Читать книгу "Меньше дел, больше жизни. Как сделать жизнь проще и освободить время для себя - Ари Мейсел"

• Передать задачу своему помощнику.

• Отправить по почте или внести вручную в систему Evernote, если речь идет об идеях, заметках или исследованиях.

Для большинства пунктов в списке задач необходимо точно определить сроки. Надо не просто понять, заняты вы или нет – у всех абсолютно разные суточные ритмы. Есть жаворонки и совы, а также люди, работоспособные в любое время дня, поэтому для каждого из нас часы, когда лучше всего заниматься звонками или ходить на встречи, разные. Сейчас нам всем приходится трудиться по режиму, установленному другими, но для максимально продуктивной деятельности работайте по графику, который больше всего подходит именно вам.

Сортируя содержимое ящика и пользуясь FollowUp.cc для переноса сроков, вы поддержите порядок в почтовых папках, не отвлекаясь на списки дел. CRM, или систему взаимодействия с клиентами, тоже можно заменить, ведь теперь у вас есть ресурс для отслеживания планов и ответов клиентам.

Избавившись от списка дел, вы уже никогда не будете в нем нуждаться. Почтовый ящик станет де-факто емким планом действий. После оптимизации почты и настраивания ее на текущие задачи следующим вашим шагом к созданию внешней памяти станет внештатный ассистент.

Нанимаем ассистента

Уверен, что на каком-то этапе всем нужен ассистент. Собираетесь вы обзавестись им или нет, но такая работа учит доверять свои дела другому. Объясню, почему это важно: если вы можете передать выполнение задачи чужому человеку (которого, возможно, никогда не видели), значит, ваши процессы выходят на новый уровень. В ходе разъяснения задания вы сами начинаете лучше представлять свои цели и идеально формулировать их. Поскольку задач много, то вы создаете тот самый справочник о себе, с помощью которого можно доверять дела абсолютно любому и не полагаться на конкретного исполнителя. Такое сотрудничество полезно хотя бы для того, чтобы научиться оптимизировать процессы.

Как работать с внештатным ассистентом

Есть два вида ассистентов: на сдельной работе и штатные. Внештатных помощников много, они выполняют задание, после чего вы можете больше с ними не встречаться. Штатные работают на вас ежедневно и выполняют много поручений. У обоих вариантов есть плюсы и минусы. Лично я предпочитаю внештатный вариант. За последние три года я протестировал 23 компании, предоставляющие услуги ассистентов, и понял, что внештатные специалисты прекрасно подходят и опытным заказчикам, и тем, кто только начинает работу с ассистентом. Уже не новичкам, но еще не профи есть смысл нанять штатного помощника.

Мне нравятся две компании, предоставляющие ассистентов[22].

• Fancy Hands – для внештатных ассистентов; стоимость услуг начинается от 25 долларов в месяц за пять заданий. Все сотрудники проживают в США.

• Zirtual – для штатных ассистентов; десять часов этих услуг в месяц обойдется вам в 199 долларов. Есть и более дорогие тарифы с бо́льшим количеством часов работы. Вам будет помогать один и тот же человек, он хорошо узнает вас и ваши предпочтения. Приятно общаться с одним и тем же человеком и налаживать отношения, но в большинстве случаев штатный помощник не нужен. 95 % задач может выполнить внештатный ассистент.

Например, у меня была очень профессиональная штатная помощница из Индии. Мы с ней проработали больше года, когда она вдруг сообщила, что получила более высокую позицию и уходит. После трех дней настоящей паники я внимательно посмотрел на ее задачи и понял, что некоторые из них не так уж необходимы, львиную долю можно обрабатывать автоматически, а остальное – поручить внештатному ассистенту.

Еще одно преимущество внештатных помощников – возможность задействовать одновременно нескольких исполнителей. Если вы даете сотни заданий в час, то сотни ассистентов выполнят их как раз за указанное время, а вы все равно заплатите 95 долларов в месяц. Внештатные помощники доступны круглые сутки семь дней в неделю, и при работе на вас сотни человек среднее время выполнения задачи сокращается примерно до десяти минут. Отмечу, что многие колеблются, когда встает вопрос о таких услугах, и дело вовсе не в цене. Два главных соображения, которые я слышал, сводятся к тому, что людям некогда вводить в курс дела чужих людей и непонятно, что именно им поручить. Однако при ставке в 25 долларов за пять заданий почему бы не попробовать. Вам понравится, вы захотите большего и в результате повысите эффективность. Это стоит сделать хотя бы для того, чтобы оптимизировать свои задачи и процессы.

Задачей может быть все, что укладывается в интервал в двадцать минут. Вы представляете, какой производительности добьетесь, если бо́льшая часть ваших дел будет выполняться меньше чем за двадцать минут? Сообщая свои указания по электронной почте, вы начнете замечать и устранять лишнее. (Так вы поймете, к примеру, что шаг второй и четвертый бессмысленны, а шаг шестой и седьмой дублируют друг друга.) Только не забудьте оптимизировать задачу, прежде чем дать ей ход. Сведя задание к сути, вы сделаете его беспроигрышным. Если большинство поручений выполняет кто-то ранее с вами не работавший, вы никогда не будете зависеть от исполнителя, который заболеет или уйдет в другую компанию. Удаленный ассистент похож на сервис Dropbox[23].

Ваши поручения задействуют не одного человека, а общение по электронной почте позволит давать задания в любое время и в любом месте. Я предпочитаю излагать мысли перед сном. Зачастую от меня поступает десять-двенадцать поручений, которые в ином случае терзали бы меня часами, лишая сна. Пользуясь такой внешней памятью, я уверен, что задание будет выполнено. Можно спать спокойно. Важно и то, что все ваши задания архивируются и можно воспользоваться функцией поиска. В Zirtual есть личный кабинет, где отражены все ваши запросы, а также их статус, сообщения, обмен файлами по каждой конкретной задаче.

Что поручить внештатному ассистенту

Похожие запросы на сайте Zirtual группируются в список (мои записи исчисляются сотней заданий). Вам предлагают несколько примеров использования новых опций. Если разъяснений нет, значит, запрос не требует дополнительного внимания. Опишу алгоритм, чтобы вы смогли применить его.

Простые задачи

• Поиск информации в интернете или посредством звонков.

• Резервирование билетов или столика в кафе и ресторане.

• Общение с клиентом по телефону.

• Проверка текста.

• Обновление информации в документе, базе данных или презентации.

• «Холодные звонки».

• Создание базы данных на основе предоставленной информации.