Читать книгу "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен"

2. Модель анализа повседневной работы

Когда вы пытаетесь разобраться с делами или «работаете» в широком смысле этого слова, по сути, вы делаете одно из трех:

• выполняете запланированную работу;

• выполняете работу по мере ее появления;

• планируете работу.

Выполнение запланированной работы. В этом случае вы ориентируетесь на свой список следующих действий и ежедневник, работая над теми задачами, которые нужно сделать, или управляя своим рабочим процессом. Вы совершаете телефонные звонки, которых от вас ждут, генерируете идеи, которые пригодятся на мозговом штурме, участвуете во встречах или составляете список вопросов, которые нужно обсудить со своим юристом.

Выполнение работы по мере ее появления. Очень часто бывает так, что возникают неожиданные дела, которые невозможно было предвидеть, но которые непременно требуют вашего участия. Например, ваш коллега заходит к вам в кабинет, чтобы обсудить запуск нового продукта, и вы беседуете с ним, вместо того чтобы заниматься запланированными вопросами. Каждый день приносит новые сюрпризы – незапланированные дела, которые вдруг появляются, и на них нужно потратить какую-то часть своего времени и энергии. Идя на поводу, вы по умолчанию решаете, что эти дела важнее всего остального, чем вы планировали заниматься в это время.

Планирование работы. Подразумевается, что вы разбираете документы из корзины «Входящие», свои электронные сообщения, записи с деловых встреч, а также разбиваете новые проекты на более мелкие, выполнимые шаги. По мере обработки этой информации вы будете по ходу решать все вопросы, занимающие менее двух минут, и систематизировать и раскладывать самые разные сопутствующие материалы (еще один вариант выполнения работы по мере ее появления). Часть времени при этом уйдет на то, чтобы выделить те дела, которые нужно завершить, но не сейчас. На этом этапе у вас пополнятся все списки без исключения.

Как только вы определили весь фронт работ, можете быть уверены, что ваши списки дел теперь полные. Предположим, учитывая контекст, доступные время и энергию, у вас все еще осталось несколько вариантов дел, которыми можно заняться в конкретный момент. Самое время подумать о характере работы, ее целях и стандартах.

3. Шестиуровневая модель обзора собственной работы

Выбор должен основываться на приоритетах. Однако большинство моделей для определения приоритетов оказываются ненадежными инструментами в контексте большинства наших реальных рабочих задач. Чтобы понять, в чем ваши приоритеты, вы должны знать, что представляет собой ваша работа. Существует как минимум шесть точек зрения, с которых можно дать это определение. Можно использовать метафору горизонта, или дистанции восприятия. Если смотреть вниз из окна здания, с высоты разных этажей можно заметить разные вещи.

• Горизонт 5: Миссия и принципы

• Горизонт 4: Видение

• Горизонт 3: Цели

• Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания

• Горизонт 1: Текущие проекты

• Основание: Текущие действия

Начнем снизу вверх.

Основание: Текущие действия. Это полный список всех дел, которые вам необходимо выполнить: телефонных звонков, которые вы должны сделать, электронных писем, на которые должны ответить, поручений, которые должны выполнить, и назревших вопросов, которые нужно донести до босса и до второй половины. У вас, вероятно, набралось бы не менее сотни таких дел, и это при условии, что на этом поток входящей информации остановится и не добавится ничего нового.

Горизонт 1: Текущие проекты. Большинство текущих действий относятся к тем 30–100 проектам, которые для вас актуальны в настоящий момент. В данном случае вы стремитесь достичь относительно краткосрочных результатов, например установить дома новый компьютер, организовать конференцию по продажам, переехать в новый офис, попасть на прием к стоматологу.

Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания. Ваши проекты и действия обусловлены вашими ролями, интересами и обязанностями. Это те ключевые области жизни и работы, в которых вы хотите достичь результатов и соответствовать стандартам. Ваша работа может касаться таких вещей, как стратегическое планирование, развитие персонала, административная поддержка, исследование рынка, обслуживание клиентов или управление активами. В вашей личной жизни есть аналогичный ряд чрезвычайно важных областей: здоровье, семья, финансы, атмосфера в доме, духовность, возможность восстановить силы и т. д. Это не задачи, которые необходимо завершить, – скорее критерии оценки нашего опыта и наших действий для сохранения баланса и устойчивости в своей работе и личной жизни. Учитывая эти обязанности и анализируя их, можно сформировать комплексный подход для оценки всех своих проектов.

Горизонт 3: Цели. То, чего вы хотите добиться в различных областях вашей жизни и работы через один-два года, добавит еще одно измерение в определение вашей работы. Нередко достижение целей и задач в работе требует смещения фокуса деятельности, так как возникают новые обязательства. В личной жизни, возможно, вы тоже хотели бы что-то завершить или обозначить, и это привнесло бы значимость в одни аспекты вашей жизни и нивелировало другие.

Завершайте начатые проекты, выполняйте взятые на себя обязательства, исполняйте обещания, и тогда и ваше бессознательное, и ваше сознание добьются успеха, что даст вам ощущение законченности, значимости и целостности.

Джон-Роджер (Роджер Делано Хинкинс), психолог

Горизонт 4: Ви́дение. Наличие долгосрочных проектов (три-пять лет) заставляет мыслить более широкими категориями: это организационные стратегии, общие тренды, обстоятельства, влияющие на изменения в личной жизни и карьере. Внутренние факторы включают в себя долгосрочные карьерные ожидания, семейные и финансовые ожидания, ожидания по уровню жизни. Факторы внешней среды могут охватывать изменения, влияющие на вашу работу и компанию, например развитие технологий, глобализация, рыночные тенденции и конкуренция. Решения такого рода легко могут изменить вашу работу на многих уровнях.

Горизонт 5: Миссия и принципы. Это взгляд на картину в целом. Зачем существует ваша компания? Зачем существуете вы? Что действительно для вас важно в любой области? Изначальная миссия определяет, что на самом деле представляет собой ваша работа. Это основное описание вашей работы. Все задачи, видения, перспективы, проекты и действия проистекают из этого и ведут к этому.

Эта аналогия с горизонтом может быть спорной, и в реальной жизни представления о вашем фокусе и приоритетах не всегда соответствуют перечисленным уровням. Тем не менее эти горизонты могут сформировать полезную модель, которая напомнит о многоуровневом характере ваших обязательств и задач.

Минута за минутой, день за днем у вас нет времени думать. Вам нужно что-то, о чем уже подумали.