Читать книгу "Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время - Майкл Хайятт"

Ритуалы предлагают три ключевых преимущества, которые настраивают вас на победу. Во-первых, хотя многие считают, что ритуалы подавляют творчество, истина заключается в том, что ритуалы освобождают творчество. Правильная формулировка и выстраивание ритуалов требуют огромного количества творчества и размышлений. Однако это правда, что ритуал требует такого усилия лишь единожды, в самом начале, когда задание только создается. Цель состоит в том, чтобы не изобретать велосипед каждый раз, когда возникает одна и та же проблема. Вместо этого вы фокусируете свою творческую энергию на чем-то один раз, устанавливаете систему, чтобы применять это решение каждый раз. Итак, теперь вы свободны и можете фокусировать свою творческую энергию на других вещах. Подумайте о вашей ежедневной поездке на работу. В данной ситуации вам не нужно размышлять о действиях, которые вы предпринимаете. Конечно, в первую неделю или две вам пришлось потратить много энергии на то, чтобы выяснить, как лучше добираться до офиса, как избежать пробок и в какое время нужно уходить. Однако после этого первоначального всплеска усилий и умственной энергии ритуал берет верх. С этого момента вы можете смело направлять свой творческий потенциал на любые другие вещи, пока находитесь в дороге.

Во-вторых, ритуалы ускоряют вашу работу. Как только вы определяете конкретный ритуал, то уже точно знаете, что будет дальше на каждом шагу. Это происходит автоматически; вам больше не нужно думать об этом, что, естественно, делает вас гораздо более эффективным.

В-третьих, ритуалы исправляют ваши ошибки. Точнее было бы сказать, что они предотвращают ошибки, потому что разработка ритуалов позволяет просчитывать различные точки возможного провала заранее и создавать защитные сети для каждого шага в процессе. Даже если вы наткнетесь на препятствие на ранней стадии, то сможете просто встроить решение в свои ритуалы, сделав их самокорректирующимися с течением времени. Хирург и автор медицинских книг Атул Гаванде подчеркнул силу ритуалов, кодифицированных в контрольных списках, в устранении ошибок в нескольких отраслях. Он превозносит «добродетели регламентации»[92]. В своей области, медицине, он ежегодно спасает тысячи жизней и сотни миллионов долларов.

Четыре основополагающих ритуала. Вы можете выстроить ритуал вокруг любой повторяющейся задачи в вашей жизни. На самом деле вы можете создавать ритуалы даже для того, чтобы знать, как, когда и в каком порядке выполнять ряд различных задач. Я использую и рекомендую вам четыре основных ритуала: утро, вечер, начало рабочего дня и завершение рабочего дня. Я планирую для них время на моей Идеальной неделе, о которой подробно расскажу в седьмой главе. Поддерживая систему в рабочем состоянии, я могу предсказуемо и эффективно выполнять несколько необходимых действий каждый день. Это сохраняет мой разум свободным в течение большего количества часов, чем если бы я пытался вспомнить эти действия на лету каждый раз, когда выполнял их.

Мой утренний ритуал начинается в тот момент, когда я просыпаюсь, и включает в себя все то время, пока я не попаду в офис. Этот ритуал состоит из девяти пунктов, таких как «Сделать чашку кофе», «Почитать Библию», «Сделать записи в дневнике» и «Пересмотреть свои цели». Вместе эти девять действий становятся рутиной. Я делаю их одинаково, в одном и том же порядке каждый день, что помогает мне выполнять их максимально слаженно и позитивно настраивает меня на весь оставшийся день. Мой вечерний ритуал работает почти так же, за исключением того, что он помогает мне успокоиться и подготовиться ко сну. (И вот профессиональный совет: установите будильник, чтобы убедиться, что ложитесь спать вовремя.) Утренние и вечерние ритуалы у каждого человека будут разными, в зависимости от личности, интересов, стадии жизни и других факторов.

