Читать книгу "Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией - Карен Тайбер Лиланд"

● Читает ли доклад человек, которым вы восхищаетесь или с которым давно хотели поговорить?

Заранее договоритесь о встречах

Узнайте, какие компании, коллеги и потенциальные клиенты участвуют в той же конференции, что и вы, и договоритесь с ними о встрече. Многие ждут и надеются, что смогут без проблем связаться с людьми на месте, более того, иногда так и происходит – спонтанные обсуждения оказываются полезными. Но некоторые возможности не стоит отдавать на волю случая.

Подготовьте краткий рассказ

Пока вы стоите в очереди в буфет, ждете начала доклада или потягиваете кофе в перерыве, вас десятки (если не сотни) раз спросят: «Чем вы занимаетесь?»

Если у вас готово короткое и емкое описание работы (проекта, цели или даже мечты), нетворкинг и ожидание в очереди станут эффективнее. Главное – составить хлесткий и интересный рассказ на полминуты.

Забронируйте номер в отеле

Даже если конференция проводится в огромном отеле, о номере следует позаботиться заранее. Как только решите, что поедете на конференцию, бронируйте номер в той гостинице, где будет мероприятие, или как можно ближе к ней. Проживание в отеле, где проводится конференция, сэкономит время по утрам, ведь ехать потребуется на лифте, а не на машине по загруженным дорогам. К тому же устраивать перерывы, звонить и проверять почту гораздо удобнее в номере несколькими этажами выше, где никто не будет беспокоить.

На конференции

Подготовьте запасной план

Если через 15 минут после начала выбранного доклада вас начинает клонить в сон, следуйте запасному плану и идите куда-нибудь еще.

Посмотрите, как добраться до зала

Изучите план здания и определите, куда нужно добраться, чтобы присутствовать на сессии. Тогда не придется носиться по коридорам, перебегать дорогу и мчаться сквозь тоннели, чтобы не опоздать. Закладывайте дополнительное время на ожидание лифта и разговоры с людьми.

Управляйте энергией

Прослушивание докладов час за часом и день за днем отнимает больше сил, чем можно подумать. Чтобы хватило выносливости на восприятие новой информации, старайтесь высыпаться и не злоупотреблять алкоголем на вечерних мероприятиях. Похмелье определенно не добавит сосредоточенности. Кроме того, конференции известны тем, что проверяют на стойкость самых сильных из нас. Чтобы не заснуть на первом докладе после обеда, откажитесь от шоколадного чизкейка с мороженым.

Извлеките максимум из нетворкинга

Поставьте цель знакомиться хотя бы с одним человеком в день. Чем активнее вы участвуете в сессиях и мероприятиях, тем больше пользы извлечете. Если можете, поезжайте на конференцию с коллегой. Побывав на разных сессиях, вы сможете обменяться полученными знаниями, а значит, посетите два мероприятия одновременно. Это и есть мгновенный тайм-менеджмент!

После конференции

Запланируйте, что делать

Только что полученные визитные карточки радуют, и вам кажется, что они вот-вот прожгут дыру в кармане. Но в офисе вы возвращаетесь к старым делам, и новые висят камнем на шее. Во время конференции или на обратном пути составьте список людей, с которыми нужно связаться, и запишите зачем. Перенесите всю важную информацию из печатных материалов и карточек на лист бумаги. Откройте календарь, назначьте дату и время на следующих неделях, чтобы проработать пункты списка.

Часть шестая

Извлеките максимум из списков дел

Наверняка первое, что приходит в голову, когда вы думаете об управлении временем, – список дел на день. Эта идея стара как мир. Гуру тайм-менеджмента и влиятельные бизнесмены постоянно твердят, что нужно пользоваться списками. В том, чтобы записать задачу, а затем ее вычеркнуть, есть нечто приятное.

Но удовольствием дело не ограничивается. Списки дел помогают распределять время, расставлять приоритеты и управлять энергией. За последние 80 лет многочисленные исследования доказали: даже если задач очень много, главное – продумать план, как с ними справиться. Список дел – отличное начало. Записывая задачи, вы становитесь продуктивнее.

28

Составьте список дел грамотно

Вот несколько рекомендаций по составлению действительно полезного списка дел:

● Перечислите не только то, что необходимо сделать, но и то, что хочется.

● Продумайте план того, что действительно можно успеть за день. Не путайте его с мечтами о том, что хотелось бы успеть. Чересчур амбициозные списки приводят к разочарованию.

● Включайте в список то, что можно сделать за день в один или два приема.

● Развивайте гибкость, чтобы успешно подстраиваться под непредвиденные обстоятельства и отвлечения.

● Экономьте время, объединяя однотипные действия (звонки, мелкие поручения, работу с электронной почтой) и выполняя их за один раз.

● Выбирайте несколько задач с разной степенью важности, в том числе и несрочные.

● В конце дня переносите невыполненные задачи в список дел на завтра или на другую дату.

● Периодически пересматривайте список, чтобы не забывать о делах.

Несмотря на то, что список как инструмент тайм-менеджмента прост в использовании и дарит очевидные преимущества, многие до сих пор им пренебрегают.

Внимание!

Следующие три техники позволят вам избежать недальновидного подхода:

● Списки дел на месяц.

● Списки дел по проектам.

● Списки дел «Когда-нибудь потом».

Будьте дальновиднее

Список дел на день помогает справляться с будничными задачами. Но есть еще три типа списков, благодаря которым легче справляться с долгосрочными задачами, целями, мечтами, обещаниями и проектами – как рабочими, так и личными.

Список дел на месяц

Список дел на месяц – идеальная возможность записать все несрочные, но важные цели, которые состоят из нескольких шагов. Представим, что сейчас февраль, а вы хотите привести в порядок финансы. Это довольно размытая задача, но она включает в себя множество небольших действий, нужных для выполнения цели. Их можно встроить в еженедельный или ежедневный график:

● Договориться о встрече с юристом, чтобы пересмотреть завещание.

● Позвонить брокеру и проверить имеющиеся активы.

● Заполнить анкету по подбору пенсионного вклада, которую прислал бухгалтер.

● Подать заявку на рефинансирование ипотеки, так как появились предложения со сниженной ставкой.

● Проанализировать все доходы и расходы.