Читать книгу "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен"

Под «освоением» методологии понимается не некое конечное состояние полного покоя и просветления, достигнутого на горной вершине (хотя это было бы неплохо!). Скорее это способность достичь ясности, стабильности и концентрации, когда это необходимо, что бы ни происходило.

То, насколько хорошо вы развили в себе эту способность, подвергается постоянным проверкам на прочность, когда ситуация становится неопределенной и нестабильной. Это естественные симптомы любых перемен в вашей жизни. Концепция «сознание как вода» не подразумевает, что водная гладь всегда остается спокойной. Наоборот, реакция воды пропорциональна оказываемому воздействию, ни больше ни меньше. С течением жизни разнообразие ситуаций, с которыми вы сталкиваетесь, может варьироваться от трудностей с выполнением домашнего задания в шестом классе до требований на новой работе и смутного беспокойства, чем заняться, когда вам пришло время уходить на пенсию.

Освоение методологии GTD включает в себя изучение и использование различных наиболее действенных приемов, а затем объединение их в рамках комплексного подхода. Совокупный эффект будет гораздо больше простой суммы частей. Это похоже на то, как в теннисе, например, сначала учатся отдельным приемам, таким как удар закрытой ракеткой, удар открытой ракеткой, подача, «свечка», а потом, когда все собирается воедино, получается теннисная партия. По мере повышения уровня мастерства ваш фокус смещается на стратегию игры. Освоение методологии GTD подразумевает изучение отдельных ее частей, а затем совместное их применение в игре под названием жизнь и работа. Вы достигаете высшего уровня мастерства, когда начинаете использовать оптимальную комплексную систему, не задумываясь об этом.

Три уровня владения методологией

За многие годы общения с людьми, использующими на практике методологию GTD, я выделил три стадии зрелости, которые они демонстрировали при применении этой методологии:

1) – использование основ управления рабочим процессом;

2) – реализация более сложной и комплексной системы управления жизненным циклом;

3) – совершенствование навыков GTD, чтобы создать ясное пространство и привести дела в порядок для еще более значимого самовыражения.

Удачной аналогией здесь кажется сравнение с вождением автомобиля. На начальном этапе вы постигаете азы, чтобы управлять автомобилем, не причинив при этом вреда себе или другим. Ваши движения пока неуклюжи и нуждаются в сознательном контроле. Однако когда ваши навыки улучшаются настолько, что вы получаете права на вождение, ваша жизнь значительно меняется к лучшему, потому что теперь вы можете ездить куда угодно и заниматься тем, что раньше было вам недоступно. Затем наступает время, когда за рулем вы уже не думаете о самом процессе вождения. Это просто часть вашей жизни. И, наконец, вы решаете купить себе действительно крутой автомобиль, при управлении которым ваши возможности определяются тем, насколько хорошо вы можете сконцентрироваться на управлении, фактически слиться со своим железным конем и ощутить наивысшую степень удовлетворения.

Каждый из этих этапов вождения автомобиля можно выразить в терминах «горизонта фокуса» и применения конкретных техник. Сначала вы совершаете небольшие, резкие движения. Впрочем, на этапе краткосрочного горизонта эти движения являются плавными. Затем, почувствовав себя увереннее, вы расширяете свой фокус до следующего угла или выезда на автомагистраль. Далее можете перейти к более осознанному и направленному фокусу на разных горизонтах с полным контролем над любыми ситуациями. Подобным образом по мере того, как методология Getting Things Done становится для вас привычной практикой, фокус вашего внимания сдвигается с того, как работает система, на результаты, которые она производит.

Овладение основами

При всей кажущейся простоте, для того чтобы овладеть базовыми компонентами методологии Getting Things Done и эффективно их использовать, требуется время. Их легко понять, с ними легко согласиться, но вот их применение далеко не всегда проходит гладко и автоматически. Аналогичная ситуация складывается с любой сложной деятельностью: вождением автомобиля, отработкой удара в карате или игрой на флейте. Первые шаги всегда даются с трудом. Тем не менее, проделав эти движения тысячу раз, вы будете демонстрировать ту простоту, силу и скорость, которые недостижимы никаким иным способом. То же самое может оказаться верным в отношении овладения методологией GTD.

Например, научиться справляться со сбором всей потенциально значимой информации во внешние «корзины», чтобы полностью выбросить все из головы, может быть так же непросто, как научиться водить автомобиль. Как и большинство аспектов методологии GTD, записывание всех задач само по себе не является новым навыком; скорее это практика, которая легко может показаться не стоящей усилий или даже противоречащей здравому смыслу. («Если это неважно сейчас, зачем об этом волноваться вообще?») Настоящая проблема заключается в том, чтобы осознать необходимость выносить во внешнюю систему все свои задачи и выработать привычку выполнять необходимые действия.

Некоторые базовые методы, даже если их применяли изначально, легко могут потерять свою полноту, актуальность и стать абсолютно бесполезными; к ним относятся следующие установки:

• избегать принимать решение о следующих действиях;

• полностью контролировать лист ожидания, вносить в него каждый результат, которого вы ждете от других или который нужно отследить через какое-то время;

• использовать списки «Повестка встречи» для управления коммуникацией с другими людьми;

• поддерживать простую, легкодоступную систему хранения справочной информации;

• поддерживать календарь в таком состоянии, чтобы задачи в нем были обязательны к исполнению и он не был бы перегружен излишними записями;

• выполнять еженедельный обзор для поддержания системы в актуальном и действующем состоянии.

Легко сбиться с правильного курса…

Если вы намерены использовать методологию Getting Things Done, то нет ничего сложного в том, чтобы начать это делать. Именно в этом я и пытался вас убедить, приводя подробные рекомендации в предыдущих главах этой книги. Конечно, в определенный момент поток повседневных дел неизбежно захлестнет вас с головой, и, если использование новых методов еще не войдет в привычку, относительно легко сбиться с правильного курса.

Большинство людей настолько привыкли полагаться исключительно на свою память, что легко возвращаются к этой старой привычке. Для того чтобы принять решение о следующем действии, требуются определенные усилия, и велик соблазн избежать этого, пока конкретная ситуация не стала критической. Выделить время на еженедельный обзор, если он не стал привычным, может оказаться задачей не из легких. В совокупности все эти факторы приводят к тому, что информация в персональной системе становится неполной и устаревшей. Вы больше не можете доверять своим спискам, а поскольку ваша система уже не справляется с задачей уменьшения уровня напряжения, вы приходите к заключению, что не стоит тратить усилия на ее поддержание, и вновь возвращаетесь к тому, что храните все задачи в голове. Неудивительно, что в подобных обстоятельствах сойти с верного курса можно очень быстро.