Читать книгу "Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений - Глеб Архангельский"

http://www.stq.ru/riasite/?tbl=tb_88?id=51190

http://www.odinvopros.ru/lib/gastev_01.php?mode=0?id=51190

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ

РАЗУМНАЯ КОМБИНАТОРИКА

Герасим Богомолов, управляющий отделением «Котельническое» «РосЕвроБанка»

Конечно, как человек, работающий в крупном банке и ежечасно сталкивающийся с достижениями цивилизации, я понимаю всю важность и необходимость всех средств коммуникации, организации, систематизации и т. д. Тем не менее практически каждый из управляющих наших отделений ведет бумажный ежедневник, в том числе и я. Хотя я постоянно пользуюсь КПК и регулярно синхронизирую его со стационарным компьютером, все же регулярно прибегаю к ежедневнику. Я заношу туда мысли, планы, в том числе на целый год. В начале каждого года я расписываю ежедневник, заношу в него телефонные контакты и адреса. Работал так и будучи менеджером, выполняя локальные задачи. На настоящий момент работаю в банке уже восемь лет и занимаю должность управляющего отделением. Круг моих обязанностей значительно расширился, однако я чувствую себя комфортно, используя ручку и ежедневник. Как правило, на переговоры я хожу с ежедневником, а не ноутбуком. У меня нет необходимости в десятке записных книжек или стикеров – вся информация может быть грамотно расписана в одном месте.

Наш банк обладает самописной программной системой, заточенной под нашу банковскую специфику. А она такова, что все сотрудники клиентского подразделения (хотя они и разбросаны по разным отделениям, но занимаются одной и той же задачей: привлекают клиентов в банк, зарабатывают деньги для банка путем продажи различных услуг) должны иметь возможность понимать, что за клиент находится на переговорах, какова была прежняя история его отношений и переговоров с банком, знать его контактные телефоны, фактический адрес проживания.

Довольно часто я провожу встречи с клиентами, которые когда-то уже сотрудничали с нашим банком либо пользовались его услугами, причем переговоры с ними вели менеджеры по продажам. Буквально в процессе переговоров с такими клиентами я могу зайти в базу данных, определить, какой из менеджеров вел переговоры с этим клиентом. Эта информированность позитивно сказывается на процессе и результате переговоров. А уже после переговоров я могу благодаря клиентской базе проанализировать историю взаимоотношений клиента с нашим банком, понять, что было ему интересно тогда и сейчас. Надо отметить, что далеко не все банки используют подобную систему в своей работе, а ведь она действительно весьма эффективна.

Диагностика владения программой Microsoft Outlook

Выберите, пожалуйста, в вариантах ответов один пункт. Если это вариант A, запишите себе один балл; вариант B – два балла; вариант C – три балла; вариант D – четыре балла; если в компании не делается ничего из перечисленного – ноль баллов.

1. ПОЖАЛУЙСТА, УКАЖИТЕ, КАКИЕ РАЗДЕЛЫ OUTLOOK ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ В КАЖДОДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

A. Почта.

B. Календарь.

C. Задачи.

D. Заметки.

2. ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ, ЧТО ТАКОЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И КАК ИХ НАСТРАИВАТЬ?

A. Не знаю.

B. Знаю, что это, но пользоваться не умею.

C. Знаю, умею настраивать, но не пользуюсь.

D. Знаю, умею настраивать, пользуюсь представлениями.

3. ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ, ЧТО ТАКОЕ КАТЕГОРИИ И КАК ИХ МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ?

A. Не знаю.

B. Знаю, что это, но пользоваться не умею.

C. Знаю, умею настраивать, но не пользуюсь.

D. Знаю, умею настраивать, пользуюсь категориями.

4. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ НАСТРОИТЬ АВТОМАТИЧЕСКУЮ СОРТИРОВКУ ПИСЕМ ПО ПАПКАМ?

A. Не знаю, что это такое.

B. Не могу.

C. Знаю, как настроить.

D. Знаю, как настроить, и постоянно этим пользуюсь.

5. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ СОЗДАТЬ НОВУЮ ПАПКУ ДЛЯ ПИСЕМ, ЗАДАЧ, ЗАМЕТОК?

A. Не знаю, что это такое.

B. Не могу.

C. Знаю, как настроить.

D. Знаю, как настроить, и постоянно этим пользуюсь.

6. ДЛЯ ЧЕГО ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ РАЗДЕЛ «КАЛЕНДАРЬ»?

A. Не использую раздел «Календарь».

B. Для планирования встреч с коллегами, контрагентами.

C. Для планирования встреч и бюджетирования времяемких задач.

D. Для планирования и бюджетирования с использованием различных пользовательских представлений, отборов и сортировок.

7. ДЛЯ ЧЕГО ВЫ ИСПОЛЬЗУЕТЕ РАЗДЕЛ «ЗАДАЧИ»?

A. Не использую раздел «Задачи».

B. Для планирования некоторых моих задач.

C. Для планирования всех моих задач.

D. Для планирования всех моих задач и делегирования задач подчиненным с использоваием различных пользовательких представлений, отборов, сортировок и т. п.

8. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ СОЗДАВАТЬ КОНТАКТЫ В СООТВЕТСТВУЮЩЕМ РАЗДЕЛЕ OUTLOOK?

A. Не знаю, что это.

B. Не могу.

C. Могу.

D. Создаю и постоянно пользуюсь контактами.

9. МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ АССОЦИИРОВАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ СУЩНОСТИ ПРОГРАММЫ (ЗАДАЧИ, ВСТРЕЧИ, КОНТАКТЫ) С КОНТАКТАМИ?

A. Не знаю, что это.

B. Не могу.

C. Могу.

D. Могу и постоянно пользуюсь этим.

10. КАК ВЫ КОНТРОЛИРУЕТЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ДЕЛЕГИРОВАННЫХ ЗАДАЧ И ДОГОВОРЕННОСТЕЙ С КОЛЛЕГАМИ И КОНТРАГЕНТАМИ?

A. Записываю в блокнот, ежедневник, на стикеры и т. д.

B. Храню относящиеся к задаче имейлы и перечитываю их.

C. Завожу для себя задачу с «напоминалкой» в разделе «Задачи».

D. Назначаю подчиненному задачу в разделе «Задачи» с определенной категорией и сроком исполнения.

ОТ 31 ДО 40 БАЛЛОВ. Вы являетесь продвинутым пользователем Microsoft Outlook, практически в совершенстве владеете всеми нюансами программы. Скорее всего, вы хорошо организованы и в своей личной работе, и во взаимодействии с коллегами. Далеко не все ваши коллеги могут отвечать вашим ожиданиям в области самоорганизации и координации командной работы. Для настройки командного и корпоративного взаимодействия на платформе Outlook имеет смысл обратиться к профессиональным бизнес-консультантам, включив соответствующие методики в программу корпоративного ТМ-обучения и в систему корпоративных ТМ-стандартов.

ОТ 19 ДО 30 БАЛЛОВ. Вы хорошо знакомы с самыми популярными функциями программы Microsoft Outlook, но хуже представляете ее основные business values (преимущества при организации работы, ее планировании). Вам стоит посетить специальный тренинг «Тайм-менеджмент на Outlook» для того, чтобы узнать обо всех возможностях программы и научиться ими пользоваться.