Читать книгу "Пять правил выдающейся эффективности. Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ"

• Вы получаете сообщение о том, что надо купить молока и хлеба по пути домой, и сразу же включаете его в список задач. Если сообщение электронное, то можно установить напоминание, чтобы не забыть и не испортить себе вечер.

• Вы видите объявление о премьере в вашем городе мюзикла, который вам давно хотелось посмотреть. Вы не запоминаете эту информацию, а вносите ее в перечень главных задач. (Если в этот момент вы находитесь за рулем, то остановитесь, чтобы не создавать аварийной ситуации.)

• Вы находите рецепт, который, возможно, вам захочется попробовать при случае. Внесите его в свои заметки и не дайте ему исчезнуть в ворохе бумаг в буфете.

Идея заключается в том, что при наличии системы управления основной четверкой нужна всего минута для ввода встретившейся важной информации, включения ее в процесс планирования дел из квадрата 2 и обеспечения доступности в любой момент.

Базовый прием 3: Создать ссылку

Случалось ли вам опаздывать на встречу из-за трудностей с получением необходимых данных? Приходилось ли вам выкраивать пару часов для работы над проектом и убивать первые полчаса на поиск нужной информации?

В каком квадрате вы находитесь, когда занимаетесь поиском необходимой информации? Обычно это квадрат 1. Время можно использовать гораздо продуктивнее, именно для этого предназначен базовый прием 3 «создать ссылку».

Изменение парадигмы состоит в понимании взаимосвязи информации и в проактивном взаимоувязывании ресурсов основной четверки, чтобы не разыскивать их впоследствии. В основе лежит принцип предварительной подготовки, соблюдение которого в большинстве случаев не требует много времени.

Хотя функции поиска электронных данных довольно эффективны, чем более организована и связана ключевая информация, тем меньше риск не найти нужный материал, тем сильнее чувство уверенности и тем скорее можно сконцентрироваться на важной работе. К тому же функции поиска бессильны перед информацией на бумажном носителе!

Установить связь можно следующим образом:

• Вставить существующий файл.

• Вставить активную гиперссылку.

• Создать текстовую ссылку.

Вот как это работает:

У Джона через несколько недель назначена встреча, и он знает, что ему нужно будет представить несколько отчетов. Не откладывая до последнего, он копирует электронные документы в событие в календаре с тем, чтобы на встрече получить необходимую информацию одним щелчком мыши.

Если Джон не хочет создавать дубликат, который появляется при копировании документа в событие, то определенные программы позволят создать активную гиперссылку на документ, который хранится на жестком диске. В этом случае при щелчке мышью открывается исходный файл. Можно также создать гиперссылку на статью из Интернета, в которой есть информация, относящаяся к встрече. Таким образом, на встрече Джон просто переходит по ссылкам в событии к нужным документам.

Допустим, Джон пользуется бумажной системой или ему нужно открыть документ, которого нет на жестком диске или в Сети. В таком случае можно создать текстовую ссылку (аналогичную гиперссылке), которая напомнит о том, какая информация нужна и где ее найти. В поле события можно, например, ввести такую запись:

.

Ссылка в угловых скобках показывает путь к нужной информации. Она показывает характер информации и место ее хранения (Маркетинг/Квартальные отчеты), а также содержит название конкретного документа (Отчет о рыночных ценах). По сути, это то же самое, что и гиперссылка или путь к ресурсу в адресной строке браузера. Разница лишь в том, что Джон набирает ее вручную, поскольку она относится к недоступному по щелчку мыши документу.

Вы можете использовать любой формат. Принцип здесь простой – заблаговременно собирать всю информацию, чтобы не биться над ее поиском впоследствии, когда кое-что уже подзабылось.

У этого приема множество вариаций:

• Если вы назначаете совещание команды и есть документ, с которым должны ознакомиться все, то не забудьте прикрепить его к уведомлению о совещании. Это позволит каждому получить к документу доступ и избавит вас от просьб предоставить его впоследствии.

• Если вы приглашены на совещание команды, а у вас есть документы, которые вы хотите взять с собой, но не демонстрировать остальным, то можно создать второе, параллельное событие, которое будет отображаться только в вашем календаре. Назовите его «Документы для совещания» и привяжите к нему нужные материалы. Таким образом, они будут под рукой, но доступными только вам.

• Возможно, на сервере находится совместно используемый финансовый отчет, который постоянно обновляется и который вам нужен еженедельно на совещаниях команды. Большинство программ позволяют создать ссылку на документ и вставить ее в повторяющееся событие так, что в нужный момент можно просто щелкнуть по ней и получить обновленную версию.

Число ссылок зависит только от вас. Главное – не увлекаться их количеством, т. е. не скатываться в квадрат 4, а проактивно выбирать то, что поможет вам в работе впоследствии.

Оптимизация подхода с помощью тегов

Во многих современных приложениях для организации и связывания информации используются теги. Вы также можете применять теги для создания ссылок.

Допустим, в вашем устройстве есть приложение для создания заметок / управления документами с помощью тегов. Вы вполне можете создать набор тегов, относящихся к встречам по вопросам маркетинга. Любую заметку, которую вы хотите иметь в распоряжении на встрече по вопросам маркетинга, можно пометить тегом «Маркетинговая встреча». Неважно, к какой категории относятся конкретные документы, все, что нужно сделать, – ввести имя тега в программе, и они появятся на экране компьютера. В зависимости от характера приложения и ваших предпочтений также можно использовать хештег для напоминания о существовании тега в системе, например или просто #Маркетинговая встреча.

Это возвращает нас к идее независимости боеспособности воина от оружия. Мастер может побеждать в битве, несмотря на смену технологий, поскольку его сила заключается в знании основополагающих принципов и парадигм. Конкретные инструменты и приемы вторичны.

Как очистить почтовый ящик: Помощь в серьезных случаях

Так с чего начать? Можете оказаться, что электронных писем в ящике тысячи и на их разборку нужна вечность. Если задача ставит вас в тупик и требуются радикальные меры, то мы предлагаем трехэтапный план очистки почтового ящика и возврата его под контроль. Работа займет около двух часов, она не так страшна, как кажется, и определенно стоит затраченных усилий.

Этап 1: создайте папке «Входящие» подпапку под названием «Очистка».

Этап 2: переместите все письма за исключением последних 200 в новую подпапку. Теперь у вас всего 200 входящих писем.