Читать книгу "Эффективные письменные деловые коммуникации - Брайен А. Гарнер"

Неправильно

Мероприятия по повышению эффективности, которые были предприняты компанией и в которых приняли активное участие руководители высшего звена, привели к экономии издержек и в то же время способствовали формированию культуры, построенной вокруг поощрения эффективности. Мы ожидаем, что с учетом этого сокращения ненужных расходов и усиления контроля над прочими общая рентабельность компании в ближайшие четыре квартала возрастет.

Правильно

Представители нашего высшего руководства приняли меры по сокращению издержек и сделали работу компании более эффективной. Мы ожидаем повышения рентабельности в ближайшие четыре квартала.

Если вы пишете об узкоспециальных вопросах, обращаясь к аудитории, состоящей из неспециалистов, например объясняете преимущества обновления программного обеспечения для конечных пользователей или описываете инвестиционный проект для участников пенсионного плана 401(k)[2] в вашей компании, не пытайтесь дать определение каждому термину в том предложении, где он впервые появляется. Это лишь сделает ваши предложения громоздкими, а материал – более сложным для восприятия. Иногда стоит начать новое предложение или даже новый абзац, чтобы объяснить какой-либо термин или понятие на простом и доступном языке.

Не рассказывайте, а показывайте

Возможно, школьные учителя говорили вам: «Не рассказывайте, а показывайте». Это превосходный совет, независимо от того, что вы пишете, даже если это деловые документы. Суть в том, чтобы быть достаточно конкретным, давая возможность читателям делать собственные выводы (разумеется, совпадающие с вашими), а не просто выражать собственное мнение неаргументированно, рассчитывая, что люди с ним согласятся. Рассмотрим следующие примеры.

Пишите письма, чтобы отточить свое мастерство

Написание писем – лучший индикатор вашего навыка письма. И еще это надежный и безопасный способ попрактиковаться, чтобы подготовиться к написанию более сложных документов. Пишите благодарственные и поздравительные письма, письма-рекомендации (когда вас о них просят), письма-претензии, письма в редакцию, личные заметки (от руки) и другие всевозможные письма. Если вы научитесь писать их хорошо, то потом сможете написать практически что угодно. (В главе 19 «Деловые письма» вы найдете подсказки, как это сделать.) Письма помогают сосредоточиться на адресате: когда вы их пишете, то обращаетесь к конкретному получателю. А кроме того, они позволяют налаживать контакты с людьми. Электронное письмо может произвести хорошее впечатление, но вероятность того, что оно запомнится так же, как личное, гораздо меньше.

Для развития навыка старайтесь писать несколько писем в неделю, и пусть значительную их часть составят написанные от руки. (Разве не такое письмо в первую очередь привлекает ваше внимание в стопке корреспонденции?) Они привносят в процесс переписки личную нотку и, если хорошо написаны, надолго запоминаются. Такие письма помогут вам установить и поддерживать хорошие отношения. Пишите их, чтобы сообщить своим подчиненным о том, как вы цените их усилия, поздравить коллег с продвижением по службе, мотивировать членов своей команды к достижению поставленных целей, дать знать новым партнерам о том, что вы рады начать сотрудничество, и т. п. Для того чтобы у вас получилось хорошее письмо, пишите аккуратно, старайтесь уместить его на одной странице. Следите, чтобы ваш тон был теплым и доброжелательным, пусть чаще звучит слово «вы», чем «я», и – что немаловажно – используйте качественные, со вкусом изготовленные канцелярские принадлежности.

Короткое, неопределенное предложение (вроде «Он был плохим руководителем»), возможно, запомнится адресату – но лишь как личное впечатление, которое вполне может быть пристрастным. Оно заслуживает доверия лишь в том случае, если поступило из заслуживающего безусловного доверия источника. Что касается длинного, туманного предложения об акциях компании OJM, читатели никак не смогут ухватить его смысл и устанут, пытаясь это сделать.

Деловые документы со ссылками на конкретные данные выглядят убедительно, поскольку основаны на фактах, ясны и хорошо запоминаются. Когда вы приводите в пример значимые объективные детали (объясняя, например, что компания, находящаяся на грани банкротства, «оказалась не в состоянии обслуживать свои долговые обязательства в размере 26 миллионов долларов»), то делитесь информацией, а не просто своим мнением о том, что эта компания «перестала ориентироваться на профильный бизнес». Вы вызываете доверие, ссылаясь на точные факты. Кроме того, делаете свое сообщение запоминающимся. Людям не так интересны общие слова, как конкретные детали, которые они к тому же лучше запоминают.

Поэтому, если вы рекламируете потенциальным клиентам консалтинговые услуги, предоставляемые вашей компанией, не ограничивайтесь обещанием помочь им сэкономить деньги. Расскажите, сколько денег вы сэкономили другим клиентам. Не обещайте просто облегчить им жизнь – составьте список затратных по времени задач, которые вы снимете с их плеч. Не ограничивайтесь заявлением о том, что обладаете огромным опытом в сфере здравоохранения, – назовите имена: упомяните несколько больниц и медицинских центров, которые воспользовались вашими услугами, и включите благодарственные рекомендации, подтверждающие, как счастливы клиенты, которым вы помогли сэкономить столько времени и денег.

РЕЗЮМЕ

• Попробуйте оценить степень ясности своего изложения с точки зрения адресата. Еще лучше, посмотрите, насколько точно ваш коллега сможет передать основные моменты вашего черновика после беглого прочтения.

• Формулируйте свои идеи как можно проще и короче, ориентируясь на среднюю длину предложения в 20 слов.

• Снабдите читателей конкретными фактами. Не пытайтесь навязать им свое мнение при помощи общих фраз.

• Оттачивайте мастерство написания писем, чтобы улучшить свой навык письма в целом.

Глава 9

Научитесь точно обобщать сказанное

Хорошее резюме должно быть емким и конкретным и располагаться в начале документа, чтобы читателям не пришлось долго искать. В этой части необходимо представить суть вопроса. Резюме закладывает основу последующего текста, в нем должна присутствовать ключевая информация. Обратите внимание на разницу между двумя вариантами вводной части письма с рекомендацией об отклонении коммерческого предложения.