Читать книгу "Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин"

• Техническое состояние средств обеспечения сохранности – инвентаризация – это повод не только убедиться в наличии и надлежащем техническом состоянии имущества компании, но и оценить состояние средств обеспечения сохранности имущества. В первую очередь речь идет о средствах физической защиты от несанкционированного использования (заборы, сигнализация, замки и т. д.) и средствах, обеспечивающих сохранение полезных физических свойств имущества (складские помещения, холодильники, пожарная сигнализация и т. д.). Например, один раз при проведении инвентаризации была обнаружена протечка крыши склада, при этом вода потихоньку подбиралась к электрическому щиту. Таким образом, инвентаризация сама по себе оказалась полезной для предприятия.

Также хотелось бы обратить внимание аудиторов на целесообразность использования фото– и видеотехники. Визуальное свидетельство является самым убедительным доказательством. В современных условиях хорошее качество съемки стоит весьма недорого. Существует несколько ситуаций, в которых аудитор извлечет максимум пользы от использования фото– и видеотехники.

• Использование фотоаппаратов вместо сканеров – во многих случаях использование фотоаппарата взамен сканера дает существенную экономию как времени, так и трудозатрат. Бывают ситуации, когда сканером пользоваться вообще невозможно (например, при необходимости запечатлеть документ, находящийся в плотно прошнурованной папке).

• Посещение производственных объектов – такого рода посещения могут преследовать различные цели. Например, довольно часто аудиторы посещают объекты предприятия, чтобы увидеть вживую, как они функционируют. В такой ситуации есть смысл провести съемку как просто для коллекции или информации, так и для профессиональных целей (например, съемка объектов или ситуаций, представляющих угрозу для здоровья сотрудников предприятия, – отсутствие средств индивидуальной защиты на работниках предприятия в процессе их работы и т. п.).

• Проведение аудита ряда специфичных процессов – существуют процессы, при аудите которых использование фото– и видеосъемки является едва ли не обязательным условием успешного проекта. К ним в первую очередь относятся: 1) управление запасами (включая организацию складского хозяйства); 2) управление активами; 3) ремонт и техническое обслуживание; 4) инвестиции. В ходе аудита по тематике этих процессов необходимо так или иначе анализировать информацию о наличии и техническом состоянии объектов имущества. Наличие одного-единственного снимка может избавить от необходимости многословных рассуждений. Например, в соответствии с данными учета запечатленная на рис. 8 единица техники находилась на момент съемки в рабочем состоянии и активно использовалась в производственной деятельности предприятия.

Рис. 8. Пример использования фотоаппарата при проведении инвентаризации

Формирование выборки

Процедура выборки является неотъемлемым этапом проекта внутреннего аудита. Она подробно описана в различных источниках, посвященных теме аудита. Однако во многом такие описания носят академичный характер. Предлагаю заострить внимание на тех нюансах, с которыми практик внутреннего аудита обязательно сталкивается в реальной жизни.

Нюанс 1. Многие красивые пируэты из теории проведения выборок весьма затруднительно использовать на практике. Например, для случайного отбора теория предписывает использовать генератор случайных чисел или таблицы случайных чисел. Однако найти такие данные, к которым можно применить данный метод отбора, очень сложно, поскольку на практике редко встречаются достаточно однородные генеральные совокупности.

Нюанс 2. Очень часто формирование выборки требует существенных затрат ресурсов, ключевым из которых является время. Особенно это актуально, когда аудитору требуется выборка данных в таком аналитическом разрезе, который отсутствует в учете предприятия. Например, аудитор анализирует деятельность автотранспортного предприятия и ему для оценки обоснованности величины затрат на единицу техники нужны данные по затратам в разбивке по каждой единице техники и в разрезе статей затрат. В большинстве случаев такого рода затраты собираются и учитываются котловым методом. По этой причине, чтобы провести тест, аудитору придется сначала собрать данные в требуемом аналитическом формате.

При выборе между необходимостью сформировать требуемую выборку и вписаться в лимиты ресурсов проекта у аудитора нет иного выхода, кроме как положиться на свое суждение. Ключевым критерием оценки в данном случае является сопоставимость объема затрат и уровня существенности предполагаемого результата анализа выборки.

Нюанс 3. Среди руководства российских компаний встречаются персонажи, которые весьма саркастично воспринимают выводы аудитора по результатам анализа выборки на том основании, что это анализ всего лишь выборки, а не всей совокупности. Особенно это касается руководителей, страдающих комплексом неполноценности, а также имеющих грешок-другой в отношении активов компании. В любом случае, какой бы статистически продвинутый метод ни использовал аудитор, всегда найдется тот, кто поставит под вопрос его адекватность. К таким поворотам необходимо быть готовым.

Нюанс 4. Чем проще сформирована выборка, тем проще окружающим поверить в то, что она является представительной. Нужно руководствоваться уровнем профессионального и личностного развития конкретных персоналий объекта аудита и пользователей аудиторского отчета. Также существует определенная категория руководителей, которых раздражает излишне научный подход к деятельности предприятия.

Нюанс 5. Многие склонны путать понятия «репрезентативность» и «ошибка выборки». Аудитор должен понимать, что репрезентативная выборка не обязательно большая. Точнее сказать, репрезентативная выборка имеет те же ключевые качественные параметры, что и генеральная совокупность. В свою очередь величина ошибки выборки должна определять степень легитимности экстраполяции. Однако величина ошибки выборки носит очень часто умозрительный характер. Это означает, что большинству значение ошибки выборки ни о чем не говорит (это много или это мало?). Поэтому, если аудитор хочет поступить хитро в определенных случаях, лучше сделать упор на том, почему выборка репрезентативна, и опустить подробности про ошибку выборки.

Нюанс 6. Как известно, результаты, полученные по итогам анализа выборки, можно отождествить не только с выборкой, но и с генеральной совокупностью. Это происходит в результате экстраполяции. По классическим канонам для обеспечения легитимности экстраполяции необходимо, чтобы выборка была репрезентативной. Кроме того, ошибка выборки не должна превышать некоего предельного значения. Однако ввиду того, что далеко не все руководители российских предприятий разбираются в статистике хотя бы на базовом уровне, нередко возникают претензии к легитимности экстраполяции, даже если все сделано в полном соответствии с теорией. Часто речь идет не о том, правильно ли применена экстраполяция, а о том, считают ли ее правильной руководители объекта аудита и пользователи аудиторского отчета.