Читать книгу "Внимание самому важному. От стресса и хаоса к осмысленности и концентрации - Нин Джеймс"

Заведите «привратника»

«Привратник» – это помощник руководителя, который задает множество уточняющих вопросов, не позволяет запросто проникнуть на прием, следит за выполнением рабочего плана и за тем, чтобы начальник не отвлекался. Такой сотрудник помогает сосредоточиться на приоритетных задачах и устраняет все помехи. Словом, это не просто личный секретарь, а защитник вашего времени и внимания.

Когда я работала в крупной компании, сотрудники отдела знали, что ассистент имеет право говорить от моего лица и даже начинать совещания, если я опаздываю. В его обязанности входила охрана моего ценнейшего ресурса – времени. Когда же я начала независимую предпринимательскую карьеру, то первым делом наняла себе помощницу, несмотря на то что только переехала из Сиднея в США и у меня еще не было клиентов и заказов, а денег не хватало даже на новые туфли. «Привратник» – это не роскошь, а необходимый человек, без которого просто невозможно работать успешно и продуктивно.

На первых порах можно воспользоваться услугами онлайн-ассистента. Например, моя прекрасная и незаменимая Мария начинала в качестве виртуального помощника: она работала удаленно всего несколько часов в месяц. Теперь, десять лет спустя, жизнь нашей команды уже невозможно представить без нее. Марию обожают клиенты и коллеги, которые ласково прозвали ее Королевой офиса. Своим успехом мы во многом обязаны именно ей.

Если хотите улучшить результаты работы, наймите «привратника» – может быть, одного на двоих с другим руководителем компании. Или заведите онлайн-ассистента. Если и это невозможно, станьте таким помощником себе сами:

• Составьте рабочее расписание и строго его придерживайтесь. Отличная организация распорядка – ценнейший инструмент «привратника». Перечитайте мои советы по планированию рабочей недели и примените их на практике.

• Чтобы не тратить время на разъезды, вместо личных встреч назначайте видеоконференции.

• Просматривайте почту в отведенное для этого время и отвечайте кратко, пользуясь шаблонами.

• Отправляясь в другой город, выбирайте самые удобные прямые рейсы и останавливайтесь в ближайшей к аэропорту гостинице.

• Отпишитесь от всех журналов, блогов и бюллетеней, которые не читаете.

• Пользуйтесь цветовыми обозначениями, чтобы быстро находить нужные папки и бумаги.

• Разработайте собственный каталог для важных документов, бумажных и электронных.

В интернете также доступны многочисленные сервисы и платформы для поиска внештатных сотрудников и фрилансеров в любой сфере, от научной деятельности до графического дизайна.

Лечим усталую волю

По данным исследований, для обеспечения жизнедеятельности в течение дня человек принимает от 23 до 35 тысяч решений. Причем в большинстве случаев выбор нами даже не осознается. Ученые Колумбийского университета под руководством Шины Айенгар установили, что сознательно средний американец принимает около семидесяти решений в день.

Принимая решение или делая выбор, мы упражняем ту часть мозга, что отвечает за исполнительную функцию. Во многом мозг похож на мышцы: его можно натренировать, сделать сильнее. Однако при чрезмерной нагрузке, когда приходится принимать слишком много решений, мелких и глобальных, он работает менее эффективно.

При том количестве решений, которые нам приходится принимать в течение дня, вкупе с огромным массивом информации, которую обрабатывает мозг, он нередко переутомляется. В результате нам становится труднее сосредоточиться, острота внимания резко снижается. Усталость и стресс делают его более уязвимым для воздействия отвлекающих факторов. Поэтому мы часто погружаемся с головой в какое-нибудь маловажное дело – например, смотрим телевизор, – и избегаем серьезных разговоров под конец долгого, трудного, суматошного дня.

Чтобы защитить мозг от перегрузки и повысить концентрацию внимания, нужно уменьшить объем воспринимаемой информации и сократить количество ежедневно принимаемых решений. Широко известные бизнес-лидеры, такие как Стив Джобс и Марк Цукерберг, придумали алгоритмы и ритуалы, чтобы не перегружать себя лишним выбором и направить силу воли и интеллекта на важнейшие решения дня.

Экс-президент США Барак Обама полагает, что повседневные мелкие решения отвлекают его от того, на чем действительно нужно сосредоточиться: «Я ношу только серые или синие костюмы, потому что стараюсь принимать как можно меньше решений. Мне нельзя подолгу думать, что надеть или что съесть на ужин. Я обязан принимать слишком много других решений, более важных».

Советую вам взять на вооружение стратегию под названием «Воскресный штурм». Каждое воскресенье выделяйте 15 минут для планирования гардероба на всю неделю. Просмотрите, какие мероприятия значатся в рабочем расписании, и решите, какая одежда для них подходит. Этому меня научила Мэган Кристель, основатель компании Kristel Closets. Желательно освободить секцию в шкафу и вешать туда отобранные наряды. Решите этот вопрос в воскресенье, а в остальные дни сосредоточьтесь на насущных делах.

Философ Генри Дэвид Торо писал: «Нашу жизнь поглощают мелочи. Упрощайте. Упрощайте». Что вы можете упростить в своей жизни, чтобы лишний раз не напрягать мозг и волю и сосредоточиться на самых важных людях, делах и увлечениях?

Дозируйте использование гаджетов и присутствие в социальных сетях

Кажется, об этом мы уже говорили, да? Пристрастие к электронным гаджетам и социальным сетям проникло почти во все сферы жизни общества. Оно влияет на количество и качество внимания, которое мы уделяем себе и окружающим, и на эффективность труда.

Во время разговора с Фредом Штуцманом, разработчиком приложения Freedom, я спросила, почему он решил создать программу для блокировки развлекательных ресурсов. «Сохранять продуктивность в эпоху информационного шума – одна из самых сложных задач, что сегодня стоит перед нами, – ответил Фред. – За наше внимание ведется отчаянная борьба. При таком количестве соблазнов устоять очень трудно, и готовых решений здесь нет. Поэтому мы и создали платформу Freedom – чтобы дать людям средство защиты от информационного шума и помочь сосредоточиться на работе. Мы гордимся тем, что сотни тысяч пользователей достигли своих целей и выполнили по-настоящему важные задачи».

Признаюсь, я никогда не дописала бы эту книгу без волшебного приложения Freedom. Вдумайтесь: специалисту по вопросам внимания было сложно сосредоточиться на книге о внимании – какая ирония! Однако это наглядно свидетельствует о том, какой серьезной проблемой в наши дни стали отвлекающие факторы.

Защитите волю и внимание с помощью этих приемов:

• Как мы уже говорили в главе 3, выполняйте вечерний ритуал и не приносите гаджеты в спальню. Никогда.

• По мере возможности сделайте переадресацию с мобильного номера на рабочий. Пусть в офисные часы у вас звонит только один телефон.

• Установите приложение для отслеживания того, сколько времени вы проводите с телефоном в руках, и приготовьтесь к неприятному сюрпризу.