлагают закуску перед основным действием.

Основные способы создать слушание на встрече:

• Назовите цель и контекст. Если сделать это энергично и убедительно, люди вспомнят, зачем пришли, и насторожатся.

• Проведите поверку: до начала основной части попросите, чтобы каждый участник кратко информировал других о том, что считает важным. Сами не вмешивайтесь, не навязывайте клише. Терпеть не могу фразу, которую кураторы так часто пускают в ход: «расскажите нам о себе то, чего никто не знает». На мой взгляд, срабатывают такие вопросы, как: «Чем вы сейчас заняты?», «Какая у вас сейчас самая неотложная задача?», «Оцените ваши ожидания от этого бизнеса по шкале от одного до 10» или «Какая тема общенациональных новостей более всего заинтересовала вас сегодня?». Если я вижу, что внимание группы рассеивается, я могу задать и провокационный вопрос, например: «Какой процент своего внимания вы готовы уделить этой проблеме?» Если проблема никого не интересует, вы будете об этом по крайней мере предупреждены.

• Позитивные сплетни. Поболтайте пять минут о хорошем, о том, что идет, как надо. Это может удивить народ и укрепит связь между собравшимися.

• Анонс. Вы можете предложить публике нечто вроде трейлера фильма: краткий анонс собрания, чтобы слушатели смогли сориентироваться.

• Юмор. Старейший трюк – не прибегайте к нему, если он кажется вам банальным, – и все же, рассмешив людей, вы как нельзя лучше подготовите их к сотрудничеству. Мой приятель Оли Баррет знаменит своим умением сближать людей. Компьютерный журнал назвал его «самым подключенным британцем». Его страсть сближать и сводить превратилась в бизнес: Оли основал The Co-sponsorship Agency. Впрочем, основал он и много других предприятий.

«Я люблю давать делу ход, – посмеивается он. – Придумывать кампании и компании, благотворительные фонды и – встречи».

Для Оли секрет успешной встречи заключается в том, чтобы «не начинать деловой разговор, пока люди не подключатся. Вот почему в начале встречи я обычно предлагаю “подурачиться”. Не надевать клоунские носы или там играть в глупые игры, но провести несколько минут весело, расслабиться, чтобы каждый мог предстать перед другими таким, каков он на самом деле. На совете директоров или на приеме у премьер-министра такой веселый зачин всегда помогает людям узнать друг друга – кто они, с чем пришли, – укрепляет связи и придает встрече энергию. Самые почтенные люди, президенты компаний и министры прекрасно это понимают и по-настоящему ценят моменты, когда удается проткнуть пузырь помпезности. Вот почему я непременно пересыпаю те собрания, которые веду, разминками и развлечениями. Этот пункт важнее, чем таинственный пункт “разное”».

• Молчание. Один из мощнейших зачинов встречи – молчание. В наше деловое время, в шумной нашей жизни молчание – редкая роскошь. Несколько мгновений молчания – обезоруживающе простой способ начать встречу так, чтобы участники успели отключить фоновый шум и начать слушать и воспринимать мысли.

Квакеры давно уже открыли этот секрет, они призывают хранить на молитвенных собраниях молчание, если только Бог не вдохновит говорить. Порой, как поется в рок-балладе 1990-х, «ты больше скажешь, не сказав ничего».

Все перечисленные приемы, каждый на свой лад, помогают участникам припомнить, куда они пришли и зачем. Укрепляются связи с другими участниками собрания, прокачиваются те самые мышцы, которые нужны, чтобы слушать и общаться.