Читать книгу "Радость малого. Как избавиться от хлама, привести себя в порядок и начать жить - Фрэнсин Джей"

Вышеперечисленные стратегии устранят большую часть нежелательной почты. По своему желанию можно также ограничить входящую корреспонденцию от компаний, с которыми у вас есть дела, перейдя на электронные способы коммуникации. Например, зарегистрируйтесь для получения счетов в электронном виде. Ваш письменный стол станет намного чище, когда счета за газ, электричество, коммунальные услуги, телефон, кабельное телевидение и страховку станут приходить по электронной почте, а не в бумажном виде. Можно даже разрешить автоматически списывать сумму задолженности с вашего банковского счета. Банковские выписки и отчеты по кредитным картам можно тоже получать онлайн.

Уф! Я понимаю, что это большая работа, но когда речь идет о минимизации почтовой корреспонденции и бумаг, лучшая защита – нападение. Ваши усилия вознаградятся, когда вы увидите пустой почтовый ящик и сядете за свой замечательный письменный стол без единой бумажки.

Что-то прибыло, значит, что-то убыло

Будем откровенны: все мы грешим привязанностью к старой офисной и компьютерной технике. Мы отправляемся покупать технические новинки, представляя себе, как возрастет наша эффективность. Удивляемся, почему, ради всего святого, мы так долго цеплялись за свой старый компьютер, принтер или факс. Мы радостно устанавливаем новехонький девайс. После того как включили его, убедились, что он работает, и поздравили себя с замечательным приобретением, замечаем, что и старый тоже здесь – позабыт-позаброшен. И прежде чем мы соберем его на выход, нам становится грустно и стыдно. Может, не надо его выбрасывать, раз он все-таки работает, а? Он верой и правдой служил нам долгие годы, а кроме того, полезно будет иметь запасной вариант на случай, если новый прибор сломается…

Вот прямо здесь и остановитесь! Ваш кабинет – не дом призрения для пожилой и устаревшей техники. Вернитесь на землю: если ваш лазерный принтер сломается, вы что, извлечете на свет божий матричный? Попользовавшись 30-дюймовым ЖК-монитором, вы сможете вернуться к 15-дюймовому ЭЛТ-монитору? Если ваш ноутбук склеит ласты, вы, не моргнув глазом, сядете за свой старый настольный компьютер? Вряд ли – вместо того чтобы возвращать на службу ветеранов, вы наверняка воспользуетесь гарантией или купите замену. С этого момента, купив что-то новое из техники, отдавайте старый аппарат на благотворительность – лучше пусть им пользуется кто-то другой, чем он будет собирать пыль.

Применяйте правило «Один на вход – один на выход» и к мелочам: то, что вещь невелика по размерам, не оправдывает наличия у нее дубликатов. Сколько у вас степлеров, линеек, мотков клейкой ленты, точилок для карандашей и ножниц? Если больше, чем по одной штуке, то это слишком много! Такие предметы, как, например, степлер, не нуждаются в заместителях: в маловероятном случае поломки их можно заменить без особого труда и затрат. Не занимайте драгоценное пространство под склад резервов. Избавьтесь от дубликатов, а когда приносите домой новую улучшенную версию того, что у вас уже есть, отправьте старый предмет вон. (А если новый – не более чем рекламный трюк, вроде ручки или линейки с корпоративным логотипом, то и вовсе не несите его домой.)

Правило «Один на вход – один на выход» поможет навести порядок и в ваших документах. Архивируя новый счет или банковскую выписку, выбрасывайте самые старые из аналогичных документов (при условии, что они не понадобятся вам для налоговых, финансовых или юридических целей). Другими словами, если вы храните счета за коммунальные услуги на протяжении года, то выбрасывайте счет за прошлый июнь одновременно с получением счета за июнь текущего года. Подшивая новую статью об инвестициях в недвижимость, избавляйтесь от другой, потерявшей актуальность. И вообще, закладыванию любого листа бумаги в папку должно сопутствовать избавление от другого листа. Этот метод позволит вам поддерживать архивы в актуальном состоянии и избавит от необходимости чистить их в будущем. Поступайте так же с журналами, газетами и каталогами: как только появляется свежий номер, отправляйте старый в корзину.

Сводим к минимуму

Для того чтобы получить действительно минималистский офис, сведите свои принадлежности к необходимому минимуму. Например, если за год вы отправляете всего десяток писем, вам не нужна стопка из пятисот конвертов наготове. Если вам редко требуются резинки для документов, избавьтесь от их запаса в ящике стола. Если вы работаете в основном с электронными документами, задумайтесь об отбраковке своих ручек.

В наше время создавать запасы офисных принадлежностей практически не нужно – пусть их держат для вас продавцы канцтоваров. Почти все, что вам может потребоваться, можно легко получить в близлежащем магазине или заказать в Интернете (как правило, онлайн-заказы, сделанные в крупных магазинах, доставляют бесплатно в течение суток). Это похоже на гигантскую отдельно стоящую кладовую принадлежностей, в которой есть все, чего душа пожелает! Определите свой уровень комфорта: если вам кажется, что вы не сможете работать без пятилетнего запаса бумаги, картриджей или стикеров, – будь по вашему. Но если места у вас немного, места для хранения негусто или вам просто нравится сидеть за чистым столом, то наверняка можно обойтись меньшим. В конечном счете, это забавный эксперимент – вы убедитесь, что мир не рухнет, если у вас закончатся скрепки.

Проявив некоторую смекалку, можно минимизировать и офисную технику. Не надо иметь факс – достаточно зарегистрироваться на онлайн-сервисе отправки факсов и отправлять документы прямо с компьютера. Подумайте об отказе от проводной телефонной связи в пользу сотовой и об использовании голосовой почты вместо автоответчика. Сделайте своим основным рабочим инструментом ноутбук и избавьтесь от настольного компьютера. Выбирайте многофункциональные устройства: например, принтер, совмещенный со сканером и ксероксом, заменит три отдельных аппарата. Вы получите огромное удовольствие, представив себе, как можно все успеть при меньшем количестве техники!

Наконец, соберите в кулак всю свою волю к минимализму и обрушьте ее на свои бумаги. Мы уже говорили о способах ограничения потока входящей почты, таких как удаление контактной информации из списков рассылки рекламы и получение банковских выписок и счетов через Интернет. Тем не менее хотелось бы минимизировать количество бумаг, которое у нас уже есть. Для этих целей я настоятельно рекомендую инвестировать в приобретение сканера (или принтера с функцией сканирования). Да-да, это еще один предмет офисной техники, но он наверняка займет меньше места, чем горы бумаг, которые будут устранены с его помощью. Вы будете поражены, как вообще жили раньше без этого выдающегося слова техники! Я оцифровываю журнальные статьи, поздравительные открытки, письма, счета, банковские выписки, инструкции, фото, рекламные листовки и все прочее, что содержит нужную мне информацию, но не требуется в бумажном виде. (Конечно, нужно очень прилежно заниматься чисткой файлов в своем компьютере, иначе можно получить цифровое захламление.)

Прежде чем вы полностью обалдеете от радости сканирования, следует понять, что некоторые документы всегда должны быть в бумажном виде. Конкретные сроки хранения документов в большой степени определяют ваши личные обстоятельства, налоговые и юридические предписания и сложившаяся практика вашего региона. Приводимые ниже рекомендации призваны дать вам самое общее представление о том, что необходимо сохранять.