Читать книгу "Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст"

Рассмотрим в качестве примера важности текстового формата следующее электронное письмо:

От: Джон Смит ([email protected])

Кому: Стив Доу ([email protected])

Тема: Повестка совещания

Приложение: agenda.doc

Привет, Стив!

Прилагаю повестку сегодняшнего совещания.

Джон

Джон послал Стиву письмо с приложением документа Word. Единственная функция письма – предложить Стиву прочитать вложение. Открыв agenda.doc, Стив видит четыре строчки текста:

Повестка совещания:

• анализ предыдущего совещания;

• регистрация членов команды;

• новые задачи.

С содержанием документа Word все в порядке. Проблема с самим выбором формата файла. Поскольку Джон направил повестку в документе Word, Стив может прочитать ее, только предприняв следующие действия:

• дважды щелкнуть по иконке приложения;

• дождаться, пока загрузится Microsoft Word, если он еще не открыт;

• прочитать документ после открытия (не обращая при этом внимания на поля, линейки, панели инструментов, меню и все остальное, что Microsoft вносит в пользовательский интерфейс, которым окружен текст);

• закрыть документ;

• щелкнуть, чтобы вернуться к почтовому клиенту.

Разумеется, Джону было бы удобнее – а Стиву, получателю, гораздо удобнее – отказаться от Microsoft Word и впечатать повестку сообщения прямо в тело письма, например:

От: Джон Смит ([email protected])

Кому: Стив Доу ([email protected])

Тема: Повестка совещания

Привет, Стив!

Повестка сегодняшнего совещания:

• анализ предыдущего совещания;

• регистрация членов команды;

• новые задачи.

Джон

Рассмотрим, какие преимущества такое письмо имеет по сравнению с вложенным документом Word:

• Джону проще писать такое письмо, ему не требуется открывать Word и прикладывать к сообщению документ;

• Стиву проще читать такое письмо, потому что ему не нужно открывать Word и потом вновь переходить к почтовому клиенту;

• Стив может прочитать это сообщение на любом устройстве, которое способно читать электронную почту, даже если Microsoft Word на нем не установлен.

Послать такое сообщение эффективнее как для отправителя, так и для получателя, оно совместимо с большим количеством устройств. И вновь элегантность, краткость и простота – эти три качества определяют выбор лучшего формата.

Еще одно преимущество размещения текста прямо в теле письма, а не в документе Word, – размер файла. Как и в случае с форматами изображения и звука, один из способов оценить текстовый формат – измерить количество битов, с помощью которого передается нужное сообщение. В теле письма сообщение занимает 122 байта. (Каждый символ письма передается одним байтом, который состоит из восьми битов.) Если в Word набрать только повестку совещания, без приветствия и подписи, то получится файл, который весит почти 30 килобайт, то есть 30 тысяч байт, а значит, такое же сообщение отнимает в 200 с лишним раз больше оперативной памяти[23].

Текстовые форматы: Word

У многих вызывает справедливое недоумение, почему же Word создает такие большие файлы для простых сообщений. Ответ таков: Microsoft Word не предназначен для создания цифрового текста, он создает бумагу.

Когда в середине 1980-х годов появился Word, персональные компьютеры мало чем отличались от навороченных печатных машинок. У большинства пользователей не было доступа к электронной почте или интернету, поэтому почти единственной причиной что-то набрать на компьютере была последующая распечатка на бумаге. Word стал одним из самых популярных инструментов для печати компьютерного текста, так как он включал такие функции, которые до него были доступны только в профессиональных мастерских: разные шрифты, линейки, ориентация документа и т. д.[24]

Прошло двадцать лет, а Word во многом все тот же. Хотя у него прибавились и другие функции, по сути своей это все еще инструмент для распечатки отформатированного текста на бумаге. Неудивительно, что в некоторых версиях Word первое, что видят пользователи при открытии нового документа, – две масштабные линейки сверху и слева от основного текста. Линейки имеют значение только для размеров бумажного листа, на котором будет распечатан текст. В цифровую эпоху это анахронизм[25].

Конечно, мировые корпорации сейчас изводят больше бумаги, чем когда-либо. Часто это объясняется всего лишь недостатком цифровой грамотности: пользователи печатают файлы, просто потому что не знают, как организовать файлы в цифровом варианте или выложить их в интернет. Как и другие непродуктивные методы работы, которые мы обсудили ранее, это можно устранить, как только большинство пользователей овладеет цифровой грамотностью. Полностью «безбумажный офис», возможно, недостижим для большинства компаний, но сократить потребление бумаги с текущих уровней, разумеется, можно.

Тем не менее бывают исключительные ситуации, когда текст должен быть напечатан на бумаге. Наиболее яркий пример, на мой взгляд, – юридический контракт: его нужно распечатать, чтобы можно было расписаться. Разделы и подразделы языка договоров отлично подходят к возможностям форматирования в Word, и большинство юристов с другими программами и не работают. Но у обычного пользователя мало причин превращать цифровой текст в бумажный. Создание и распространение текста на битовой основе быстрее, проще, дешевле, экологичнее и вообще лучше, потому что такой способ не требует корчевать деревья и пользоваться химикатами. В цифровую эпоху Word чаще всего служит неправильным выбором для создания текста.