Читать книгу "Тайм-менеджмент в два счета - Александр Горбачев"

При двойном щелчке левой кнопкой мыши по заголовку сообщения появляется диалоговое окно Заголовок удаленного сообщения, предлагающее следующее:

Из приведенных на рисунке четырех пунктов нам с вами интересны только 2 и 4:

пометить сообщение для загрузки – и тогда по нажатию клавиши F9 вы получите письмо целиком;

пометить сообщение для удаления с сервера – и тогда по нажатию клавиши F9 письмо будет удалено с сервера.

Выбор других вариантов загрузки MS Outlook 2007

При создании ярлыка на рабочем столе можно настроить запуск программы особым образом. В MS Outlook 2007 есть возможность открывать программу с вариациями. Ниже описаны наиболее полезные текстовые ключи.

Как ими пользоваться.

Создайте ярлык на рабочем столе, запускающий MS Outlook 2007.

Нажмите правую кнопку мыши, выберите пункты Свойства ярлыка.

На закладке Ярлык в поле Объект указан путь к файлу запуска MS Outlook 2007.

«C: Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11OUTLOOK.EXE».

Следует ввести указанный ключ через пробел в конце этой строки. Например, чтобы по нажатию на ярлык запускалась форма создания новой задачи, это выглядит так:

«C: Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11OUTLOOK.EXE» /с ipm.note.

Теперь, чтобы ускорить работу с программой, укажем клавиатурное сокращение для быстрого запуска. В поле Быстрый вызов поставьте курсор. Нажмите Ctrl + Alt +E.

После чего нажмите OK, чтобы сохранить сделанные настройки.

Теперь при запуске этого ярлыка у вас на экране появится вот это меню:

Более того, если вы нажмете на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Alt+E, то произойдет то же самое – появится форма для создания нового сообщения. Это крайне удобно и просто в обращении. К примеру, вы заняты работой или поиском в Интернете и вспоминаете, что нужно написать письмо. Все, что нужно, чтобы его создать, – нажать аккорд на клавиатуре, ввести в появившейся форме все необходимые параметры сообщения и отправить его (Ctrl+Enter). E-mail сохранится в MS Outlook 2007, меню исчезает с экрана, вы продолжаете спокойно заниматься текущим делом.

Каждый из ключей можно настроить на отдельный ярлык и, таким образом, иметь требуемый набор элементов запуска MS Outlook 2007.

ПРИМЕЧАНИЕ

MS Outlook 2007 имеет в своем распоряжении еще десяток ключей, здесь не представленных. Однако опыт показывает, что в повседневном использовании они малоэффективны. Если вам все же интересно узнать, что еще может MS Outlook 2007, обратитесь на сайт Майкрософт за более подробной информацией.

Глава 2

Почтовый клиент

Начнем изучение MS Outlook 2007 с почтового клиента. Первое, что следует сделать, – это перевести работу с почтой в данную программу. Для этого мы научимся настраивать почтовый аккаунт (адрес вашей почты для получения на данный компьютер), после чего рассмотрим рядовые функции при получении, формировании и отправке почты. И в завершение – несколько полезных мелочей, которые упростят и ускорят вашу работу с E-mail.

Первая базовая ошибка: удалять письма. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка. Удалять следует только письма с вирусами и бесполезным спамом.

Пример таковых приводится ниже:

бесполезный спам – к нему относятся все сообщения, не несущие смысловой нагрузки для получателя;

вирусы – как правило, в таких письмах текст изложен на английском языке и есть пометка, что письмо «Проверено – вирусов нет! Важно! Срочно! Также имеются вложения!» Такие письма мы удаляем с помощью кнопки йе^е. Не задумываясь! Вложения не открывать!!! Подобные ваши действия могут запустить вирус!

Создание и редактирование сообщений

Создание сообщений

Создать новое письмо можно, либо нажав кнопку Создать на панели инструментов, либо выбрав в меню Файл ► Создать ► Сообщение, либо применив третий вариант – нажать «горячие» клавиши Shift+Ctrl+М или открыть папку «Почта» и нажать клавиши Ctrl+N.

Появляется классическое меню создания нового сообщения. Нам необходимо знать несколько обязательных возможностей при создании и отправке сообщений:

изменение формата передачи сообщения;

ввод адресов вручную;

использование уже созданных контактов для отправки;

создание и использование подписей;

ввод темы сообщения;

формирование вложения в письмо;

вставка элементов MS Outlook 2007;

вставка гиперссылки;

сохранение черновика;

отправка сообщения;

отправка копий сообщений;

повторная отправка сообщения.

Рассмотрим подробнее каждый из перечисленных пунктов в порядке последовательности их освоения.

Сравнение возможностей различных форматов отправки сообщений

Для отправки сообщений вы можете выбрать один из следующих форматов: HTML, Outlook Rich Text (Формат RTF) или Plain Text (Обычный текст). Они подробно представлены в таблице.

Если вы хотите обеспечить наибольшую надежность, используйте при отправке сообщений по электронной почте простой текст, если вам не нужны возможности HTML. Если вы используете HTML, будьте готовы к тому, что ряд получателей не смогут увидеть отправленные вами сообщения в том виде, в котором вы планировали их представить. Еще одним из преимуществ простого текста является наименьший размер самого письма по сравнению с двумя другими форматами.

Ввод адресов вручную

Если вам известны адреса электронной почты получателей, вы можете вводить их в поле Кому…, отделяя точками с запятой. На рисунке видно, как выделены два E-mail. Формат ввода электронного адреса таков: [email protected].