Читать книгу "Как провести собрание - Дидье Нуайе"

6. Записывайте промежуточные выводы, пункты, по которым достигнуто согласие.

7. При этом не концентрируйтесь исключительно на доске, сохраняйте визуальный контакт со слушателями.

8. Пишите крупно, понятно.

9. По возможности, заранее подготовьте необходимые графики, рисунки или таблицу для классификации внесенных дополнений к повестке дня.

10. Предлагайте участникам самим активно использовать доску.

Польза обобщений

Если выступающий многословен, сделайте краткое резюме сказанного или предложите ему подвести итоги.

Подчеркните общую точку зрения, отметьте те аспекты, по которым достигнуто согласие.

Делайте промежуточные выводы по ходу обсуждения и убедитесь, что участники согласны с ними.

Резюмируйте противоположные точки зрения и найдите в каждой из них рациональное зерно. Совместно выработайте третью точку зрения, учитывающую обе конфликтующие позиции и предлагающую конструктивное решение.

Разногласия – хорошее топливо для дискуссий и коллективного обсуждения. Ведение собрания – это искусство обобщения противоположных точек зрения, позволяющее перейти от пустого декларирования к продуктивному анализу.

Иногда разные точки зрения оказываются непримиримыми. Укажите участникам собрания на очевидный вред такой позиции для работы собрания в целом и для каждого из присутствующих.

Берегите время

1. Начинайте и заканчивайте собрание в назначенное время, соблюдайте объявленные перерывы.

2. Контролируйте время сами или назначьте одного из присутствующих.

3. Не выходите за временные рамки, предусмотренные для каждой части собрания.

4. Напоминайте о поставленной цели, когда теряется нить обсуждения.

5. Не давайте воли болтунам, призывайте их к лаконичности.

6. Наглядно показывайте, насколько продвинулась работа за время собрания, и формулируйте задачи, которые еще предстоит решить.

Вы хорошо вели собрание?

1. Вам удалось создать благоприятную атмосферу для обмена мнениями?

2. Вы следили за регламентом? Все смогли высказаться? Все внимательно слушали?

3. Вы помогли развить и структурировать идеи, сделать выводы?

4. Вы использовали флип-чарты для обсуждения и формулировки выводов?

5. Вы обратили внимание на трения и избежали возможных конфликтов?

6. Вы разумно использовали время? Достигли ожидаемых результатов?

4. Создаем рабочую группу

Предложите план действий

Предложите рабочей группе план действий – это облегчит совместную деятельность. Порядок действий может быть следующим (в случае необходимости обсудите его с присутствующими):

Разбейтесь на мини-группы

Предусмотрите в плане собрания работу в мини-группах по 2–3 человека. Так участникам проще высказывать свое мнение, и все будут вовлечены в процесс обсуждения. Поставьте четкие задачи.

Например.

• Найдите два варианта решения данной задачи.

• Выработайте точную формулировку затронутой проблемы.

• Подготовьте три вопроса по теме.

• Сформулируйте аргументы в пользу…

• Выдайте рекомендации по продлению сроков эксплуатации оборудования.

• Обозначьте лимит времени 5-15 минут и форму презентации материала: например, подготовка стенда, плаката.

Одна голова хорошо, а… много – лучше

Дайте каждому участнику листок бумаги и фломастер (такая работа возможна и в парах).

Поставьте вопрос на обсуждение и напишите его на доске.

Попросите участников записать свой ответ (предложение, вопрос).

Время пошло (5-10 минут).

Пишем:

• одну мысль – на один листок;

• фразу, понятную без комментариев;

• крупно, ярко, чтобы было видно издалека.

Соберите листочки, прочтите каждую фразу вслух.

Прикрепите их к доске, сгруппировав по смыслу.

Таблица – наш помощник

Или например: возможные возражения и ответы на них, потенциальные риски и превентивные меры; задачи и действия, направленные на их решение, и.т.д.

Вариант таблицы

Нарисуйте таблицу на доске и запишите идеи участников.

Вы можете также раздать им листки и сгруппировать их предложения на доске.

Мозговой штурм: говорят все

1. Определите «объект атаки». На какой вопрос мы хотим ответить?

2. Напомните всем участникам правила мозгового штурма.

• Полная свобода. Каждый говорит то, что думает.

• Никого не критикуем. Судить будем потом.

• Чем больше – тем лучше. Максимум идей в сжатый срок.

• Прислушивайтесь к другим, впитывайте их мысли.

• Все записывайте.

3. В течение 10 минут все высказывают свои идеи.

4. Рассортируйте и классифицируйте высказанные идеи.

5. Выберите несколько идей, которые стоит развить и воплотить.

Мозговой штурм: пишут все

Обсуждение будет продуктивным, если за короткое время каждый сможет высказаться.

Совет:

задаем конкретный вопрос;

каждый записывает ответ на бумаге и передает соседу; приветствуются все идеи;

каждый участник добавляет свою мысль, даже если она кажется нелепой или нереальной, либо повторяет предыдущую (с некоторыми изменениями); каждый листок проходит минимум два круга.

5. Вы – мастер презентаций

Максимум эффекта

1. Разрядите обстановку анекдотом, вспомните забавный случай, приведите яркий пример. Опирайтесь на неоспоримые факты.