Читать книгу "15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз"

Единственный способ это делать – быть очень дисциплинированным и предельно рациональным. Я обнаружил, что лично мне помогает такой способ организации работы, как «темы дня». По понедельникам в обеих компаниях я сосредотачиваюсь на вопросах управления и руководства – в Square мы проводим управленческое совещание, а в Twitter совещание оперативного командования, и в этот день я встречаюсь один на один с членами обеих руководящих подразделений. По вторникам я фокусируюсь на продуктах; по средам – на маркетинге, коммуникации и росте; по четвергам – на отношениях с разработчиками и партнерами; по пятницам – на корпоративной культуре и найме новых сотрудников. По субботам я отдыхаю – я люблю совершать походы в горы. Воскресенье я отвожу для размышлений, разработки стратегий, анализа обратной связи и подготовки к предстоящей неделе.

Разумеется, невозможно полностью сосредоточиться только на указанной «теме дня», но, как правило, я могу быстро справиться со всеми посторонними вопросами. Например, знание того, что вторник – это «день продуктов», позволяет мне не распылять усилия. Это также помогает дисциплинировать всю компанию в целом: мы всегда знаем, где мы были на прошлой неделе и где мы должны быть на следующей, и это способствует достижению результатов.

Как Джон Ли Дюма использует «темы дня»

За несколько лет Джон Ли Дюма превратил свой ежедневной подкаст EntrepreneurOnFire в успешный мультимиллионный бизнес. В 2014 году его коллега Кейт Эриксон написала в своем блоге большой пост о том, какую роль играют «темы дня» в его бизнесе.

Мы оба обнаружили, что планирование каждого дня в неделю в соответствии с определенной «темой» позволяет значительно повысить нашу эффективность. Например, у Джона вторник – это день подкаста, и именно на этот день он назначает все свои интервью.

Среда – день вебинаров. По средам мы проводим наши подкасты в прямом эфире, мастер-классы, эксклюзивные вебинары для членов нашего интернет-сообщества и т. д.

Такие «темы дня» значительно облегчают планирование и позволяют не сбиться с курса. Когда вы посвящаете целый день определенному виду деятельности, тем самым вы создаете соответствующий настрой, «рабочее пространство» для решения данного вида задач, и уменьшаете вероятность того, что эти дела будут отложены до завтра.

Три типа дней от Дэна Салливана

Известный бизнес-тренер Дэн Салливан рекомендует планировать каждую неделю в соответствии с тремя типами дней.

Фокусные дни: в эти дни вы должны сосредоточиться на наиболее важных видах деятельности, как правило, тех, что направлены на генерацию дохода. В идеале в этот же период вы должны максимально задействовать ваши уникальные таланты – делать то, что вы умеете лучше всего.

Буферные дни: эти дни предназначены для того, чтобы совершить все необходимые звонки, обработать электронную почту, провести встречи и совещания, раздать поручения, разобраться с документами, а также заняться профессиональным обучением.

Свободные дни: это дни для отдыха, развлечений или, возможно, благотворительности. Никаких деловых звонков, электронных писем, встреч, никаких мыслей о работе! Это время для того, чтобы восстановить силы.

Как я планирую свою идеальную неделю

Я тоже стараюсь планировать свою неделю в соответствии с определенной схемой, хотя она несколько отличается от метода Дорси, Дюма или Салливана. Моя типичная неделя выглядит следующим образом.

Понедельник: первый день недели я посвящаю управлению компанией (как Дорси). Я встречаюсь один на один с каждым членом руководящей команды, чтобы провести обзор результатов за предыдущую неделю и наметить план деятельности и цели на предстоящую. В конце дня я провожу собрание со всей командой, где каждый может рассказать о проблемах, поделиться своими мыслями и идеями, что позволяет создать необходимую контекстную осведомленность внутри компании. Если честно, я не люблю понедельники, потому что я не очень общительный человек и не в восторге от совещаний. Но я предпочитаю начинать неделю с самого «трудного», чтобы остальные четыре дня сосредоточиться на приятных делах.

Со вторника по четверг: дни в середине недели – это мои «фокусные дни». В это время я пишу книги, разрабатываю программы электронного обучения, составляю маркетинговые материалы. То есть в этот период я создаю «продукты», которые генерируют доход, и, безусловно, задействую при этом все свои уникальные таланты.

Пятница: конец рабочей недели – мой «буферный день», который я использую для разбора счетов и электронной почты, ответа на письма читателей и т. п.

Приемные часы

Помимо такого тематического планирования дней недели я выделяю последнюю пятницу каждого месяца под встречи за кофе и ланчем.

Я буквально завален предложениями «собраться за чашечкой кофе и поговорить», и для тех приглашений, которые я готов принять, я специально отвожу последнюю пятницу месяца. Официантов в ресторанчике LaStalla в Ньютауне всегда забавляет, когда я прихожу туда в 11:00, сажусь за столик и принимаю череду гостей, примерно по одному в час. В конце дня я получаю счет, который обычно включает три-четыре ланча (я съедаю только один) и около десятка чашек кофе.

Автор бестселлеров Дейв Керпен также выделяет еженедельный блок времени для встреч. Как он объяснил мне: «Я соглашаюсь увидеться почти с каждым, кто хочет, но отвожу под такие "приемные часы" всего один час в неделю».

Окружите отпуск «буферными днями»

Раньше я ненавидел отпуск. Для меня это был слишком большой стресс.

Безусловно, отдых – это прекрасно, но пара дней перед его началом превращались для меня в настоящий кошмар: передать дела, раздать задания и поручения, закончить срочную работу. В первые несколько дней отпуска я беспокоился о том, что не успел выполнить, и пытался завершить неоконченные дела по телефону или электронной почте. По возвращении меня снова ожидал кошмар – груды накопившихся вопросов, электронных писем, срочных встреч и совещаний.

Потом я понял, что есть простой способ наконец-то расслабиться – включить хотя бы одному «буферному дню» перед отдыхом и после него. В первый день после отпуска – никаких заранее запланированных совещаний, никаких обзоров проектов, никаких важных встреч. Посвятите этот день тому, чтобы совершить необходимые звонки, разобрать электронную почту, переговорить со своими менеджерами и ключевыми сотрудниками, чтобы войти в курс дела и вернуться к нормальному рабочему ритму.

Знание того, что у вас есть время, чтобы спокойно передать дела перед отпуском, а затем включиться в работу в размеренном темпе, позволит вам расслабиться и хорошо отдохнуть.

Хотите еще один секрет? Сообщите своему офис-менеджеру, когда вы вернетесь на работу, но попросите его не убирать отметку «в отпуске» в вашем календаре-планировщике. Таким образом, все будут считать, что вы еще на каникулах, и не набросятся на вас с неотложными вопросами и проблемами, как только вы переступите порог компании.