Читать книгу "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен"

Модель реакционного планирования

Большинство людей сознательно считают модель неестественного планирования единственно правильной, а из-за того, что она настолько искусственная и не подходит для реальной работы, предпочитают ничего не планировать. По крайней мере не заранее: они до последней минуты откладывают планирование встреч, презентаций и стратегических действий.

Если вы обнаружили себя на дне ямы, перестаньте копать.

Уилл Роджерс, актер и журналист

А что происходит при отсутствии перспективного планирования? Чаще всего – кризис! («Разве ты не купил билеты? Я думала, ты это сделаешь!») И когда вы всё вынуждены решать в срочном порядке в последнюю минуту, в действие вступает модель реакционного планирования.

Что случается первым делом в форс-мажорных обстоятельствах? Действуйте! Работайте лучше! Работайте дольше! Больше сотрудников! Старайтесь усерднее! Ситуацию пытаются выправить силами множества сотрудников, находящихся на грани стресса.

Потом, когда ситуация лучше не становится, кто-то начинает копать глубже и говорит: «Нам нужно все упорядочить!» (Теперь начинают понимать?) Все начинают рисовать блоки с описанием проблемы и называть их. Или перерисовывать блоки и переименовывать их.

В какой-то момент они понимают, что перерисовывания блоков для решения проблемы недостаточно. Тогда кто-то (видно, он копает еще глубже) делает предположение, что им нужны творческие идеи. «Давайте устроим мозговой штурм!» Собираются все сотрудники, и руководитель спрашивает: «Итак, у кого есть хорошая идея? (Спасибо, миссис Джонс).

Не надо делать что-нибудь. Просто оставайтесь на месте.

Рошель Майерс

Когда и после этого ничего не происходит, босс делает заключение, что его сотрудники исчерпали свой творческий потенциал. Пора нанимать консультанта! Разумеется, если консультант не зря ест свой хлеб, в какой-то момент он, наконец, задаст тот самый вопрос: «А что, собственно, вы здесь пытаетесь сделать?» (видение, цель).

Техники естественного планирования: пять этапов

Это разумеется само собой, но повторю еще раз: эффективное обдумывание проектов и ситуаций может заставить все происходить быстрее, лучше и успешнее. Поэтому, если наш мозг и так осуществляет планирование, какую пользу мы можем из этого извлечь? Как можно использовать эту модель, чтобы улучшить результаты процесса обдумывания?

Рассмотрим подробнее каждый из пяти этапов естественного планирования и поймем, как можно использовать их более эффективно.

Цель

Никогда не бывает лишним задать себе вопрос «зачем?». Практически все, чем вы занимаетесь в настоящий момент, можно оживить и улучшить, если более внимательно подойти к своей задаче на этом самом высоком системном уровне. Зачем вы идете на свою следующую встречу? В чем смысл вашей задачи? Зачем вы пригласили друзей на ужин? Зачем нанимаете директора по маркетингу, а не воспользовались вместо этого услугами агентства? Почему миритесь с ситуацией, которая сложилась у вас с обслуживающей компанией? Зачем вам бюджет? И так до бесконечности.

Фанатизм означает удваивание своих усилий, когда вы забыли о цели.

Джордж Сантаяна, философ, писатель

Да, это не что иное, как обыкновенный здравый смысл. Знать и четко понимать цель любого действия – главное требование для установки верного фокуса, творческого развития и сотрудничества. Однако именно здравого смысла нам зачастую и не хватает, просто потому что мы легко что-то придумываем, полностью погружаемся в свое творение и теряем связь с нашими истинными, первоначальными намерениями.

По своему опыту – а это тысячи часов, проведенных в офисах многих умных людей, – я точно знаю, что никогда нельзя игнорировать вопрос «зачем?». Когда кто-то жалуется мне, что у него слишком много деловых встреч, я спрашиваю, в чем цель этих встреч. Когда меня спрашивают, кого следует пригласить на совещание по планированию, я спрашиваю, в чем цель совещания по планированию. Когда возникает дилемма, отвечать ли на электронные письма в отпуске, я задаю вопрос: «В чем главная цель отпуска?» Пока мы не ответим на мои вопросы, нет никакой возможности найти правильный ответ на них.

Значимость вопроса «зачем?»

Вот несколько причин, почему нужно задаться этим вопросом.

• Он определяет успех.

• Он создает критерии для принятия решений.

• Он собирает ресурсы.

• Он мотивирует.

• Он проясняет фокус.

• Он расширяет возможности.

Рассмотрим подробнее каждое из этих утверждений.

Люди любят выигрывать. Если вы не до конца уверены в цели того, что вы делаете, у вас нет игры, которую нужно выиграть.

Он определяет успех. В наши дни люди жаждут побед. Нам нравится играть в игры, и нам нравится выигрывать или по крайней мере иметь шанс на победу. И если вы не до конца уверены в цели того, что вы делаете, у вас нет никаких шансов на победу. Цель определяет успех. Это точка отсчета для любого вложения вашего времени и энергии, начиная с решения подать свою кандидатуру на выборную должность до разработки бланка опроса.

В конце концов, вы не можете не волноваться по поводу совещания, пока не узнаете, чему оно будет посвящено. Для того чтобы чувствовать себя уверенно, стоит заранее подготовиться к вопросу от совета директоров, почему вы уволили вице-президента по маркетингу или наняли этого звездного мальчика с дипломом МВА[16] своим финансовым директором. Вы не узнаете, насколько хорош ваш бизнес-план, пока не проверите его на соответствие критериям успеха, которые вы выделили, ответив на вопрос «зачем нам бизнес-план?».

Он создает критерии для принятия решений. Как вы решите: потратить деньги на печать полноцветной брошюры или ограничиться двухцветной? Как вы решите: стоит ли нанимать лучшую дизайн-студию для создания нового сайта? Как вы решите: стоит ли отправить вашу дочь учиться в частной школе?

Часто единственный способ принять сложное решение – вернуться к цели ваших действий.

Все зависит от цели. Учитывая, чего вы пытаетесь достичь, действительно ли необходимы эти вложения? Невозможно узнать это, пока не определена цель.

Он собирает ресурсы. Как нам распределить часть бюджета, выделенную на персонал? Как лучше всего сейчас использовать наши потоки наличности, чтобы обеспечить максимальную жизнестойкость как ретейлера в следующем году? Стоит ли потратить больше средств на банкет или на приглашение спикеров для ежемесячной встречи ассоциации?