Читать книгу "Эффективные письменные деловые коммуникации - Брайен А. Гарнер"

• Уступки: хотя, и все же, впрочем, в то же время, бесспорно, без сомнения, даже если, несмотря на, при условии, разумеется, тем не менее, хотя, конечно, между тем, в то время как.

• Возврата к какой-либо мысли: и все же, тем не менее, все-таки.

• Приведения примера: например, в частности.

• Приведения причинно-следственных связей: поскольку, следовательно, таким образом, потому что, отсюда следует, так как, поэтому, при этом.

• Приведения противоположных аргументов: а, но, однако, тем не менее, и все же, наоборот, несмотря на, в отличие от, напротив, вместо этого, с другой стороны, при этом.

• Приведения выводов: поэтому, в результате, наконец, в заключение, вкратце, в итоге, в целом, следовательно, таким образом, подводя итог.

Использование подзаголовков для перехода

Независимо от того, насколько плавны ваши переходы между предложениями и абзацами, вы быстро потеряете интерес имеющих мало времени для чтения читателей, если предложите их вниманию большой массив текста. Разбивайте ваши документы (даже электронные письма, длина которых превышает один абзац) на части при помощи своего рода «указателей», которые помогут читателям перемещаться от одного раздела к другому и быстро выделять для себя те части, где содержится наиболее интересная для них информация. Например, подзаголовок «Резюме» указывает на ту часть текста, где подытожены наиболее важные моменты. А подзаголовки, в которых лаконично, но при этом ясно сформулированы ваши главные мысли, позволят человеку быстро пробежаться глазами по тексту и понять суть вашего сообщения.

Старайтесь делать подзаголовки максимально логичными и последовательными. Например, если вы возглавляете рабочую группу, в задачи которой входит разработка рекомендаций по развитию связей с прямыми клиентами при помощи социальных сетей, можете представить каждый подзаголовок в основной части документа в виде предписаний приблизительно такого рода:

• используйте LinkedIn для получения клиентских отзывов о существующих продуктах;

• используйте Facebook для проверки новых идей;

• используйте Twitter для обсуждения интерактивных мероприятий.

Такой единообразный подход будет способствовать улучшению вашего документа как с точки зрения выразительности, так и логичности.

РЕЗЮМЕ

• Используйте переходы, размещенные в нужных местах, чтобы подвести читателя к следующей мысли и обозначить связь с информацией, представленной ранее.

• Разбивайте текст документа на части при помощи кратких содержательных подзаголовков, чтобы сделать его более удобным для чтения и помочь людям быстро выделить наиболее интересную для себя информацию.

• Создайте раздел с подзаголовком «Резюме», чтобы обратить внимание читателей на наиболее важные моменты в документе.

• Старайтесь делать свои подзаголовки последовательными и единообразными, чтобы повысить выразительность и логическую согласованность документа.

Глава 14

Освойте азы грамматики

Почему грамматика так важна? Потому что читатели могут воспринимать ваш язык – а в особенности ваше знание родного языка – как отражение вашей компетентности. Если вы будете делать много ошибок, то произведете впечатление необразованного и неквалифицированного человека. Люди с сомнением отнесутся к вашим рекомендациям, скажем, по запуску ресурсоемкого проекта или приобретению продуктов или услуг. Они могут подумать, что вы не понимаете, о чем говорите.

Как проверять себя

Существует три хороших способа повысить грамотность: 1) читать первоклассную нехудожественную литературу; 2) просить знающих коллег проверить ваш материал и объяснить свои правки; 3) сверяться со справочниками по грамматике и словоупотреблению, обращаясь к ним всегда, когда возникают какие-либо вопросы.

Последний способ поможет вам понять различия между настоящими и искусственными правилами, которые так сильно вредят деловой коммуникации. Например, вам говорили в школе, чтобы вы никогда не начинали предложение с союза? Об этом говорили и мне. Но посмотрите на все эти «и», «а» и «но», с которых начинаются предложения в первоклассной прозе. Они повсюду. Эти слова, помещенные в начало предложения, помогают читателям свободно следовать за авторской мыслью. Писатели, о которых идет речь, не нарушают и никогда не нарушали правил.

С грамматической точки зрения нет ничего плохого в том, чтобы начинать предложение со слов «к тому же» и «однако». Но с точки зрения стилистики это не самый удачный вариант. Такие многосложные связки не так четко и ясно соединяют предложения, как односложные.

Вас беспокоит, что ваши адресаты подумают, что плохо начинать предложение с союза? Они даже не заметят этого, как никогда не замечаете вы сами. Хороший стиль заставляет читателей сосредоточиться на вашем ясном и кратком сообщении. Плохой же, наоборот, привлекает к себе внимание. Полюбите язык, и он ответит вам взаимностью.

РЕЗЮМЕ

• Соблюдайте грамматические правила языка.

• Повышайте свою грамотность, читая качественную нехудожественную литературу, прося коллег проверить написанное вами и обращаясь к справочникам по грамматике и словоупотреблению, когда у вас возникают вопросы.

Глава 15

Обсуждайте черновые варианты с коллегами

Предположим, вы подготовили проект бюджетной заявки. Попросите своих коллег его прочесть и убедитесь, что вы ясно, кратко и убедительно объяснили, почему должны получить финансирование, например, для найма двух новых сотрудников. И, если это возможно, получите объективную конструктивную оценку от коллеги из другого отдела – желательно того, кому обычно удается успешно получать необходимые ресурсы.

Внимательно отнеситесь к словам коллег: их реакция, вероятно, будет довольно близка к реакции тех, к кому вы обращаетесь.

Принимайте замечания с благодарностью

Хороший автор с радостью принимает конструктивные замечания – на самом деле он жаждет их получить. Плохой же возмущается, воспринимая замечания как личное оскорбление. У хорошего автора обычно много идей, и он ценит их не столь высоко. У плохого автора идей мало, и он ценит их слишком дорого. Поэтому делитесь своим материалом, пока он еще сырой, – реакция коллег поможет вам довести его до ума гораздо быстрее, чем если бы вы трудились над ним в одиночку.

Избегайте ситуаций, когда коллеги будут высказывать вам свои замечания лично. Вы можете невольно занять оборонительную позицию, и вам сложно будет распознать ценный совет. Лучше попросите их сделать пометки в вашем документе и поблагодарите за помощь.

Регулярно обращаясь к подчиненным с просьбой высказать свои замечания по поводу ваших текстов, вы одновременно убьете двух зайцев: качество ваших документов повысится, а подчиненные благодаря такой практике улучшат свои навыки редактирования и письма. Однако предварительно проинструктируйте их: попросите обращать внимание не только на явные ошибки, но и на чрезмерно многословные, неясные или неуклюже сформулированные фразы. В идеале на каком-то этапе вы начнете соглашаться с 80 процентами их замечаний.