Читать книгу "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен"

Лотки для бумаг

Вам понадобится один лоток для входящих документов, второй – для исходящих и, возможно, еще пара лотков для документов, с которыми вы работаете в данный момент, и/или для вашей стопки «прочитать/просмотреть». Наиболее удобны лотки с боковым доступом к бумагам размера А4, без выступов, мешающих выдвинуть только один выбранный лист бумаги.

Простая бумага

Обычную канцелярскую бумагу можно использовать для первоначального сбора информации. Как бы вы к этому ни относились, но фиксировать одну мысль на отдельном листе бумаги бывает очень полезно. Большинство людей в конце концов приходят к тому, что записывают свои идеи и мысли на отдельных листах в блокнотах (в противовес одному общему списку). Впоследствии это облегчает им обработку информации и организацию конкретных действий и помогает эффективнее завершить задачу. В любом случае важно, чтобы под рукой у вас всегда имелись чистые листы бумаги в достаточном количестве, чтобы легко записать неожиданные идеи и информацию.

Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и т. д.

Самоклеящиеся листочки, канцелярские скрепки, степлер и канцелярские резинки помогут упорядочить и организовать хранение бумажных материалов. Хотя в современном технологичном мире их становится все меньше, мы еще не покончили с бумажными документами и другими физическими материалами (если вы не заметили!), а потому простые канцелярские принадлежности незаменимы для их хранения.

Ежеминутный сбор информации, ее обработка, обдумывание и организация – процесс довольно сложный. У вас под рукой всегда должны быть инструменты, чтобы максимального его облегчить.

Устройство для наклеивания ярлыков

Этикетировщик оказался чрезвычайно полезным инструментом. Тысячи мои клиентов с моей подачи приобрели себе это техническое устройство, и наши архивы полны их комментариями типа: «Невероятно! Я бы ни за что не поверил, что это настолько полезная штука!» Его можно использовать для создания ярлыков для папок, презентационных материалов и массы других вещей.

Я предпочитаю этикетировщик на батарейках или самый простой, который подключается к компьютеру. Такие устройства создают ярлыки за считаные минуты, так что не возникает никаких проблем с организацией хранения неожиданно появившихся материалов.

Папки для бумаг

Вам понадобится много папок для бумаг и, возможно, такое же число держателей для папок, если того требует ваша система хранения информации. Подойдут простые одноцветные папки: система цветового кодирования вряд ли стоит тех усилий, которые обычно в нее вкладывают. Ваша система хранения общей информации должна быть похожа на обыкновенную библиотеку[20].

Календарь

Возможно, календарь не понадобится вам для того, чтобы записывать туда все свои незавершенные задачи. Тем не менее у вас непременно появятся дела, которые нужно будет туда занести. Как я уже отмечал, календарь следует использовать не для хранения в нем списка дел, а для отслеживания того, что нужно сделать в определенный день или в конкретное время.

Сегодня большинство профессионалов активно пользуются эффективными для них системами планирования – от обычных блокнотов до мобильных устройств и совместных корпоративных приложений.

Календарь традиционно считается основным инструментом повышения самоорганизации. Несомненно, это важный компонент для управления определенным типом информации и напоминаний, которые привязаны к конкретному времени и дате. Есть очень много напоминаний и информации, для которых пригодится календарь. Однако не следует останавливаться на этом: ваш календарь должен стать частью комплексной системы, которая появится, когда вы начнете применять этот метод.

Возможно, вы задаетесь вопросом, какой календарь использовать лучше всего. Я остановлюсь на этом подробнее в следующей главе. Сейчас просто продолжайте пользоваться тем, который есть у вас. Когда вы поймете суть всего системного подхода, сможете более осознанно подойти к выбору нужного вам инструмента.

Мусорная корзина

Скорее всего, при реализации этого процесса вы решите избавиться от гораздо большего количества вещей, чем ожидаете, так что мусора будет предостаточно. Некоторые мои клиенты из числа руководителей сочли весьма удобным поставить большую мусорную корзину прямо перед своим кабинетом в тот же день, когда мы начали совместную работу!

Нужен ли вам инструмент планирования?

Нужен ли вам специальный инструмент планирования, и если нужен, то какой именно, зависит от ряда факторов. Пользуетесь ли вы уже чем-то для управления списками и подручной справочной информацией? Какими видите свои напоминания о задачах, повестке дня и проектах? Как часто и в какой форме вам нужно к ним возвращаться? Поскольку вы не должны держать всю информацию в голове, вам, очевидно, нужно нечто для управления этими напоминаниями. Вы можете управлять всеми информационными потоками по старинке: делать напоминания на листках бумаги и складывать их в папку; можно использовать бумажный блокнот или его цифровую версию. Вы также можете комбинировать варианты.

Когда вы поймете, как обрабатывать информацию и что организовывать, вам останется только составлять списки и управлять ими.

Все перечисленные нетехнологичные инструменты могут быть использованы для сбора информации, ее обработки и организации. Для сбора информации можно использовать лоток для бумаг и обычные чистые листы. Разбирая содержимое лотка для входящих документов, вы одновременно будете выполнять самые разные задачи, требующие менее двух минут, а для этого могут понадобиться клейкие листки, степлер и канцелярские скрепки. Все журналы, статьи, бумажные версии отчетов, на чтение которых у вас уйдет больше двух минут, отправятся в другой лоток для бумаг. Возможно, у вас достаточно материалов, которые нужно рассортировать. Все, что осталось: поддержание ресурсов по проекту, напоминания о мероприятиях и действиях, отслеживание предстоящих событий, – требует составления списков или группировки похожих пунктов, чтобы к ним можно было вернуться в будущем.

Списками можно управлять по старинке: записывать на бумаге и хранить в папке (например, отдельные страницы с именами людей, которым надо позвонить, – в папке «Телефонные звонки»; счета к оплате – в папке «К оплате» или отдельном лотке). Списки можно организовывать и более технологичным способом: с помощью блокнота или планировщика (страница «Телефонные звонки» со списком имен). Составлять списки можно и в высокотехнологичном, цифровом формате (например, категория «Телефонные звонки» – в разделе «Задачи» специального программного приложения).

Помимо мобильного хранения справочной информации (например, контактов), большинство инструментов для организации предназначены для управления списками. (Ваш календарь – это фактически один из вариантов списка с напоминаниями о действиях с привязкой к дате и времени, расположенными в хронологическом порядке.)