Читать книгу "Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет - Ольга Шевелева"

Общие правила подготовки и проведения делового обеда

В первую очередь необходимо четко сформулировать для себя, какие вопросы нужно обсудить во время встречи за столом. Не лишним будет даже записать основные из них (пунктов не должно быть много). Определитесь, каких результатов вы ждете от планируемого обеда: просто поближе познакомиться с человеком, рассказать о своей продукции или услугах, провести презентацию, обратиться с деловым предложением и т. п. Кроме того, важно уметь поддерживать любой разговор (особенно на начальной стадии знакомства), а для этого постоянно нужно быть в курсе последних, в т. ч. местных, новостей, уметь поддерживать разговор о новостях культуры, спорта, гастрономии и ресторанных новостях, о погоде, домашних животных, отпуске и т. п. И в то же время не затрагивать в разговоре острых тем, таких как политика, острые национальные вопросы, деньги, религия и секс. За столом не принято также говорить о здоровье (хорошем или плохом).

В рамках проведения деловых переговоров инициатором встречи может быть любая из сторон-участниц переговоров. При персональном приглашении важно соблюдать правило: приглашают либо равных по статусу партнеров, либо младших, но не старших.

О дате, времени и месте встречи важно договариваться точно. Постарайтесь предложить такое время встречи, чтобы не попасть в час пик, когда в обеденное время в ресторане наблюдается наплыв посетителей, т. к. в это время увеличивается нагрузка на официантов и они медленнее обслуживают клиентов. Поэтому рекомендуется предложить либо чуть более раннее время начала встречи, либо, наоборот, начать обед чуть позже.

После согласования даты и времени встречи важно определиться с местом, назвав партнеру точный адрес и название ресторана (полезно иметь собственный список «проверенных» ресторанов в различных частях города, подходящих для совместного обеда с партнером, чтобы в момент договоренности о месте встречи быстро подобрать наиболее подходящий из вариантов).

Помните общее правило: вы, как инициатор встречи, можете предложить дату, время и место, но окончательное решение остается за вашим партнером. Если он соглашается с вашим предложением, сообщите ему, что вы зарезервируете столик на свое имя.

Получив приглашение на деловой обед, принято ответить как можно быстрее, независимо от того, принимаете вы приглашение или отклоняете его. Форма ответа повторяет форму приглашения: если вас приглашали на встречу письменно – написать, по телефону – позвонить.

Часто возникает вопрос, надо ли утром подтверждать договоренность о встрече за обедом. Это ваш выбор. Если вы обедаете с новым деловым партнером, возможно, следует таким образом напомнить ему о встрече. А если вы давно знаете партнера как надежного и пунктуального человека, дополнительного напоминания не требуется.

Если продолжительность встречи не была оговорена заранее, в начале встречи всегда интересуйтесь, каким запасом времени располагает ваш партнер.

Одним из главных навыков участников делового обеда должно являться умение внимательно слушать собеседника, а также грамотно задавать вопросы, направляя разговор в нужное русло. В любом случае эксперты рекомендуют сначала узнать о планах и интересах партнеров, продемонстрировать внимание и уважение к ним и лишь после достижения эмоционального контакта переходить непосредственно к существу вопроса.

Важно позаботиться о своем внешнем виде и знании правил поведения за столом. И то и другое должно способствовать вашей уверенности в себе во время проведения делового обеда. Не забывайте, что классический стиль вас никогда не подведет, и лучше одеться более консервативно, чем небрежно или чересчур нарядно, как иногда делают женщины. Также будьте крайне осторожны с использованием парфюмерных средств. В этом случае лучше меньше, чем больше.

Я договорилась о деловой послеобеденной встрече с партнером, на которую пришел мужчина с объемной бородой, в которой, видимо, после обеда осталось несколько хлебных крошек – это было очень неопрятно, и отношение к нему сразу же стало негативным, хотя до этой личной встречи, когда общение велось по телефону, все было хорошо.

