Читать книгу "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен"

Один из лучших способов повышения персональной продуктивности – это использование инструментов, которые вам нравятся.

В конце прошлого века на рынке органайзеров было представлено, наверное, несколько тысяч различных их видов: от самых первых Day-Timers и Filofaxes до более сложных планировщиков, таких как Time/system и FranklinCovey; от использования простого блокнота Moleskine до самых современных мобильных приложений управления и планирования[21].

Если вы решили применить методологию GTD, можно ли обойтись теми инструментами, которые у вас уже есть, или придется перейти на что-то новое? Ответ прост: пользуйтесь любым инструментом, который действительно поможет вам изменить ваши поведенческие привычки, чтобы в полной мере реализовать преимущества методологии GTD. Здесь стоит учесть и фактор эффективности. Приходится ли вам иметь дело с большим количеством цифровой информации, так что отслеживать ее будет удобнее с помощью цифрового инструмента? Нужен ли вам бумажный календарь, чтобы оперативно вносить и изменять информацию по вашим многочисленным встречам? Как вам удобнее всего получать напоминания о телефонных звонках, которые нужно сделать, когда вы постоянно в движении? И так далее. Помимо прочего, здесь также важен фактор эстетики или удовольствия. Для меня, например, процесс планирования и обновления информации идет очень эффективно, если мне просто нужен предлог, чтобы воспользоваться (то есть поиграть) своим смартфоном, когда мне приходится в одиночестве ждать кого-то в ресторане!

Если вы не контролируете свою систему хранения информации, в вашем рабочем процессе возникает затор, из-за которого вы снова погружаетесь в неопределенность и неясность.

Тем не менее не забывайте, что продуктивность без стресса вам обеспечивает не какой-то инструмент. Вы сами создаете это состояние, применяя метод GTD. Структура играет важную роль в том, как вы применяете этот метод на практике, но не замещает его. Хороший молоток еще не делает его владельца хорошим плотником, но вот хороший плотник всегда стремится, чтобы у него был хороший молоток.

Принимая решение, стоит ли пользоваться каким-то инструментом планирования, и если да, то каким, помните, что единственное, что вам действительно нужно, – это управлять списками. У вас должна быть возможность создать список в любой ситуации и иметь доступ к нему, когда вам это нужно. Если вы знаете, что должно быть в вашем списке и как им пользоваться, на каком он будет носителе, роли не играет. Руководствуйтесь соображениями простоты, скорости и удовольствия.

Важность системы хранения информации

Простая и функциональная личная система хранения общей информации является важной частью всего процесса. Система хранения информации – одна из первых вещей, которые я оцениваю, прежде чем начать работать над управлением рабочим процессом с любым клиентом. Как я уже отмечал в главе 2, отсутствие качественной системы хранения общей информации может стать одним из серьезнейших препятствий для реализации персональной системы управления. У большинства руководителей, которых я консультировал, этот аспект нуждался в существенном улучшении. Так происходит не потому, что содержание является таким уж важным или стратегическим, а скорее из-за того, что беспорядочное его нагромождение занимает ваше физическое и ментальное пространство. Случайная информация, не требующая действий, но потенциально полезная, если ее не обработать и не упорядочить, создает назойливый психологический шум. Что важнее, она способна блокировать течение рабочего процесса, провоцируя заторы, как с обычной забившейся водопроводной трубой. Сколько раз я ездил с клиентами в канцелярский магазин, где мы покупали канцелярский шкаф, кучу папок и устройство для создания ярлыков, чтобы организовать место для хранения двух третей тех вещей, которые беспорядочно валялись у клиента по всему кабинету. И всякий раз за этим следовало значительное улучшение рабочего процесса клиента с точки зрения ясности и концентрации внимания.

Вы подсознательно будете сопротивляться процессу сбора информации, если ваша система хранения не будет быстрой, функциональной и позитивной.

Сейчас речь идет исключительно об информации общего характера в противоположность системам хранения специализированной информации: контактов, финансовой документации, историй болезней и других категорий, требующих иного подхода. В папках для общей информации могут храниться статьи, брошюры, листы бумаги, распечатки, документы, какие-то вещи, например билеты, ключи, клубные карты и флешки. Одним словом, все, что вы хотели бы сохранить, но что не подходит для специализированных систем хранения и не будет стоять на книжной полке (например, большие руководства по использованию ПО и раздаточные материалы с семинаров).

Для того чтобы понять, с чем вы имеете дело, и упорядочить эту информацию, нужно создать для нее место хранения. Всякий раз, когда у вас появляются мысли о чем-то или идеи, вы должны постараться не упустить их, а четко сформулировать, поняв, таким образом, какие у них могут быть последствия, увидев, насколько глупые эти мысли и идеи или как их можно трансформировать в нечто продуктивное.

Чарльз Райт Миллс, социолог, публицист

Если вы активный пользователь цифровых технологий, возможно, вы не видите необходимости в папках для хранения физических вещей. Может быть, в будущем мне не понадобятся мой физический паспорт, свидетельство о рождении, руководства по эксплуатации кухонной техники, медицинская карта, ключи от ящиков, которыми я редко пользуюсь, или наличные банкноты тех стран, куда планирую вернуться. Но до того момента мне необходимо организованное физическое место, где я смогу все это хранить.

Если у вас есть надежный секретарь или помощник, который поддерживает для вас эту систему, так что вы можете просто сделать на документе пометку «В папку Х» и передать ему, тогда отлично. Но что если у вас имеется интересный, конфиденциальный или полезный материал, который всегда должен быть под рукой, даже когда помощника нет на месте? В этом случае вам все равно понадобится собственная система на рабочем столе или рядом с ним.

Это верно независимо от того, бумажный у вас документ или цифровой. А так как сегодня все больше информации поступает к нам в цифровом формате, необходимо организовать место хранения поступающей информации и у себя на компьютере или в мобильном устройстве. Многие до сих пор используют папку входящих сообщений в своем ящике электронной почты как место хранения самой разной общей информации («Мне нужно сохранить это письмо, потому что там расписание школьных мероприятий моего сына»). При этом не хотят даже создать электронную папку под названием «Роджер» или «Школьные мероприятия» в своем почтовом клиенте, куда можно было бы поместить это письмо для хранения, или же просто перекопировать информацию в надежную систему планирования или базу данных. Сейчас доступно самое разное программное обеспечение, позволяющее собирать и систематизировать такого рода информацию (а также синхронизировать со многими другими устройствами). Однако надо признать, что требуется приложить усилия, чтобы обдумать, как структурировать информацию и направить ее поток в нужное место, чтобы не усложнять свою цифровую среду и не создавать там хаос. Когда я установил на компьютер новое приложение для хранения общей информации, у меня ушло добрых три месяца на то, чтобы организовать ее оптимальным образом, и еще столько же времени, чтобы начать использовать ее автоматически. Зато теперь я просто пользуюсь ею вместо того, чтобы усиленно о ней думать.