Читать книгу "Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома - Мариэ Кондо"

Многие решения низшего уровня также можно автоматизировать. Среди моих «любимчиков» следующие:

• Использовать сервисы онлайн-ретейлеров, чтобы автоматически заказывать расходные материалы, которые нужны на постоянной основе.

• Установить правила принятия некоторых решений: например, никогда не планировать совещания на утро пятницы.

• Создать электронную подпись для писем, которая автоматически добавляет в текст слова «с наилучшими пожеланиями» или «с благодарностью» и ваше имя.

Вы можете самостоятельно автоматизировать решения, основываясь на своих потребностях и интересах. Бывший генеральный директор Apple Стив Джобс, к примеру, упростил свой гардероб: он ежедневно ходил в водолазках одного типа. Гуру продуктивности и писатель Тим Феррис каждое утро ест на завтрак одни и те же продукты[51]. Не заморачиваясь незначительными решениями, вы получаете время и энергию, чтобы фокусироваться на более важных.

Создайте «кучку» среднеуровневых и высокоуровневых решений

Соберите вместе все среднеуровневые и высокоуровневые решения, которые предстоит принять сейчас или в скором будущем. Высокоуровневые обычно выделяются на общем фоне, и у большинства людей таких будет немного. Стив Джобс, вернувшись в Apple, сменил весь совет директоров, а потом решил представить миру телефон без физической клавиатуры – iPhone. Для менеджера среднего звена решения с высокими ставками могут касаться перемен, затрагивающих всю компанию, и кадровой политики. А для молодых профессионалов высокоуровневым решением является выбор доверенного наставника.

Среднеуровневые решения составляют общий фон. Большинство людей могут определить их для себя, вычленив те, что существенно улучшат работу: например, решения, касающиеся совершенствования процессов, обновления продуктов или услуг, получения консультаций по проблемам и оповещения других людей о ходе процесса.

Кратко изложите каждое среднеуровневое и высокоуровневое решение на отдельной карточке (как и при наведении порядка в сфере времени, можно пользоваться таблицей в Excel). У большинства людей получится вполне посильное число таких решений – не более двадцати.

Рассортируйте «кучку» решений

После того как вы сложили все в кучку, пометьте каждое высокоуровневое решение буквой «В». Это решения, оказывающие большое воздействие на вашу работу или жизнь, заслуживающие вашего времени и энергии. «Сохраните» их все и отложите в сторону.

Теперь у вас остались среднеуровневые решения, и пора разобраться, какие из них действительно важны. Берите в руки каждую карточку и следуйте простому правилу: если принятие этого решения критически важно для выполняемой мною работы, если оно поможет приблизиться к моему представлению о балансе профессиональной и личной жизни или если оно приносит радость, его следует сохранить.

Теперь определите, что делать с решениями, принятие которых вы оставили за собой. Поочередно берите в руки карточки и спрашивайте себя:

Есть ли какой-то другой человек, на которого это решение повлияет сильнее и которому следовало бы его принимать?

Кто владеет более полной информацией и лучшей способностью к суждению, чтобы принять это решение?

Могу ли я доверить кому-то принять это решение?

Насколько часто нужно принимать это решение?

Можно ли делать это автоматически и перепроверять только периодически?

Если вам кажется, что это решение следовало бы принять кому-то другому, делегируйте его (пометьте карточку буквой «Д» и напишите имя человека, которому вы хотели бы его поручить). Делегировать его человеку того же ранга, что и вы, или выше бывает сложно, но не невозможно. Вежливая просьба и разумное объяснение, почему данный человек лучше подходит для принятия этого решения, способны сделать многое. А предложение взамен взять на себя ответственность за одно из его решений укрепит вашу позицию. Просто убедитесь, что это сто́ит сделать.

Если решение не требует регулярного участия с вашей или еще чьей-либо стороны, автоматизируйте его (пометьте буквой «А» и укажите время для внедрения автоматизации).

Когда в дальнейшем вы будете сталкиваться с новыми решениями, у вас окажется достаточно опыта и уверенности, чтобы упорядочивать их сразу. Продолжайте фокусироваться на решениях с высокими ставками и наиболее ценных решениях среднего уровня. Разборчиво подходите к вопросу о том, на что вы тратите свое время и энергию. Возможно, вы осозна́ете, что решение, которое прежде оценивали как важное, не следовало принимать вообще или следовало принимать кому-то другому. Отчасти мастерство принятия решений состоит в понимании, когда связываться с ними не стоит!

Узнав о трудностях Лизы, мы нашли способы помочь ей упорядочить сферу решений. По аналогии с разбором одежды складывание в одну «кучку» всех высокоуровневых и среднеуровневых решений помогло Лизе понять масштаб проблемы. Она была постоянно перегружена потому, что ей приходилось принимать слишком много решений.

На следующей неделе хорошенько рассмотрев гору своих решений, она осознала, что некоторые из них были повторяющимися, особенно те, которые касались поведения учеников в классе и ответов на вопросы в ее аккаунте в Instagram, связанном с фриланс-бизнесом.

Лиза сумела исключить 9 процентов решений и либо автоматизировать, либо делегировать еще 40 процентов. Например, теперь она начинает каждый урок одинаково. Ученики работают над проектом, начатым на предыдущем уроке, позволяя ей беспрепятственно проводить перекличку. Кроме того, она подталкивает учащихся к более активной роли в оценке собственных работ, и это снизило число решений, которые она должна принимать.

Лиза также решила каждое утро писать пост в Instagram, связанный с ее побочным бизнесом, а потом отвечать на комментарии два раза в день.

После наведения порядка в этой сфере Лиза оставила за собой принятие решений, требовавших в основном высокого уровня креативности: какого рода произведение создать, какой путь выбрать для развития своего дела, какие курсы разработать для онлайн-преподавания. Это были решения того типа, которые приносили ей радость.

Когда через некоторое время я снова связался с Лизой, результаты упорядочения в ее жизни были многочисленными и явными. «Я научилась снова видеть возможности… У меня настолько прояснилось сознание – просто уму непостижимо!» У Лизы появились время, мотивация и смелость, чтобы принять одно очень важное решение: она решила уйти из школы и сосредоточиться на своем бизнесе. И вскоре ее доходы от него почти утроились. Но главная перемена произошла в результате того, что она вновь обрела любовь к работе и жизни. «Этот процесс – начало чего-то действительно большого, что происходит со мной, – писала она мне. – Я до сих пор переполнена радостью… Мои творческие соки пришли в движение!!! Вряд ли это случилось бы, если бы я не упорядочила свои решения… Я стала гораздо продуктивнее и счастливее». И работой это не ограничилось. Лиза существенно улучшила отношения с сыном, похудела почти на восемь килограммов за месяц и вновь обрела оптимистичный взгляд на мир.