Читать книгу "Эффективные письменные деловые коммуникации - Брайен А. Гарнер"

Теоретически это кажется очевидным, но на практике пишущие часто испытывают затруднения при изложении событий. Они часто начинают с середины, не сориентировав своих читателей, и неизбежным результатом этого становится замешательство получателя сообщения. Вам наверняка знакомо это явление. Это постоянно происходит в беседах с друзьями и родственниками: «Погоди минутку. Давай-ка вернемся назад. Когда это было? Где ты был? И почему ты разговаривал с тем парнем? И откуда он вообще взялся?»

Предположим, вы отправляете электронное письмо, чтобы сообщить о статусе выполняемого в настоящее время проекта, и с момента последней коммуникации по этому поводу уже прошло некоторое время. Получатель письма не до такой степени, как вы, осведомлен о ходе проекта, и, возможно, у него много других дел. Поэтому напомните ему, как обстояли дела, когда вы в последний раз общались на эту тему, и опишите, что с тех пор произошло.

Вариант слева выглядит как поток сознания. Автор письма не утруждается напоминанием об истории вопроса, не рассматривает свое сообщение с точки зрения читателя и не излагает ключевые моменты в хронологическом порядке. Рассказ, приведенный справа, больше привлекает внимание читающего, нежели разрозненные факты, хаотично перемежающиеся субъективными мнениями.

Излагайте по порядку события и время их совершения

Когда в компании возникает серьезный конфликт, юристы обычно просят своих клиентов изложить «все, что имеет отношение к делу, в хронологическом порядке», подробно описав наиболее важные события, приведшие к конфликту. Такое изложение в письменном виде помогает всем участникам лучше понять, что произошло. Попробуйте применять тот же подход при составлении своих писем и документов, разворачивая перед читателем цепочку событий, – не важно, отправляете вы своему адресату обновленную информацию о состоянии проекта или готовите характеристику сотрудника для аттестации. Прежде чем начать свое «повествование», подготовьте хронологический список событий, имеющих отношение к теме. Допустим, вы прибегли к этому методу, прежде чем написать электронное письмо Саре, приведенное в правой колонке.

Хронология событий

На прошлой неделе

Сара попросила меня выяснить, заинтересуют ли компанию Magnabilify наши услуги по настройке программ безопасности.

Сегодня

Я поговорил с Джимом Мартинесом.

В следующий вторник

Мы с Джимом договорились о встрече в его офисе для обсуждения этого вопроса.

Через две недели

Если наше предложение заинтересует Magnabilify, мы заключим соглашение о неразглашении информации, разработаем образец программы и организуем демонстрацию ее работы.

Как только вы составили такую хронологическую последовательность, задача по написанию письма значительно облегчилась – осталось лишь объединить события и договориться пообщаться с Сарой до запланированной встречи во вторник.

РЕЗЮМЕ

• Пишите лишь о фактах, имеющих отношение к теме.

• Излагайте эти факты в хронологическом порядке, чтобы читателю было легче следить за вашей мыслью.

• Структурируйте свой рассказ, составив хронологический список событий до того, как приступите к написанию письма. Затем объедините их в своем черновике. Однако избегайте механического перечисления ненужных дат.

Глава 13

Будьте строго последовательны

Плавное изложение предполагает последовательность логически вытекающих друг из друга предложений и абзацев, а не просто их бессвязный набор. Логичное изложение требует тщательного планирования и умения делать переходы, или связки, которые помогают читателю следить за вашей мыслью.

Посмотрите, какие варианты предложений, открывающих абзац, предлагает автор книг по деловой этике Мануэль Веласкес (связки выделены курсивом)

Примеры предложений, открывающих абзац, из книги Мануэля Веласкеса Business Ethics («Этика бизнеса»)

1. Насколько эффективен свободный монополистический рынок в достижении моральных ценностей, характерных для свободных рынков с совершенной конкуренцией? Не слишком.

2. Наиболее очевидный недостаток монополистических рынков заключается в высоких ценах, которые в данных условиях могут назначать монополисты, и высоких прибылях, которые они имеют возможность получать. Недостаток, нарушающий принцип справедливости капитализма.

3. Монополистический рынок также приводит к снижению эффективности распределения товаров.

4. Во-первых, монополистический рынок допускает использование ресурсов такими способами, которые приводят к дефициту необходимых потребителям товаров, и в результате эти товары продаются по завышенным ценам.

5. Во-вторых, монополистические рынки не стимулируют поставщиков использовать ресурсы способами, которые минимизируют ресурсы, потребляемые для производства определенного количества товара.

6. В-третьих, монополистический рынок позволяет продавцу применять ценовую дискриминацию, которая мешает потребителям приобрести наиболее желаемый набор товаров, которые они могут себе позволить с учетом их наличия и имеющихся денежных ресурсов.

7. Кроме того, монополистические рынки налагают ограничения на негативные права, которые соблюдаются при условии совершенной конкуренции.

8. Таким образом, монополистический рынок – это рынок, который отклоняется от принципа капиталистической справедливости, экономической эффективности и негативных прав.

Выделенные курсивом переходы направляют нас от одной идеи к другой. Обычно мы их даже не замечаем. В хорошем письме переходы осуществляются практически на подсознательном уровне – на самом деле их продуманно располагают в тех местах, где они необходимы читателям. Эти связки разными способами помогают читателям двигаться вперед по тексту. Для чего они служат?

• Для обозначения очередности совершения событий во времени: затем, на тот момент, впоследствии, как только, наконец, до того, после того, сначала, первоначально, тем временем, позже, затем, сейчас, когда-то, изначально, с тех пор, далее, вплоть до того момента.

• Обозначения места совершения событий: там, в том месте, впереди, позади, в центре, слева (справа) от.

• Добавления новой мысли: и, или, к тому же, также, фактически, более того, не только… но и.

• Подчеркивания какой-либо мысли: прежде всего, главным образом, в основном, в итоге, поэтому, следовательно, не менее важно, особенно, в самом деле, еще важнее.