О. В. Шевелева, бизнес-тренер, консультант, эксперт по деловому протоколу и этикету

Если по какой-то причине вы опасаетесь, что встреча tet-a-tet с партнером противоположного пола может быть неоднозначно истолкована, рекомендуется так же пригласить на обед одного их ваших коллег.

В конце обеда необходимо поблагодарить партнера за встречу и договориться о дальнейших контактах. Универсальной считается фраза: «Я получил(а) большое удовольствие от общения с вами. Благодарю вас за уделенное мне время. Очень рад(а), что нам удалось встретиться и обсудить все важные вопросы». И если, прощаясь после проведенного обеда, вы услышите от другой стороны: «Может быть, нам еще разок так посидеть?», считайте, что обед прошел удачно.

После проведения обеда проанализируйте не только содержательную часть разговора, но и дополнительную информацию и сделайте пометки, чтобы при необходимости вернуться к этим записям.

Особенности делового обеда

К основным особенностям делового обеда относятся:

• Возможность решать актуальные вопросы в неформальной обстановке и лучше узнать партнера, ведь, сидя за одним столом, вы непременно увидите «реального» человека и впоследствии вам будет проще общаться с ним или, наоборот, вы не сочтете нужным продолжать общение.

• Отсутствие формальностей, т. к. организация обеда не требует отправления партнеру специального приглашения. Партнерам достаточно написать друг другу или созвониться (обычно приглашение должно поступить как минимум за неделю до встречи, чтобы заранее внести ее в рабочий график) или договориться о продолжении контакта после официальной фазы переговоров. При этом важно правильно подобрать слова приглашения. Фразы «Я вас приглашаю на обед» и «Давайте пообедаем вместе» похожи, но отличаются по смыслу. У приглашенного не должно быть вопросов о том, кто оплачивает счет.

• Ограниченное число участников встречи, позволяющее проводить за столом более предметное обсуждение вопросов.

• Незначительная продолжительность мероприятия (от часа до полутора часов).

• Краткая содержательная часть, т. к. обед почти всегда проводится с целью решения одного-двух наиболее важных вопросов сотрудничества. Важно назвать темы, которые вы хотите обсудить, чтобы партнер мог подготовиться к встрече.

• Простота организации, т. к. достаточно позвонить в ресторан или использовать сервис онлайн-бронирования, чтобы зарезервировать стол. Лучше всего остановить свой выбор на достойном ресторане с хорошей кухней, высоким уровнем сервиса и элегантным интерьером (этот совет особенно важен, если вы обедаете с партнером в первый раз). Не рекомендуется для подобного мероприятия выбирать элитный ресторан, т. к., возможно, гости будут чувствовать себя обязанными ответить на ваше приглашение приглашением в подобный ресторан, но это очень тонкий момент и важно понимать, кого и куда вы приглашаете. Иногда именно такой ресторан и будет наиболее подходящим местом для встречи. Также не рекомендуется выбирать ресторан со специфической кухней, к примеру, рыбный или национальный. Если приглашено несколько человек, конечно, угодить на все вкусы сложно, поэтому лучше выбирать универсальную кухню, но если участников только двое, попробуйте заранее узнать о вкусах вашего партнера и пригласите его в наиболее подходящее место. При этом обед желательно устраивать в непосредственной близости от места проведения переговоров или офиса партнера, чтобы не тратить на проезд много времени, или в той части города, где максимально удобно всем. Если вы приглашаете партнеров в незнакомый ресторан, рекомендуется побывать в нем накануне, чтобы оценить атмосферу и выбрать столик в хорошем месте – либо в дальнем уютном уголке, либо в другом наиболее изолированном месте. Желательно, чтобы ваш разговор не был слышен людям, сидящим за соседними столиками. Помните, что выбор ресторана показывает, насколько значимы для вас деловые партнеры.