Читать книгу "Организационная анатомия. Как управлять компанией с хирургической точностью - Олег Коновалов"

Естественно, система контроля отвечает за результативность использования ресурсов, которыми управляет организация, будь то человеческих, физических или финансовых, а также достижение организацией своих стратегических задач в целом. В качестве средств контроля используется много разных приемов. Наряду с традиционным бухгалтерским учетом, служащим для распределения бюджета, расчета целевых затрат и учета затрат по видам деятельности, различные организации используют систему сбалансированных показателей, кайдзэн (непрерывное совершенствование), сопоставительный анализ, комплексное управление качеством (TQM), систему «точно в срок» (JIT) и другие техники управления. Системы контроля могут быть эффективны в одном контексте и неуместны или непродуктивны в другом. Например, системы JIT или TQM трудно представить в донорозависимых или зависимых от знаний организациях, тогда как сопоставительный анализ может быть применен во всех типах бизнеса. Системы контроля должны разрабатываться и внедряться в соответствии с организационным архетипом, размером, целями, природой используемых ресурсов и бюджетом, которым располагает организация. Основные вопросы, которые нужно иметь в виду при разработке системы контроля: что мы стремимся контролировать и как это может повысить производительность организации? Учитывая эти факторы, мы можем избежать создания унизительных и неоправданно дорогостоящих контролирующих структур. Система контроля должна будет поставлять данные о состоянии здоровья функциональных направлений, подразделений, процессов и организации в целом. Ее назначением должно быть совершенствование деятельности и мотивация сотрудников, а не просто наказание, как это зачастую подразумевают.

Утром, просыпаясь и потягиваясь, мы прислушиваемся к состоянию своего тела и внутренних органов и оцениваем, как в целом себя чувствует наш организм. Разумеется, самое лучшее – просыпаться с улыбкой, не согнутым радикулитом или страдающим от головной боли. Не нужна нам и изжога из-за вчерашней нездоровой пищи, которая плохо переварилась. Чем организации отличаются от людей в этом отношении? Ответ: ничем! Менеджеры стараются каждое утро просматривать отчеты о текущем состоянии дел, что позволяет им оценивать состояние организации, и либо улыбаются, либо наказывают отстающее функциональное звено, плохо выполняющее свои обязанности. Виной тому могут быть как случайная проблема, требующая адекватного решения и немедленных действий, так и скверная тенденция, свидетельствующая об общем нездоровом положении дел в организации. В случае наихудшего сценария организация нуждается в программе детоксикации, подразумевающей определенные изменения, подчас дорогостоящие, – однако в противном случае она рискует потерять свою основную компетенцию по эффективной трансформации ресурсов.

Контроль – это организационная функция, столь же жизненно важная для процесса использования ресурсов, как и сенсорная способность чувствовать и сигнализировать о проблемах. Она показывает, насколько эффективно организация получает и трансформирует ресурсы, насколько успешно организация проходит определенные этапы в своей жизни, на которых формируются ее различные органы (подразделения), насколько эффективно создается добавочная стоимость и передается клиентам, то есть насколько деятельность организации соответствует организационным целям. Банально, но факт: неадекватная система контроля ослабляет организацию, унизительный контроль не эффективен, поскольку препятствует познанию и демотивирует людей, и только действенный и сбалансированный контроль дает преимущества.

Внутренняя коммуникация

Попробуйте представить ситуацию, при которой нейроны прибегают к мышцам ног и кричат: «Парни, это приказ Его Величества Головного Мозга, который решил, что мы должны успеть на последний лондонский поезд. Итак, бегом!» Звучит смешно? Но примерно так и происходит на самом деле, только с той разницей, что все происходит за доли секунды, и все прочие органы готовы поддержать и разделить ответственность за выполнение задания – сердце интенсивно перекачивает кровь, глаза контролируют направление бега, легкие дают крови больше кислорода, и так все остальные органы. Это невероятно сложный, точный и совершенный процесс, протекающий в человеческом теле. Все мы зависим от внутренних связей и координации деятельности внутренних органов и частей тела, мгновенного выполнения команд и обработки внутренних сигналов нашим телом, причем всегда без задержки и с потрясающей согласованностью. Аналогичные процессы протекают во всех организациях, но, к сожалению, не до такой же степени совершенства. Внутренняя коммуникация обеспечивает связь между всеми членами организации и эффективную передачу всех внутренних сигналов в рамках организации.

Люди постоянно общаются и обмениваются информацией внутри организации, но главное назначение внутренней коммуникации – это обеспечение систематизированной и упорядоченной, ни в коем случае не хаотичной, коммуникации, немедленного отклика с попутным вовлечением сотрудников в организационное видение цели и повышением эффективности процессов. Согласно организационной терминологии, внутренняя коммуникация сфокусирована на выполнении задач и процессов, в отличие от простого межличностного общения, на координацию деятельности и на обеспечение того, что все сотрудники выполняют свои функции в соответствии с управленческими решениями и предпринимаемыми организацией действиями.

Организация не может быть эффективной, если ее система внутренней коммуникации является слабой и годится только для того, чтобы передавать решения менеджеров персоналу. Это все равносильно тому, что игнорировать сигналы тела о неготовности к бегу. Эффективные системы внутренней коммуникации отвечают за постоянную коммуникацию, в которую вовлечены абсолютно все члены организации, на всех иерархических уровнях и на всех направлениях. В противном случае, в чем же ценность даже самого гениального управленческого решения, если оно не транслировано сотрудникам компании соответствующим образом? В человеческом теле такие процессы происходят мгновенно, и мы как-то не подразумеваем, что левая рука посылает электронные письма сердцу или мозгу и подолгу ждет ответа – все происходит гораздо эффективнее. Но в организациях мы можем сутками ждать ответа на электронное письмо от коллег из другого отдела. Однако сигналы и сообщения внутри организации должны передаваться эффективно, притом что никакие биохимические или неврологические механизмы не задействуются ни в одной из четырех форм организационного обмена сообщениями: очном, электронном, бумажном и в формате рабочего места.

Очное общение остается традиционным и, возможно, самым эффективным, особенно когда необходимы объяснение взглядов и комментирование сложных решений. Но для личного общения требуется физическое присутствие всех вовлеченных сторон. Современные формы электронной коммуникации – в том числе электронная корреспонденция, SMS, голосовые сообщения, информационные рассылки, блоги и так далее. Они призваны заменить традиционное человеческое общение, но также необходимы в целях формализации процессов и учета совершенных действий. Бумажные формы, письма, печатные инструкции и операционные карты, информационные листы и даже открытки стали настолько привычными, что мы нередко считаем их информационный характер чем-то само собой разумеющимся и даже воспринимаем их как старомодные формы коммуникации. Формат рабочего пространства становится все более популярным, поскольку современные LCD или плазменные экраны, оконные сообщения и доски объявлений активно используются практически повсеместно, от магазинов до аэропортов, банков и рабочих помещений.