Читать книгу "Бережливый офис. Устранение потерь времени и денег - Энн Данн"

Некоторые примеры буферных и страховых ресурсов:

• сверхурочная работа;

• наем временных сотрудников;

• заключение гражданско-правовых договоров с требуемыми специалистами;

• привлечение к работе сотрудников, вышедших на пенсию, или добровольцев;

• постановка временных задач перед другими подразделениями внутри компании;

• непосредственное участие линейных руководителей и менеджеров в решении возникших задач;

• изменение графика работы – возможно, кто-то из сотрудников сможет работать до 19.00 на текущей неделе, а на следующей неделе ему можно предоставить дополнительный выходной.

Использовать буферные и страховые ресурсы следует достаточно осторожно и с определенной долей изобретательности. Их следует привлекать с минимальными затратами для организации и строго учитывать по мере использования. Одновременно следует продолжить внедрение инструментов бережливого производства, чтобы потребности в дополнительных ресурсах больше не возникало.

Преимущества буферных и страховых ресурсов:

• позволяют отдавать приоритет потребительскому спросу и удовлетворять его;

• для уменьшения потребности в дополнительных ресурсах применяют технику кайдзен;

• предотвращают «выгорание» сотрудников на работе и помогают снизить уровень стресса в офисе;

• помогают выровнять рабочую нагрузку при увеличении объемов работы.

5. Контрольные показатели эффективности

Различают контрольные показатели двух уровней: показатели для отдела или организации и показатели для сотрудника, выполняющего работу по созданию ценности. Оба вида показателей должны быть взаимосвязаны. Если диетолог (сотрудник) службы питания больницы собирает данные о количестве жалоб на этаж по каждой из назначенных диет, а самой службе питания требуется информация о количестве порций, не съеденных больными (лишние расходы больницы), возникает противоречие. Информация, которую отслеживает сотрудник, и задачи организации по совершенствованию своей деятельности должны быть взаимосвязаны.

Чтобы создать и внедрить контрольные показатели эффективности, необходимо выполнить следующие восемь шагов:

1. Перечитайте устав команды, чтобы понять стратегию дальнейшей работы

Следует убедиться в согласии лидера проекта с объектом и задачами контроля. Это имеет первостепенное значения для любых инициатив по внедрению концепции бережливого производства.

2. Оцените работу офиса с точки зрения концепции бережливого производства

Такая оценка поможет вам составить общее представление о том, на каком этапе пути по внедрению системы бережливого производства вы находитесь. Результаты оценки можно отобразить в виде лепестковой диаграммы, как показано в примере ниже. Методику оценки см. в приложении А.

3. Выберите необходимые показатели

Выбор показателей для конкретной административной зоны во многом определяется особенностями организации. На него также могут влиять требования потребителя и других заинтересованных сторон по совершенствованию работы компании. Все эти параметры должны быть согласованы с лидером проекта и затем доведены до членов команды через устав.

4. Согласуйте выбранные показатели с руководством

Члены команды (при посредничестве лидера) должны поэтапно обсудить и согласовать выбранные показатели с руководством организации. Обмен предложениями и мнениями может продолжаться до тех пор, пока не будет найдена общая точка зрения.

5. Рассчитайте контрольные значения показателей

На карте текущего состояния потока создания ценности представлены данные об общем времени обработки заказа и общем времени ожидания. Команда должна ответить на следующие вопросы:

• Кто будет ответственным за документирование измерений?

• Как часто следует проверять значения показателей?

• В какой форме должна быть представлена полученная информация?

• Кому будут представляться отчеты по результатам проверки?

• Где следует разместить графики или иные визуальные средства представления результатов проверки?

6. Обозначьте целевые значения для каждого из показателей

И снова поэтапно обсудите данный вопрос с руководством. Целевые показатели должны быть реалистичными и достижимыми. В противном случае вы можете не добиться желаемых результатов. По мере достижения поставленных целей команды будут действовать все активнее и активнее, поскольку люди начнут чувствовать, что они контролируют свою работу и вносят в нее значимый вклад.

7. Представьте показатели эффективности в наглядной форме

Если показатели не представлены в наглядной форме, их использование не принесет никаких результатов! Практикуйте «либеральный подход к распространению информации». Вывешивайте показатели для всеобщего ознакомления и делайте рядом соответствующие отметки. Это будет способствовать повышению заинтересованности сотрудников в работе.

8. Продолжайте отслеживать показатели, совершенствовать процессы и информировать всех о достигнутых результатах

Преимущества системы контрольных показателей:

• позволяет объединить команду и задать направление на пути к общей цели;

• подчеркивает значимость непрерывного совершенствования бизнес-процессов;

• способствует более успешной работе сотрудников в команде;

• помогает усовершенствовать работу организации во всех сферах и при непосредственном участии сотрудников.

6. Планерки

Планерки (короткие совещания, как правило, утренние) проводятся с целью распределить объем работы на день и поставить общие задачи. Такие совещания служат постоянным (ежедневным) напоминанием о тех вопросах, которые находятся под непрерывным контролем (т. е. о контрольных показателях, а также необходимости оказания поддержки в случае прогнозируемого увеличения потребительского спроса).