Читать книгу "Однозадачность. Успевайте больше, фокусируясь только на одном деле - Девора Зак"

Босс: Ну хорошо, это было бы здорово.

Вы: Отлично. Тогда я отключаю все сигналы на своих устройствах, пока не закончу документ.

Возможно, вы спросите, что делать, если руководитель все же скажет: «Нет. Вы должны мне помочь сейчас». Что ответить на это?

Тут уж вам придется обрисовать ситуацию как можно точнее. Вы можете, например, сказать: «Значит, вы хотите, чтобы я появился у вас в течение нескольких ближайших минут? Но тогда у меня срывается занятие с коллегами в рамках наставничества. Как быть с этим?»

Факторы успеха в таких ситуациях:

• Проявляйте уважение к высшему должностному лицу и к себе.

• Всегда добивайтесь четких договоренностей.

• Покажите, что предложение руководителя нарушает ваши планы.

• Предложите ему встретиться в более удобное время.

Разговор с коллегой

Ваш коллега входит в ваше помещение, чтобы получить ответ на направленные им соображения по завтрашней презентации.

Плохой сценарий.

Коллега: Привет! Есть тут кто живой? Я отправил тебе три сообщения только за последний час! Мне нужно дать ответ клиенту как можно скорее. Почему ты игнорируешь меня?

Вы: Тебе когда-нибудь говорили, что нужно стучаться? Сейчас я работаю. Я посмотрю твои предложения позже. (В трубку телефона.) И представляешь, на прошлой неделе все закончилось тем, что мы опоздали!

Коллега: Что с тобой? Ты создаешь проблемы на пустом месте. Я пытаюсь задобрить клиента, а ты разводишь разговоры по телефону. Я прошу тебя всего лишь ответить на мои сообщения. Разве это так уж сложно? Ты компрометируешь меня перед клиентом.

Вы: Если хочешь хорошо выглядеть перед клиентом, то смотрись в зеркало. Я тут ни при чем. Я вынужден буду задержаться на работе, исправляя все твои опечатки. У тебя чудовищный стиль. Ну ладно, подожди. (Печатаете ответ на сообщение.)

Коллега: Всё, ничего не надо. Я отвечу клиенту и без твоих подсказок. (Выходя, сильно хлопает дверью.)

Хороший сценарий.

Коллега: Привет! Есть тут кто живой? Я отправил тебе три сообщения только за последний час! Мне нужно дать ответ нашему клиенту как можно скорее. Почему ты игнорируешь меня?

Вы: Никто тебя не игнорирует. Я просто заканчиваю нашу часть завтрашней презентации.

Коллега: Это прекрасно, но клиент требует нашего окончательного предложения по его новой рекламной кампании. Можешь уделить мне пару секунд?

Вы: Просто я хочу, чтобы наш десятиминутный кусок презентации получился хорошим. Я думаю, тебе понравится. Конечно, я уделю тебе больше чем пару секунд, когда завершу это дело.

Коллега: Хорошо, но ты проигнорировал три моих сообщения.

Вы: Извини, но я включил автоответчик. За час я закончу эту работу, а потом мы вместе с тобой подумаем, как лучше ответить клиенту. Как насчет двух часов дня в малой переговорной?

Коллега: Хорошо. Думаю, нам удастся с этим справиться.

Вы: Договорились. Я буду полностью в твоем распоряжении.

Коллега: Здорово. Значит, встретимся в два. (Уходит к себе.)

Размышления

Как следует из вашего извинения перед коллегой в «хорошем» сценарии, в идеале нужно, сосредоточившись на одном деле, отгораживаться от отвлекающих моментов своеобразными «заборами» (см. главу 3). Но помните, что коллега может отнестись к вашим обещаниям скептически («Да ладно…»). Однако если вы будете из раза в раз демонстрировать, что держите свое слово, и проявлять полное внимание к коллегам, то они почувствуют пользу от работы с вами по вашим правилам.

А как быть, если в корпоративной культуре вашей организации принята концепция многозадачности? Один руководитель компании поделился со мной такой проблемой: «Сегодня я беседовал с кандидатом на руководящую должность в нашей компании. И вот в своем резюме он указал “способность одновременно решать целый ряд задач” как свою сильную сторону. И мы, со своей стороны, подходили к рассмотрению его деловых качеств с убеждением, что такая способность будет преимуществом. Как же нам оценивать кандидатов, если в описании их будущих должностных обязанностей, внутрифирменной практики и т. д. фактически содержатся позиции, которые подразумевают способность человека к одновременному выполнению нескольких дел?»

Во-первых, нужно помнить, что часто, говоря о многозадачности, люди неверно трактуют этот термин. Попробуйте «копнуть» глубже, когда слышите или видите это слово. Например, описание функциональных обязанностей работника в одной компании, подразумевавшее «многозадачность», включало «работу с клиентами и лично, и по телефону». То есть на деле речь идет о том, чтобы будущий сотрудник умел общаться с клиентами и лично, и удаленно. Это не то же самое, что требовать от работника уметь одновременно контактировать с одним клиентом, сидящим перед ним, и другим – по телефону.

Когда кто-то гордо говорит вам о своей способности делать сразу несколько дел, попросите его привести примеры. Я, например, в ответ часто слышу упоминание об умении сохранять спокойствие под психологическим напряжением, справляться с несколькими задачами в течение дня или проявлять гибкость мышления. Всё это замечательные качества, но они не имеют никакого отношения к выполнению ряда конкурирующих заданий одновременно. Как мы видели, попытки добиться этого обычно заканчиваются снижением общих результатов деятельности человека.

Нет – это новое да

Повторите за мной: «Если я говорю кому-то “нет”, это не означает, что я уклоняюсь от помощи». Вы не способны отвечать на все запросы окружающих немедленно. Это невозможно.

• Вы не в состоянии бросать все свои дела ради каждого. Это верный путь к хаосу.

• Люди хотят видеть в вас ответственного и надежного человека. И для этого как раз нужна однозадачность.

• Сосредоточенность на текущей задаче показывает вашу ответственность.

• В случае занятости вы всегда можете наговорить на автоответчик срок, после которого будете доступны и позвоните адресатам.

«Нет, не сейчас» – не эквивалент «Нет, никогда». Такой ответ, кроме всего прочего, означает, что на следующем деле вы будете сосредоточены так же, как и на том, которое выполняете сейчас. В том числе на просьбе. Это значительно лучше, чем постоянно откладывать полузавершенные дела в сторону и браться за новые.

Немногие из нас работают на таких должностях, где решаются вопросы жизни и смерти… а те, кто на них работает, имеют в своем распоряжении специальные методы для преодоления чрезвычайных ситуаций. Помните: каким бы важным вам ни казалось это дело в данную секунду, мир не рухнет из-за того, что вы не будете бросаться к телефону, едва заслышав звонок.