Читать книгу "Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений - Глеб Архангельский"

Добреньким, мягкотелым руководителем его не назовешь. Он строг, взыскателен и компетентен. Но тем не менее, с каким бы вопросом он к тебе ни обращался, как бы сложна ни была проблема, над которой надо работать, стоит Александру появиться, и у всех поднимается настроение. Таким качеством обладают голливудские актеры и харизматичные политические лидеры.

«Мы получили идеальное дополнение к корпоративной системе документооборота, повышающее личную и командную эффективность. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно оценить в 10–15 %. Потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента».

Александр Селютин, зам. начальника департамента информатизации ОАО РАО «ЕЭС России»

Проблема с договорами

В департаменте, который контролирует все IT-проекты огромной корпорации, трудится всего двадцать человек.

Главная функция департамента – точно выбирать контрагентов, которые будут реализовывать жизненно необходимые для РАО «ЕЭС» IT-программы, и управлять процессом взаимодействия с ними.

Кроме того, что департамент не должен ошибиться, выбирая исполнителя среди множества претендентов на выполнение заказов одной из крупнейших корпораций страны, есть еще и подводная часть айсберга: после того, как выбор сделан, необходимо пройти множество согласований. Как правило, каждый договор рассматривается как минимум в шести департаментах корпорации. И на каждом этапе в документ вносятся коррективы.

Масштабы работ все время растут, договоров и согласований становится все больше. Первоначальным управленческим решением и, соответственно, сложившейся практикой было делегирование всей работы с договорами ответственному за это исполнителю. Казалось бы, простая техническая работа, которая требует лишь тщательности, внимания к деталям и аккуратности.

Но получалось, что все, связанное с договорами, замыкалась на одном человеке и зависело лишь от него. В такой ситуации даже святой постепенно начнет преувеличивать значимость своей работы и получать удовольствие от того, что от него многие зависят.

Необходим был подход, который позволил бы снизить значимость человеческого фактора и сделал бы систему прохождения договоров через необходимые согласования прозрачной и удобной. Требовалось некое дополнение к корпоративной системе документооборота, которое позволило бы внутри департамента управлять потоком договоров, сконцентрировавшись на контроле хода и качества работ.

Рассказывает Александр Селютин:

– Самым неприятным в ситуации недостаточной четкости и предсказуемости в оформлении договоров было то, что создавался очень проблемный фон взаимоотношений с нашими контрагентами. Как правило, для них контакт с РАО «ЕЭС» очень важен и занимает особое место в их бизнесе. Люди долго к этому идут, готовятся, волнуются, удастся ли им выиграть тендер…

Когда в течение нескольких недель, а то и дольше, договор не подписывается, их чувства можно сравнить только с чувствами невесты, которую оставили в одиночестве у алтаря. Конечно, не секрет, что корпорации-гиганты, как правило, занимают одностороннюю доминирующую позицию по отношению к своим поставщикам, жестко ставя свои условия и редко их меняя.

Но когда в подобном давлении через затягивание оформления договора нет абсолютно никакого смысла – это абсурд. Нам нужно, чтобы работа была выполнена не просто хорошо, а и с душой. Но разве это возможно, когда у наших поставщиков все нервы вымотаны еще до старта?

Решение: электронная пустографка

В результате удалось найти простое и элегантное решение проблемы. Для управления процессом была разработана форма задачи Outlook, определяющая основные параметры отслеживаемого договора.

Руководитель, ставя задачу согласования договора, задает его параметры на вкладке «Контроль» (см. рис. 1).

Рис. 1. Вкладка «Контроль»

После того как руководитель определил предмет договора, контрагента, плановый срок согласования и другие необходимые параметры, задача отсылается исполнителю (см. рис. 2).

Рис. 2. Вкладка «Исполнение»

Сотрудник, получивший задачу на вкладке «Исполнение», видит весь порядок своих действий. Согласовав договор со следующим департаментом, сотрудник ставит соответствующую «галочку» и дату получения согласования.

Все изменения, вносимые исполнителем, автоматически пересылаются руководителю и отображаются в его версии задачи.

У руководителя настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров (см. рис. 3).

В этом представлении руководитель может в зависимости от ситуации изменять приоритетность договоров, контролировать сроки их согласования, видеть статус договора – с какими департаментами он уже был согласован.

Средства автоматического форматирования Outlook позволили консультантам настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока согласования к сегодняшнему дню.

Это простая обзорная матрица сделала процесс согласования договоров управляемым, позволила более жестко ставить сроки и отслеживать их соблюдение.

Александр Селютин сравнивает эту систему с прожектором, который высветил все туманные, неясные стороны работы с договорами и сделал ее полностью прозрачной.

Рис. 3. Обзор всех договоров

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ

ЧТО МНЕ НРАВИТСЯ В OUTLOOK БОЛЬШЕ ВСЕГО

Андрей Томилин, руководитель юридического отдела «АЛФ Консалтинг Групп», участник Тайм-менеджерского сообщества

Конечно, каждый человек, начавший пользоваться этой программой, находит в ней что-то свое. Я хочу рассказать о том, что понравилось в Outlook лично мне и что облегчает мою повседневную работу. Когда я открыл для себя MS Outlook 2002, самым важным для меня было то, что программа позволяет хранить в одном файле все данные (или выборку данных по определенным критериям) и переносить их на другой компьютер. В своей повседневной деятельности я очень люблю использовать папку «Заметки», куда собираю свои и чужие мысли, понравившиеся мне цитаты, выдержки из статей в виде заметок с разделением по тематике. С помощью Outlook очень удобно переносить понравившиеся цитаты из Интернета. Простота меня впечатлила: достаточно выделить цитату мышкой и перетащить ее, удерживая левой кнопкой мыши, на значок MS Outlook, который при этом раскрывается. После этого остается лишь «затащить» «пойманную» мысль на нужную категорию заметок и отпустить мышь. Все. Заметка создана в нужной категории. Если нужна ссылка на источник – перетаскиваю ее тем же способом. Все очень просто и легко. Именно это мне и нравится в Outlook. Кроме того, я использую Outlook как диспетчер задач, с его помощью веду учет рабочего времени и планирую рабочий день, в нем храню адреса и телефоны. Другими достоинствами программы являются наличие напоминаний, совместимость с другими программными продуктами и возможность переносить данные в календарь мобильного телефона, адресную книгу и т. д. Все это вместе делает Outlook отличным помощником современного менеджера.