Читать книгу "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен"

Оценивайте и пополняйте список проектов, исходя из зон внимания

Все, что мы делаем, соответствует определенным аспектам тех ролей и обязанностей, которые мы на себя взяли, или нашим интересам. Я звоню брату, просто чтобы узнать, как у него дела, потому что для меня важны семейные отношения. Я покупаю овощи, потому что считаю важным здоровое питание. Я готовлю повестку дня к совету директоров, потому что это предполагает моя роль в компании.

Каждый раз, когда люди начинают на практике формировать контрольные списки для этого горизонта, то есть определяют свои зоны внимания в личной жизни и профессиональной сфере, они неизбежно осознают, что у них осталось еще много проектов, которые могут пополнить этот список. Кроме того, они обычно видят, что не уделяли должного внимания каким-то аспектам своей работы или личной жизни (или и тому и другому), и у них появляется стимул сделать список проектов более сбалансированным и полным.

Полная комплексная система управления жизнью

Третий аспект этого уровня овладения методологией заключается в том, что система должна стать не просто совокупностью различных списков, информации, инструментов и приложений, а скорее единым «контрольным пунктом», где все компоненты работают вместе для обеспечения эффективной реакции на любые возникающие обстоятельства. При этом вы обретаете способность корректировать собственные списки и категории и то, как вы их используете, в ответ на изменения, происходящие в жизни, а также начинаете более активно использовать новые возможности.

Это является отражением функциональной осознанности методологии GTD. Вы понимаете суть и значимость различных частей этой модели, а потому обладаете свободой выбирать, как их применять, чтобы они оптимальным образом соответствовали вашим потребностям. При необходимости вы можете создать собственный вариант системы GTD с нуля с помощью имеющихся в вашем распоряжении инструментов. Вы руководствуетесь принципом создания и применения необходимых ориентационных карт, чтобы обеспечить себе тот уровень концентрации, которого требуют конкретные обстоятельства.

Вас не ставит в тупик никакая информация; вы точно знаете, что с ней делать: с визиткой, которую получили за деловым обедом, с безрассудной идеей по поводу запуска нового проекта, с которой проснулись сегодня утром, с неожиданным приглашением на важное торжество или с результатами анализа крови после недавнего обследования. У вас есть правильное место хранения для любой потенциально важной информации. Вы легко можете увидеть, как расставили приоритеты предстоящей поездки. У вас под рукой все необходимое для следующего вебинара, который вы должны провести. Сбор необходимой финансовой информации о вашей компании для банка занимает минимум усилий. У вас множество идей по поводу семейных планов на ближайшие два года, и вы всегда готовы их обсудить. В вашем распоряжении динамичная, рабочая панель управления, которая поддерживает вашу деятельность в любом контексте: дома, на работе, в поездках.

В сложных обстоятельствах эту методологию используют активнее

Я часто слышу от людей, которые начали применять методологию, но пока не продвинулись особо далеко, что они временно перестали ею пользоваться, потому что у них была одна напряженная командировка за другой, или они болели, или неожиданно возникла кризисная ситуация с их главным клиентом, или им поручили вести важный проект в дополнение к основной работе, или… и так далее.

А одно из наиболее частых замечаний, которое я слышу от людей, овладевших методологией в достаточной степени, состоит в том, что именно применение Getting Things Done помогло им разрешить эти напряженные ситуации более эффективно и с меньшим уровнем стресса.

Таким образом, важным критерием прогресса в овладении методологией на этом уровне является тот самый переломный момент, когда проблемы и возможности стимулируют использование методов GTD, а не вынуждают пользователей от нее отказаться. Когда на работе возникает новая проблема, вы можете быстро взять ситуацию под контроль и освободить сознание, а не забивать голову этой проблемой. Как только у вас появляется возможность, вы определяете желаемые результаты, проекты и следующие действия относительно возникших обстоятельств, вместо того чтобы переживать по этому поводу. Фактически вы проводите еженедельный обзор в середине недели, так как вам необходимо сконцентрировать внимание и заново расставить акценты в работе с учетом новых обстоятельств, а не руководствоваться в своих действиях последней поступившей или самой эмоциональной информацией.

Действовать на этом уровне применения методологии GTD вполне возможно и по-настоящему плодотворно. Те, кто достигает этого уровня, описывают его как «создание условий для процветания». Вероятно, представления о «процветании» сильно отличаются у 24-летнего рок-музыканта и 43-летнего юриста с тремя детьми, однако общий опыт и то, как они будут его добиваться с помощью методологии GTD, одинаковы.

Высший уровень: фокус, направленность и творческий подход

После того как вы внедрили в свою практику базовые элементы методологии Getting Things Done и интегрировали аспекты более высокого уровня, касающиеся ваших обязательств в личной жизни и работе, в рамках надежного и удобного для вас системного подхода, перед вами открывается следующий горизонт: использование свободного внутреннего пространства для оптимизации всей деятельности. Этим можно заниматься бесконечно.

Этот уровень владения методологией включает два основных аспекта:

• использование освободившегося внимания для изучения более тонких аспектов обязательств и ценностей;

• применение внешней системы для создания новой ценности.

Свобода заниматься наиболее значимыми вещами

Когда придет уверенность, что вы эффективно справитесь со всем, что попадает в корзину «Входящие», вы будете чувствовать себя свободно, помещая туда все что угодно, будь то очередная сумасшедшая идея, новая технология, чтобы познакомиться с ней поближе, книга, которую вы хотите написать, или ссылка на сайт некоммерческой организации, которая растрогала вас до слез и которую вы хотели бы поддержать. Возможность создавать создает новые возможности[68].

Надеюсь, что на страницах этой книги я донес до вас ту мысль, что возможность сконцентрироваться на более тонких и высоких уровнях жизни и работы в значительной степени зависит от способности справляться с неизбежными аспектами повседневной рутинной деятельности, которые без правильного обращения легко могут стать отвлекающими факторами, истощающими творческие ресурсы.