Читать книгу "ПРОДУКТИВНЫЙ НИНДЗЯ. Работай лучше, получай больше, люби свое дело - Грем Олкотт"

✓ Маневренность ниндзя проистекает из способности ухватывать и фиксировать идеи в момент их появления, сохраняя сосредоточенность на текущем занятии.

✓ Ниндзя всегда готов: отмечая и фиксируя все то, что приходит ему в голову, он готовится перейти к фазе организации. Ниндзя знает, как достичь дзен-спокойствия. Истинное спокойствие проистекает из умения быть безжалостным, подготовленным и уверенным.

✓ Дзен-спокойствие ниндзя – это следствие ясности мышления. Умелый перенос информации во второй мозг позволяет полностью расслабиться.

7. Навыки организации

«В молодости я ценил свободу, в старости ценю порядок. Я сделал великое открытие: свободу рождает порядок».

Уилл Дюрант

К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная наша задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.

Три уровня списков

Фаза организации требует мышления в режиме «начальник», но истинный ниндзя должен не забывать о режиме «работник» (режим действия) и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого momentum [12], когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «работника». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства. Мы с вами впервые заговорили о необходимых структурах. Далее мы перейдем к обсуждению оптимальных инструментов (бумага, программные приложения, Outlook и т. п.). Стандартного списка дел недостаточно для обретения должной подвижности для решения сложных задач, с которыми мы постоянно сталкиваемся в квалифицированной работе – от мгновенных действий до задач в рамках больших проектов. Списки дел нам не помогут, поскольку содержащиеся в них задания нам предстоит разделить на два или три разных списка. Выполнить их в рамках одного списка, скорее всего, не удастся. Мы разделим наш список на три уровня. Так будет действовать наш второй мозг:

✓ СПИСОК ПРОЕКТОВ

✓ ОСНОВНОЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

✓ ПОВСЕДНЕВНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

В этой главе мы с вами обсудим все три списка, а также остальные компоненты организации. А затем мы проанализируем свое умение задавать правильно выбранные вопросы в логическом порядке. Это облегчит задачу организации и сделает процесс более интуитивным. Ближе к концу главы мы начнем обсуждать практические вопросы создания второго мозга. И, конечно же, в конце вас ждет упражнение, которое предстоит выполнить только вам!

Список проектов

Давайте начнем с самого высокого из трех уровней. «Список проектов» мы будем использовать для отслеживания всех проектов, над которыми работаем. Проектом я называю набор действий, направленных на достижение определенной цели. Таким образом, проектом можно назвать любую работу, для завершения которой требуется более двух шагов, не важно – больших или малых.

Например, замена телефона, когда истекает телефонный контракт, считается одним делом, хотя на самом деле это не так. Возможно, надо приобрести новый телефон и присоединиться к новой телефонной сети, а для этого приходится выполнить ряд действий: изучить новые модели телефонов в Интернете, позвонить своему провайдеру, сравнить тарифные планы, подумать о том, как мы используем телефон сегодня, поговорить с друзьями, посетить ближайший магазин, купить телефон, активировать его и внести обеспечительный платеж. Такова последовательность действий одного проекта.

Даже когда нужно проделать всего пару действий, но на достижение результата уйдет более недели, я бы назвал это проектом. Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, имея дело с обычными списками дел, – обычный список не дает нам ощущения масштаба. И мы соединяем в одном списке мелкие действия с крупными проектами, а потом удивляемся, почему это нам так тяжело! Выделение крупных проектов в отдельный список – это первый этап установления контроля.

Список проектов – это перечень всех текущих проектов, которыми вы занимаетесь. Пользоваться этим списком ежедневно не требуется. Мы вернемся к нему, когда в следующей главе будем обсуждать фазу обзора и анализа. Список проектов не должен быть детализированным. Его функция – обеспечить вам хотя бы раз в неделю объект для стратегической сосредоточенности.

Список проектов генерирует действия. Каждый проект включает одно или несколько текущих действий. По мере развития проектов будут возникать новые действия, которые мы занесем в основной список действий, готовый к завершению.

Название проекта

Размышляя об организации и названии своих проектов, следует ясно представлять себе успешный результат. Попробуйте ответить на следующие вопросы:

✓ Какой результат я могу считать успешным?

✓ Как я смогу определить, что достиг его?

Эти простые вопросы помогут нам не только определить проект, но еще и дать ему название. Попробуйте называть проекты так, чтобы в их названии отражался критерий достижения цели. Вместо того чтобы записать в список «Конференция», запишите «Конференция для 100 делегатов». Вместо «Техосмотр» напишите «Пройти техосмотр к 21 марта».

Организация списка проектов

Внутри списка проекты можно группировать или разбивать на разделы. Это сделает список более читабельным, и в нем станет легче ориентироваться. Группировать и организовывать проекты можно так, как вам захочется.

Самый очевидный способ – разбиение на простые категории. Например:

Работа

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

Дом

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

Можно немного усложнить задачу. Попробуйте разбить рабочие проекты на несколько простых подкатегорий. Вот примеры рабочих проектов:

Работа – Продажи

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

Работа – Коллеги

………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………….

Работа – Финансовый менеджмент / Бюджет

………………………………………………………………………….