Читать книгу "Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников - Александр Фридман"

Если напомнить такому руководителю про его обязательство, то он, возможно, тут же его выполнит. За счет срыва других. Поэтому при взаимодействии с таким человеком больше всех страдают те, кто не видит необходимости или считает недопустимым оказывать давление, именно их дела чаще всего оказываются не в приоритете. Выполняются же обязательства перед более нетерпимыми, теми, кто в любой момент, не считаясь со временем суток и правилами приличия, может рявкнуть или готов создать неприятности.

Иногда неорганизованного считают безответственным, так как оба качества порождают необязательность. Но мне кажется, что безответственным правильно называть того, кто не отягощает себя заботой о выполнении данных обещаний или просто не понимает границ своей ответственности – к примеру, в случае размытого функционала или неправильного делегирования. Неорганизованный же и понимает свои обязательства, и старается их выполнить, и переживает из-за срывов, но продолжает мучиться и работать привычным способом.

Неорганизованным руководителям свойственна еще одна плохая, на мой взгляд, привычка. Не выполнив обещания, они «ложатся на дно»: перестают отвечать на телефон, письма и сообщения в мессенджерах. Если же попробовать поймать их, позвонив с чужого телефона, то можно услышать нервный речитатив: «Я все помню, сейчас очень занят, сегодня все сделаю». И – трубка брошена. Маловероятно, чтобы дело в итоге было сделано, так как обещание давалось «под влиянием момента». Появляется в эфире такой человек только после того, как разделается с долгом, и часто как ни в чем ни бывало. Немного похоже на поведение несостоятельного должника, бегающего от кредитора. Возможно, это вызвано слабостью характера, нежеланием признать проблему и как минимум вовремя принести извинения.

Рекомендации

• Сформируйте привычку записывать свои обязательства. Используя термин «записать», я намеренно не акцентирую внимание на технологии записи: вы можете использовать блокнот, диктофон, приложение в телефоне/планшете или попросить об этом помощника, который всегда рядом. Выбор подходов «конвертации» обещаний в собственные действия и работу подчиненных – вопрос индивидуального удобства и рациональности.

• Не давайте поспешных обещаний. Во время обсуждения вы не всегда можете обоснованно назвать срок его выполнения или принять те временны́е рамки, которые вам предлагает собеседник. В ситуации, когда обсуждается сложный вопрос, вероятность такой потенциальной неизвестности я бы оценил в 99,9%. Поэтому я считаю более правильным называть не сроки выполнения, а сроки предоставления информации о возможных сроках. При этом нужно учитывать время, которое вам потребуется для анализа самой работы и сопоставления ее приоритетов с прочими задачами у вас и сотрудников, помнить об уже запланированных делах и целесообразности их отмены ради выполнения анализа.

• Ну а если обязательство необходимо взять на себя без анализа возможностей, то не позднее чем сегодня же вечером выберите те дела, которые можно перенести с наименьшими потерями, и предупредите об этом. Но мне кажется, что такие ситуации должны возникать крайне редко.

• Только в самом крайнем случае обещайте «сегодня на сегодня», ведь, чтобы сдержать слово, вам придется отменить что-то уже запланированное к выполнению. Конечно, вам может хотеться порадовать собеседника своей расторопностью, но стоит ли это обеспечивать такой ценой? Большинство нормальных людей вполне устроит ответ: «Не позднее чем завтра днем я сообщу вам о сроке выполнения задачи». Пришлите эту информацию сегодня в конце дня – раньше, чем обещали. Мне это кажется намного полезнее, чем потом решать, какое из своих обязательств нарушить.

• Вторая привычка, которая усилит первую: регулярно анализируйте свои записи. Самый простой подход – делать это один раз в день, в конце рабочего дня. Ежедневно перед уходом домой осмысливайте перечень своих дел – я считаю такой подход очень важным. Если вы твердо знаете, что в конце дня заметки будут просмотрены, то спокойно будете записывать обещания. Периодически я сталкиваюсь с таким возражением: «Что толку записывать? Я потом не помню, куда записал и забываю посмотреть». Но мне кажется бессмысленным требовать методику таблеточного свойства, которую достаточно «проглотить и запить водой». У руководителя не может быть управленческих «таблеток», только инструменты. А ими надо учиться работать и приучать себя к их применению. Поэтому мы не записываем информацию куда попало, а используем по возможности один носитель. Лично я использую больше: за рулем автомобиля – диктофон, за столом – лежащие под рукой маленькие бумажные карточки, не за столом и не за рулем – приложение «Заметки» в айфоне. Но в конце дня я все записи свожу воедино. Если же я не возвращаюсь в офис, то мой помощник пересылает мне фото моих заметок, оставленных на столе. И я знаю людей, которые этот вопрос решают разными удобными им способами. В общем, кто хочет – сможет. Чтобы организовать себя, придется приложить немного усилий, «таблеточных» методов нет. Но и привычку чистить зубы мы когда-то укореняли. Без этого – никак. Такой подход быстро входит в привычку и позволяет избавиться от целого букета проблем, поэтому мы еще будем к нему возвращаться при разборе других хронофагов.

• После того как вы выбрали срок выполнения обязательства, включите нужные действия в свой календарь, выбрав не только дату, но и точное время – к примеру, с 14:00 до 16:00 – в соответствии с описанным в предыдущей главе «режимом концентрации». Каждый день перед уходом домой просматривайте не только свои заметки, но и расписание на завтра и ближайшие дни – для того, чтобы его соблюдать или своевременно изменить с учетом возникших приоритетов.

• А как быть, если обстоятельства не позволяют вам выполнить обещание? Благодаря привычке ежедневно оценивать новую информацию и свое расписание вы это вовремя заметите, сможете проинформировать контрагента о возникшей ситуации и либо о новом сроке, либо о дне, когда вы сможете этот новый срок назвать. Мне кажется, что ответственность складывается как из умения брать обоснованные обязательства и выполнять их, так и благодаря тому, что вы будете предупреждать о невозможности их выполнения – коль скоро такая ситуация возникнет, – не дожидаясь напоминающего вопроса от человека, которого вы можете подвести.

• Я рекомендую внедрить технологию планирования в деятельность сотрудников и не забывать о возможной необходимости контроля выполнения запланированных дел. К компетенции «контроль» мы с вами еще вернемся. Руководитель полностью отвечает за работу своих сотрудников, и если этого не учитывать, то они могут вас подвести, и неважно, по каким причинам. Повторюсь, не всякое обещание можно выполнить, но эту невозможность всегда можно вовремя заметить и предупредить «кредитора». Исключение: реальный форс-мажор. Расхожую фразу «У нас всегда форс-мажор» я перевожу так: «Я совершенно не умею планировать, а потому все время вынужден „тушить” неожиданно возникающие кризисы. Что мне, видимо, нравится, именно поэтому я не анализирую причины такой ситуации и ничего не предпринимаю для ее изменения». Отличный способ оставить все как есть – убедить себя, что по-другому и быть не может, а ваш образ действий – самый лучший и единственно возможный.