Читать книгу "Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление - Владимир Репин"

• согласование и утверждение планов сотрудников управления на квартал;

• контроль исполнения планов сотрудников за предыдущий квартал;

• контроль достижения сотрудниками управлении запланированных КПЭ;

• согласование/корректировка плана проведения аудитов;

• участие в экспертной группе.

Ежегодный контур управления:

• формирование личного плана работы и КПЭ на год;

• разработка и утверждение плана проведения аудитов функциональных подразделений в регионах на год;

• согласование и утверждение планов сотрудников управления на год;

• согласование и утверждение КПЭ сотрудников на год;

• контроль исполнения планов сотрудников за прошедший год;

• оценка и утверждение фактически достигнутых сотрудниками КПЭ;

• формирование плана разработки (пересмотра/актуализации) нормативно-методических документов, регламентирующих процессы управления;

• формирование плана управления на год с выделением ресурсов.

Этот пример в основном содержит процессы управления подразделением.

Пример. Структура процессов управления директора по производству

Ежедневный контур управления:

• анализ отчета по производству за сутки, принятие оперативных решений;

• проведение оперативного совещания с ИТР[125] департамента производства;

• обход производственных участков;

• контроль расстановки производственного персонала;

• согласование/реализация решений по несоответствующим материалам (в рамках своей компетенции).

Еженедельный контур управления:

• подготовка к еженедельному совещанию у президента;

• согласование плана производства и графика загрузки оборудования на следующую неделю;

• анализ отчета по человеческим ресурсам, формирование заявки на человеческие ресурсы;

• анализ и согласование отчета по производству за неделю;

• согласование заявок на закупку ТМЦ.

Ежемесячный контур управления:

• анализ и согласование предварительного плана производства на месяц;

• согласование плана производства на месяц;

• формирование отчета по КПЭ производства за месяц;

• согласование графика ТО, ремонта и уборки оборудования на месяц;

• согласование графика платежей на месяц;

• анализ и согласование ежемесячного отчета по производству;

• согласование табеля по ИТР департамента производства (два раза в месяц);

• согласование табелей по сменам (два раза в месяц);

• согласование заявок на закупку ТМЦ.

Ежеквартальный контур управления:

• согласование плана производства на квартал по месяцам;

• анализ и согласование отчета по производству за квартал;

• формирование потребности в ТМЦ на следующий квартал.

Ежегодный контур управления:

• анализ и согласование плана производства на год;

• анализ и согласование бюджета департамента производства на год;

• анализ и согласование отчета по производству за год;

• формирование отчета об исполнении бюджета производства за год;

• согласование плана капитального ремонта и модернизации оборудования;

• согласование графика отпусков ИТР департамента производства;

• разработка и расчет КПЭ производства на год;

• разработка и расчет показателей СМК (системы менеджмента качества) для производства на год;

• формирование отчета по СМК в части производства за год.

Пример. Структура процессов управления заведующего кафе

Ежедневный контур управления:

• ежедневный утренний обход кафе;

• анализ деятельности кафе за предыдущие сутки;

• контроль соблюдения стандартов обслуживания в торговом зале, на кухне и в баре.

Еженедельный контур управления:

• проведение еженедельной планерки с администраторами, барменами, заведующим производством и сотрудниками кухни;

• контроль заявки на столовую и барную посуду и столовые приборы, составленную в понедельник администратором дневной смены;

• работа с жалобами.

Ежемесячный контур управления:

• подготовка и согласование плана работы кафе на месяц;

• анализ работы кафе и подготовка отчета о работе кафе за месяц;

• рассмотрение и утверждение графиков работы сотрудников кафе;

• осуществление поощрений и наказаний сотрудников кафе;

• заключение договоров с поставщиками алкогольной продукции, контроль деятельности поставщиков алкогольной продукции;

• организация и выполнение обучения персонала на рабочих местах;

• проведение аттестации персонала кафе;

• выполнение контроля наличия необходимой разрешительной документации и лицензий.

Как видно из приведенных примеров, существенная часть работы руководителя связана с планированием ресурсов (человеческих в том числе), организацией работ, контролем, расчетом зарплаты сотрудников, формированием отчетов руководству. Деятельность по непосредственному управлению операционными процессами также занимает долю времени руководителя. Замечу, что структурное подразделение выполняет и/или участвует в нескольких операционных процессах, имея при этом одного руководителя – начальника подразделения.

Чем ниже по иерархической лестнице находится руководитель, тем меньше у него процессов управления подразделением и тем больше процессов управления операционными процессами. На верхнем уровне руководства (директор, замдиректора, начальник департамента) доля работы руководителя, связанная с управлением операционными процессами, минимальна. На нижнем уровне управления (начальник отдела, руководитель сектора, группы, участка и т. п.) доля работы по управлению операционными процессами выше. Но она никогда не достигает 100 %. Случаи назначения руководителей нижнего уровня исключительно на управление операционными процессами встречаются очень редко (несмотря на рекомендации премудрых западных книжек по менеджменту). Чаще им приходится совмещать административное управление подразделением и управление операционными процессами.

Если мы определили процессы в рамках границ структурного подразделения, то вполне можем описать процессы управления в разрезе контуров (как было показано выше). Если же мы выделяем сквозные бизнес-процессы и назначаем их владельцев (с разной степенью полномочий), то описывать процессы управления этими сквозными бизнес-процессами лучше отдельно (то есть вне контуров управления структурным подразделением). (О назначении владельцев сквозных процессов я рассказал в главе 2.)