Читать книгу "Как 1% усилий помогает сделать 99% работы - Коно Эйтаро"

По своему опыту могу сказать, что письма, которые нужно прокручивать, – это письма, которые вряд ли будут читать. Беспокойство, возникающее из-за того, что получатель не знает, какой же длины сообщение, не добавляет желания читать. Это, например, такие электронные письма, в которых экран плотно заполнен рядами букв, когда сразу же понятно, что объем очень большой, или когда письмо не очень объемное, но из-за ненужных новых строк письмо получается слишком длинным.

Чтобы улучшить ваше электронное письмо, я предлагаю следующие два метода:

Пишите просто

В качестве техник, позволяющих уменьшить объем текста, можно использовать уже описанные приемы разделения на пункты и переноса вывода в начало письма.

Не делайте ненужных искусственных разделений строк

Этот прием предотвратит не только ненужное удлинение текста, но и появление неровного края.

В этой книге я также решил ограничиться пояснением каждого пункта на одном развороте, так как стремился сделать текст легко читаемым. То же и в электронной почте: если вы не будете заставлять получателя прокручивать ваше письмо, а напишете его так, чтобы весь текст было видно, как только получатель открыл письмо, вы не только создадите условия, чтобы получатель точно прочел его, но и увеличите скорость собственной работы.

Пишите информацию на шаг вперед

Больше всего неудобства доставляют ответы собеседника, когда приходится обмениваться множеством писем и без каждого ответа невозможно перейти к следующему шагу.

Рассмотрим пример, когда нужно согласовать время совещания:

А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___?

Б: – Да, найдется.

А: – Когда вам будет удобно?

Б: – В первой половине недели, если возможно.

А: – Тогда как вам во вторник с 10:00 до 10:30?

Б: – Вы знаете, вот именно на это время уже есть планы.

…(Далее часть диалога опущена. Уже отправлено 6 электронных писем, по три от каждого участника)… Если бы участники разговора общались лично, то в таком диалоге не было бы ничего удивительного, но пока идет такой обмен электронными письмами, собеседники могут уже запланировать что-то другое.

Собственно говоря, собеседнику А. стоило бы в первом же письме забежать на шаг вперед и указать временные рамки или предоставить несколько вариантов на выбор, чтобы можно было получить всю нужную информацию в ответ на первое же сообщение.

А: – У вас найдется время на следующей неделе обсудить вопрос ___? Если свободны, можем встретиться на 30 минут во вторник в любое время с 10:00 до 15:30. Пожалуйста, сообщите, когда вам удобнее.

Б: – Хорошо, понятно. Давайте назначим на 14:30–15:00, встретимся на втором этаже.

В этом примере собеседник Б. в своем ответе тоже забежал на шаг вперед и указал место встречи. Чтобы работать более эффективно, необходимо сокращать число электронных писем до минимума.

Отвечайте сразу же

Ваш электронный почтовый ящик быстро наполняется письмами. Вы откладываете их на потом и не успеваете сделать то, что вас просили, или вообще забываете о просьбе. С вами такое бывает? Некоторые создают специальную папку «Ответить» для писем, на которые не ответили, или помечают их специальным флажком, или помечают как-то еще, чтобы не забыть, но лучший способ – ответить на письмо сразу, как только прочли его. Уверен, вы можете сразу же принять решение по большей части писем. Нет причин откладывать ответ на потом. В ту же минуту, как только получили письмо, соберите все свое внимание и ответьте, порадуйте собеседника быстрой реакцией на просьбу или вопрос.

Тем не менее бывают ситуации, когда вы никак не можете ответить сразу же из-за каких-то срочных дел или горящих сроков. Тогда стоит нажать на кнопку «Ответить» и оставить окно ответа открытым. В этом случае вы не забудете про письмо и сможете ответить, как только появится свободная минутка. Есть только одна ситуация, в которой я в виде исключения советую отвечать на электронное письмо на следующий день.

Это ситуация – написание электронных писем на эмоциях. Недостаток электронной почты в том, что через письмо вы не видите эмоций собеседника и не можете следить за ними, и если возникли противоречия, то их бывает сложно разрешить. Поэтому старайтесь не отправлять слишком эмоциональные письма.

Кроме того, в последнее время люди все чаще работают из дома, не обращая внимания на время, и, бывает, просматривают электронную почту после употребления алкоголя. Такое состояние тоже подпадает под определение «на эмоциях» и может стать причиной разного рода неприятностей. Сохраните написанное письмо и отложите его до следующего дня, затем перечитайте на свежую голову и отправьте, если не нужно его исправлять. Так вы сможете избежать ненужных проблем.

Используйте чаты

Кроме электронной почты, в организациях, стремящихся к высокой эффективности, для непрерывной коммуникации в последнее время все чаще нормой становится использование чатов для решения рабочих вопросов.

Хотя частично это может быть связано с тем, что они сами создали этот чат, но компания IBM на ранней стадии устанавливает его в качестве стандартного ПО на компьютеры всех примерно 400 тысяч сотрудников по всему миру.

Чат – это прекрасный инструмент, одновременно обладающий как преимуществом личного общения и общения по телефону, а именно «мгновенностью», так и преимуществами электронной почты, заключающимися в отсутствии необходимости выбирать место и время, а также сохранении «истории сообщений». В чате вы можете быстро обменяться сообщениями, даже если вы сами или собеседник не можете просто позвонить или поговорить лично, потому что, например, сейчас находитесь в дороге или на совещании, или если собеседник за границей, и потребуется много времени, чтобы узнать его номер телефона.

Здесь важно не начинать разговор с приветствия или уточнения, свободен ли сейчас собеседник, а переходить сразу к делу. На вопрос «Могу я с вами сейчас поговорить?» вам не смогут ответить «Нет», поэтому просто начинайте излагать нужную информацию, предвидя вопросы и возможные ответы собеседника. Например, напишите: «Здравствуйте. Пожалуйста, уточните: мы должны были предложить время следующей встречи до понедельника, верно? Ответьте «да» или «нет». При таком построении вопроса собеседник даже во время совещания сможет написать вам одно слово, и ваша проблема разрешится.

Но не стоит отправлять в чате конфиденциальную информацию, ведь вы не знаете, что в этот момент происходит у собеседника (например, если он на совещании и изображение с экрана выводится на проектор, раскрытие конфиденциальной информации может стать большой проблемой!).

Чаты только начинают завоевывать популярность, но если условия позволяют вам их использовать, непременно проявите инициативу и начните работать с чатом, чтобы еще немного повысить эффективность своей работы.