А как насчет начала и окончания рабочего дня? Эти два ритуала четко обозначены в моем календаре на каждую неделю. Мой ритуал запуска рабочего дня начинается в 9:00, а его завершение – в 17:00. Итак, дважды в день каждый день мой мозг выполняет определенные действия, предназначенные для открытия и закрытия рабочего дня. Я продумал, что именно должно произойти, чтобы каждый рабочий день начинался и заканчивался хорошо, и я превратил эти задачи в ритуал.

Как только я вхожу в офис, начинается мой ритуал запуска рабочего дня. Повторяя одни и те же действия в одном и том же порядке каждый день, моя мышечная память берет верх, и я могу эффективно выполнять небольшой набор задач, которые мне нужно сделать в начале каждого дня. Опять же, список и порядок действий будут варьироваться в зависимости от человека. Но вот вам пять задач, которые лично мне просто необходимо сделать, чтобы мой рабочий день начинался положительно каждый день:

1. Очистить почтовый ящик.

2. Наверстать упущенное в корпоративном мессенджере Slack.

3. Проверить социальные сети.

4. Проанализировать Большую Тройку (о чем мы поговорим в главе 8).

5. Просмотреть свое расписание.

Этот ритуал обычно занимает около тридцати минут, поэтому первые полчаса моего рабочего дня, каждый день, посвящены ему. Наличие такого ритуала удерживает меня от того, чтобы тянуть этот набор задач в течение всей первой половины дня, параллельно пытаясь сосредоточиться на других вещах. Он также не позволяет мне пустить под откос собственную работу из-за чьих-то планов.

Каждый вечер в 17:00 я начинаю свой ритуал завершения рабочего дня. Неудивительно, но эта серия действий почти полностью совпадает с моим ритуалом запуска: электронная почта, Slack и так далее. А все потому, что на данный момент я не проверял электронную почту или другие сообщения в течение примерно восьми часов, и я знаю, что мне нужно ответить на запросы или сообщения, которые были отправлены в течение дня. Так как я знаю, что ответы вечером займут у меня больше времени, чем утром, я выделяю около часа для ритуала завершения. Если я закончу ритуал раньше, то рано вернусь домой. Мой ритуал выключения состоит из тех же пяти вещей, что и ритуал запуска, однако помимо них я добавляю еще две вещи. Во-первых, я просматриваю ключевые задачи на неделю и анализирую выполненные за день дела. Во-вторых, я ставлю перед собой ключевые задачи на следующий день. Подробнее об этом, кстати, вы также узнаете в главе 8.

Надеюсь, вы уже начинаете определять некоторые возможности для самоавтоматизации в своей жизни. Это может быть утренний ритуал, запуск или выключение, как у меня, или что-то совсем другое. Возможно, у вас есть особый способ подготовки презентаций на работе, который можно очень просто превратить в автоматический ритуал. Как только вы начнете искать возможности, то увидите их повсюду. В конце этой главы вы приступите к упражнению, направленному на то, чтобы помочь вам внедрить утренние и вечерние ритуалы в практику за считаные дни.

Автоматизация при помощи шаблонов

В предыдущей главе я поделился шаблоном, который использую, когда начинающие авторы просят меня ознакомиться с их работами. Это был пример автоматизации при помощи шаблонов. На протяжении более трех десятилетий такая форма автоматизации оставалась моей любимой. Я получаю такие запросы практически каждый день, и, если бы мне пришлось отвлекаться, чтобы написать личный, уникальный ответ для каждого автора, у меня не осталось бы времени делать что-либо еще. Конечно, я мог бы нанять помощника только для обработки всех этих входящих рукописей, но зачем? Вместо этого для каждой подобной ситуации я выделяю немного времени на выработку идеального ответа, а затем использую этот ответ снова и снова. Как мы уже обсуждали ранее, автоматизация означает качественное решение проблемы один раз, а затем перевод этого решения на автопилот. Шаблоны позволяют сделать это всего за несколько кликов.