Читать книгу "Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун"

Группы по изучению процессов управления и разработки программного обеспечения. В большинстве крупных городов есть сообщества, организующие группы подготовки, нацеленные на изучение менеджмента, управления проектами или разработки программного обеспечения. Институт руководства проектами – PMI (project management institute), имеет местные отделения в большинстве городов и может посодействовать в распространении вашего объявления по электронной рассылке. Сообщество Personal MBA group (http://personalmba.com/) включило книгу «Making Things Happen» в список рекомендуемой литературы и располагает обширной социальной сетью.

Набор группы

От того как вы начнете свое объявление, будет зависеть и то, кто зарегистрируется для работы в вашей дискуссионной группе, и то, кто останется работать в ней дальше. Как бы тривиально это ни звучало, но ваше объявление сообщает людям, насколько хорошо вы умеете общаться, какой из вас организатор и стоит ли на это объявление откликаться. Нужно составить короткое объявление, разумное, забавное и понятное. Можете свободно воспользоваться следующим вариантом:

Хотите быстро освоить искусство лидерства и руководства командами? Мы набираем небольшую группу заинтересованных в совершенствовании навыков руководства командами и менеджмента. Предполагается, что будут проводиться еженедельные встречи в местном кафе (или виртуальное общение по электронной почте) с обсуждением одной из глав изучаемой книги, обменом опытом «военных действий» на этом поприще и задушевным разговором, что позволит всем нам набраться ума-разума в данной области. Если вы заинтересовались, то откликнитесь кратким сообщением по электронной почте, при этом укажите уровень своего образования и опыт работы, продемонстрируйте легкость характера и присутствие чувства юмора и выскажите свои предложения насчет книги или статьи, достойной для разбора в дискуссионной группе.

На подобное объявление откликнется немало людей, и вы сможете отфильтровать неподходящие ответы. Составьте рассылку, предложите время и место первой встречи и организуйте ее. Если выбор пал на личное общение, то снимите место в известном и удобном для общения кафе или баре, которое не будет на тот момент слишком заполнено посетителями (в шумных кафе трудно вести беседу), и выберите подходящее для этого время. Если будут затруднения, то многие публичные библиотеки предоставляют для общего пользования свои конференц-залы. Если вы набираете группу на работе, воспользуйтесь рабочим конференц-залом.

Если вы выбрали виртуальное общение, воспользуйтесь любым из инструментальных средств, позволяющих организовать работу дискуссионной группы, таким как Google Groups (http://groups.google.com/) или Yahoo! Groups (http://groups.yahoo.com/), которые могут взять на себя все административные заботы о списке участников. Веб-сайты Meetup.com и Ning.com располагают другими полезными свойствами для организации групп.

Последующие действия

Что из всего этого получилось, покажет первая же встреча или дискуссия. На первой встрече нужно определить повестку дня, предложить основной формат проведения встреч и дать возможность людям высказать свои суждения. Если все согласились с тем, что вы наметили, переходите к дискуссии. Вам, как организатору, нужно всегда появляться на встрече со списком своих собственных вопросов для группы и одной-двумя историями, которыми вы хотели бы поделиться с людьми, если они не спешат добровольно поделиться своими собственными историями. Улыбнитесь, представьте людей по мере их появления и делайте все возможное для формирования той самой дружественной атмосферы, которую вы хотите создать в группе. Когда найдется какой-нибудь желающий помочь в руководстве группой, сделайте этого человека соорганизатором.

Для успешного проведения первой встречи есть один прием – предварительно устроить с несколькими участниками встречу с глазу на глаз. Закажите для них кофе, познакомьтесь и попросите поддержки при проведении первой общей встречи. Такая предварительная подготовка почвы для взаимопонимания в дискуссионной группе снизит вашу нервозность при проведении первой дискуссии, а заодно создаст предпосылки для создания дружественной атмосферы для всех присутствующих, поскольку на встрече будут присутствовать как минимум двое знакомых друг другу людей. Разумеется, такую же роль может сыграть и какой-нибудь ваш друг, заинтересовавшийся работой дискуссионной группы.

Но независимо от того, насколько вы сможете произвести впечатление на присутствующих, некоторые покинут дискуссионную группу после первой же встречи. Это нормальное явление. Они проявили любопытство, захотели посмотреть, что это такое, но после первого же посещения их любопытство иссякло. Остаются именно те, кто вам нужен. Даже если у вас остался только один заинтересованный человек, вы можете попросить его помочь в расширении группы или же сохранить этот минимальный состав группы.

Обычные темы для обсуждения

Простейшим форматом работы дискуссионной группы будет следование главам книги. Каждую неделю люди читают очередную главу и собираются, чтобы обсудить свои мысли, поделиться историями или выполнить упражнения к этой главе. Когда книга подойдет к концу, нужно подобрать другую книгу. Или нужно менять ответственных за проведение дискуссий каждую неделю, при этом каждый участник должен подбирать публикацию на блоге или веб-статью для чтения и обсуждения. В качестве дополнения хочу предложить вам несколько типовых тем для обсуждения, позаимствованных из материалов работы упомянутой ранее дискуссионной группы PM Clinic.

Баланс личного времени и времени, уделяемого команде

Одна из моих обязанностей в качестве руководителя проекта – защита разработчиков моей команды от постоянных отвлечений и выстраивание структуры их работы таким образом, чтобы у них были отрезки времени, позволяющие сконцентрироваться на выполняемой работе. Моя проблема в том, что я тоже нуждаюсь в каком-то соглашении, позволяющем мне выделить время для того, чтобы сосредоточиться на решаемых вопросах. Я понял, что, пытаясь уладить дела своей команды и своих клиентов, я частенько выкраивал «часы для концентрации» только после работы или на выходные. Мне нужен совет других руководителей проектов, как им удается выдержать баланс времени для уединенной работы, чтобы отвечать на запросы и нужды заказчиков и специалистов команды, и в то же время прерываться на организацию работ из их текущего перечня.

Заказчики и их отношения с командой

Как руководитель я отвечаю также и за владение обстановкой в части взаимоотношений с внешним заказчиком. Проблема в том, что по крайней мере четверо из моей команды взаимодействуют с командой заказчика (работают с четырьмя различными ее представителями) как минимум раз в неделю. Я понимаю, что практически невозможно быть в курсе всех проблем, с которыми сталкивается заказчик, чтобы обеспечить его удовлетворенность нашей работой. Как мне отследить все контакты с заказчиком и обеспечить полную информированность всей команды без негативной реакции всех участников событий? Самыми ценными были бы советы тактической и стратегической направленности.