Читать книгу "Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из надежных элементов. Практикум - Михаил Рыбаков"

Практическое задание 45

Опишите, как происходит отбор проектов в вашей компании на сегодняшний день. Насколько это оптимально, исходя из интересов бизнеса?

Предложите оптимальную процедуру, а также критерии оценки и отбора проектов.

4.2.3. Устав проекта

Очень удобно, когда все ключевые параметры проекта сведены воедино в документ, который называют устав (паспорт, декларация, карточка) проекта. Потом любому, кто должен ознакомиться с проектом, будет достаточно нескольких минут: хороший устав имеет объем 1–2 страницы.

Наш клиент – директор крупного интернет-магазина – вздрагивал, когда слышал «Устав проекта». В его предыдущей компании во Франции это был увесистый том под 100 страниц. При внедрении КСУП он поставил нам жесткое требование: «Минимум документов! А то работать будет некогда». Мы и не возражали.

Устав проекта утверждает высшее руководство компании. Устав является «вершиной айсберга»: для ее качественной подготовки надо провести большую подготовительную работу. Кстати, презентацию нового проекта руководству можно готовить на основании его устава.

Каждая компания сама решает, какая информация должна входить в типовой устав их проекта. Например:

Практическое задание 46

Изучите приведенную выше форму устава проекта применительно к своей компании. При необходимости внесите в нее изменения.

Составьте устав ранее выбранного вами проекта на основе созданной формы. Это одно из ключевых заданий данной главы.

Если для заполнения некоторых разделов устава вам пока недостаточно информации, вернитесь к этому заданию позже.

4.2.4. План по вехам

Еще один документ, который полезно составить на фазе инициации, – план по вехам. Веха – это ключевое событие проекта. План по вехам – последовательность вех проекта с предполагаемыми датами их наступления. Он помогает высшему руководству принять решение о запуске проекта, на его основе осуществляют контроль.

Часто руководители так радуются, создав план по вехам, что тут же рвутся начать выполнять проект. Хотя это еще только предварительное планирование: не ясен до конца перечень работ, их взаимосвязи и т. д. [167]

Вех не должно быть чересчур много: желательно не более 12. Полезно также определить, каким документом будет подтверждаться прохождение той или иной вехи. Поскольку веха – это событие, то желательно формулировать названия вех в глаголах совершенного вида: «Подписано техническое задание» и т. п.

Практическое задание 47

Разработайте план по вехам своего проекта: от запуска до завершения.

4.2.5. Прочие документы

Каждая компания сама решает, какие еще документы нужны на этапе инициации проекта.

Например, еще на самом начальном этапе вы можете потребовать от инициаторов проекта краткую Концепцию проекта прежде чем двигаться дальше: ведь сбор подробной информации, ее анализ, проведение расчетов, различные согласования требуют затрат рабочего времени. И руководство может решить, что всю эту работу есть смысл делать только после предварительного одобрения проекта.

Опыт показывает, что четко и внятно изложить свои мысли на одной странице или двух – трех слайдах могут далеко не все. Вот вам и первый фильтр для отбора проектов – причем работает он автоматически, без дополнительных управленческих усилий. А заодно – средство воспитания сотрудников.

Экономические расчеты могут представляться в Бизнес-плане и/или Технико-экономическом обосновании (ТЭО).

В средней и крупной компании желательно заключать с руководителем проекта соглашение (контракт) конкретно на данный проект, даже если он работает в штате компании. Чтобы письменно зафиксировать его ответственность, критерии оценки результатов, кнуты и пряники.

Практическое задание 48

Решите, какие документы нужны вашей компании на этапе инициации проекта. Включите все, что нужно, но не разводите лишнюю бюрократию.

4.2.6. Собрание по запуску проекта

Когда решение о запуске проекта уже принято и утверждена команда, желательно провести собрание, на котором дать участникам отмашку: «Начали!» Довольно точно суть этого мероприятия передает английский термин kick-off meeting (start-up meeting), что означает что-то вроде «собрание-пинок».

Собрание проводится для того, чтобы:

• публично утвердить начало проекта;

• объявить единую согласованную точку зрения на проект;

• заручиться согласием всех заинтересованных лиц, замотивировать участников.

Желательно, чтобы в нем приняли участие руководитель проекта, команда проекта, высшее руководство организации, другие ключевые участники.

На собрании обычно руководитель проекта проводит его краткую презентацию, после чего отвечает на вопросы участников.

На выходе каждый участник должен четко представлять себе:

• какие задачи решает проект;

• кто руководит проектом;

• ключевых клиентов и стейкхолдеров;

• выгоды этих сторон от реализации проекта;

• внутреннюю организацию проекта, распределение ролей;

• параметры проекта: цели, объем работ, сроки, бюджет;

• основные трудности и методы их преодоления.

Практическое задание 49

Пропишите сценарий собрания по запуску вашего проекта.

Если проект реальный и находится в соответствующей стадии, то и проведите.

Порой собрания недостаточно, и нужно провести стратегическую сессию с ключевыми участниками команды проекта. Чтобы не просто озвучить решения высшего руководства, а дествительно прийти к согласию.[168]