Читать книгу "Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере - Алексей Гладкий"

Чтобы отправить приказ на принтер, нажмите кнопку Печать, расположенную в левом верхнем углу окна.

После нажатия в окне ввода приказа (см. рис. 2.29) кнопки Сохранить сотрудник будет перенесен из списка кандидатов в список сотрудников предприятия.

Ведение карточки сотрудника

Как мы уже отмечали ранее, в программе «Отдел кадров» по каждому сотруднику предприятия ведется карточка, которая содержит все необходимые сведения: пол, возраст, образование, место жительства, и т. д. Эту карточку можно вывести на печать по утвержденной форме № Т-2.

Карточка заводится на каждого вновь принимаемого на работу сотрудника, но впоследствии ее содержимое можно отредактировать. О том, как завести карточку на нового сотрудника, мы говорили ранее. Чтобы отредактировать карточку по сотруднику предприятия, нужно дважды щелкнуть на нем в списке мышью, или выделить его щелчком мыши и в появившемся слева наборе инструментов нажать кнопку Редактировать.

При открытии карточки на ней отображается общая сводная информация о сотруднике (рис. 2.39).

Рис. 2.39. Карточка сотрудника, сводные сведения

Как видно на рисунке, сводные сведения содержатся на вкладке Все. Перечень вкладок находится в правой части окна, каждая вкладка предназначена для ввода, редактирования и хранения соответствующей информации. Исключением является только вкладка Все – на ней ввод и редактирование данных невозможны, а информация доступна только для просмотра.

Далее мы рассмотрим порядок работы на вкладках окна карточки сотрудника.

Ввод общих сведений о сотруднике

Заполнение карточки сотрудника обычно начинается на вкладке Общее, на которой вводятся самые основные сведения о сотруднике. Содержимое данной вкладки показано на рис. 2.40.

Рис. 2.40. Ввод общий сведений о сотруднике

Напомним, что фамилия, имя и отчество сотрудника, а также его табельный номер вводятся еще на стадии его оформления как кандидата. Но вы можете изменить эти реквизиты на вкладке Общее: например, женщина может сменить фамилию после замужества, либо сгенерированный автоматически табельный номер нужно привести в соответствие с действующей на предприятии системой табельных номеров, и т. д.

С помощью переключателя Пол указывается пол сотрудника – Мужской или Женский.

Поля Гражданство и Национальность заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих раскрывающихся списков. При необходимости можно дополнить содержимое этих списков – для этого нужно нажать кнопку выбора, расположенную справа от поля, и в открывшемся окне справочника ввести требуемые сведения.

Справа от этих полей находится область Фото, которая предназначена для фотографии сотрудника. Чтобы вставить в карточку фотографию, нажмите кнопку со знаком «плюс» – в результате откроется окно, в котором по обычным правилам работы с Windows-приложениями указывается путь к файлу с фотографией (этот файл должен иметь расширение JPEG – другие графические форматы программа не поддерживает).

Если впоследствии потребуется удалить фотографию из карточки сотрудника, то в области Фото нажмите кнопку со знаком «минус». Фотография будет удалена после сохранения карточки сотрудника с помощью кнопки Сохранить (эта кнопка находится справа внизу окна и доступна на всех его вкладках).

Сведения о дате и месте рождении сотрудника, а также о его возрасте вводятся в области Дата и место рождения. В поле Дата рождения из календаря, который находится в раскрывающемся списке, выбирается дата рождения сотрудника. После заполнения данного поля программа автоматически заполнит поле Возраст, в котором отобразится возраст сотрудника на сегодняшнюю дату.

Поля Страна, Область, Район и Населенный пункт заполняются одинаково – путем выбора значений из соответствующих справочников (для вызова справочника используйте кнопку выбора). При необходимости в каждый из этих справочников можно ввести новые значения, и сразу после этого выбрать их для заполнения полей.

Значение поля Полный адрес генерируется программой автоматически на основании значений полей Страна, Область, Район и Населенный пункт после сохранения внесенных данных с помощью кнопки Сохранить.

В области Прочее указываются дополнительные сведения о сотруднике: семейное положение, образование, номер свидетельства ПФР, номер медицинской страховки, индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), и др.

Значения полей Семейное положение и Образование выбираются из раскрывающихся списков, содержимое которых формируется в соответствующих справочниках (причем сделать это можно прямо из карточки сотрудника, вызвав справочник с помощью кнопки выбора). Номера страховки ПФР, медицинского полиса и ИНН вводятся с клавиатуры, а поля Категория персонала и Группа персонала заполняются по аналогии с параметрами Семейное положение и Образование. Отметим, что необходимость заполнения полей Категория персонала и Группа персонала определяется особенностями организации кадрового учета на конкретном предприятии.

Ввод сведений о документе, удостоверяющем личность

На вкладке Паспорт вводятся сведения о документе, удостоверяющем личность сотрудника. Несмотря на такое название вкладки, здесь можно вводить данные не только о паспорте, поскольку в России существует немало других документов, удостоверяющих личность. Это может быть, например, свидетельство о рождении, удостоверение беженца, военный билет, и т. д.

Содержимое вкладки Паспорт показано на рис. 2.41.

Рис. 2.41. Ввод сведений о документе, удостоверяющем личность

В первую очередь нужно указать вид документа, о котором будут вводиться сведения. Не секрет, что в подавляющем большинстве случаев это будет паспорт гражданина Российской Федерации. Выбор вида документа осуществляется из раскрывающегося списка, а если в списке нет нужной позиции – нажмите расположенную справа от данного поля кнопку, и в открывшемся окне справочника видов документов добавьте требуемые сведения. Аналогичным образом заполняется поле Кем выдан, в котором указывается наименование органа внутренних дел, выдавшего документ. Серия и номер документа, удостоверяющего личность, вводятся в соответствующих полях с клавиатуры, а в поле Дата выдачи с помощью календаря, который находится в раскрывающемся списке, указывается дата выдачи документа.