Читать книгу "15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз"

Ежедневные летучки – это короткие, оперативные совещания членов команды, которые обычно проводятся стоя. Они длятся не больше 15 минут и проходят всегда в одно и то же время каждый день.

Поначалу я скептически отнесся к этой идее.

Но после того как я внедрил практику летучек в своей компании, я вскоре обнаружил, что это устранило потребность во многих более длительных совещаниях, сократило количество телефонных звонков и электронных писем, а также принесло такие дополнительные преимущества, как повышение вовлеченности сотрудников и увеличение перекрестных продаж.

Повестки дня таких ежедневных летучек должны включать три основных компонента:

• Новости – что нового случилось за последние 24 часа, что имеет отношение к работе команды.

• Цифры – обзор ключевых ежедневных показателей, таких как продажи, показатели эффективности рекламы или производство виджетов.

• Проблемы – это вопросы, на которые нужно ответить, проблемы, которые нужно решить, бюрократические барьеры и все что угодно, что мешает вам двигаться вперед.

От первого лица…

«Заведенный порядок жизни делает вас свободным» – эта мантра лежит в основе наших инструментов и подходов, предлагаемых нами для быстрорастущих компаний. Это относится и к 15-минутным ежедневным летучкам с вашей командой (или членами вашей семьи!), которые в совокупности позволяют участникам сэкономить более часа времени в день, избежать того, чтобы небольшие проблемы перерастали в большие катастрофы, а также оперативно использовать любые открывающиеся возможности. Если вы хотите двигаться быстрее, ваш пульс должен биться быстрее.

Верн Харниш, генеральный директор компании Gazelles

Ограничьте длительность ежедневных летучек 15 минутами! Если они будут длиться дольше, они потеряют свою эффективность. Стимулируйте людей быть краткими, а все вопросы, которые не могут быть сняты немедленно, следует решать вне формата летучек.

Как это применимо

Если вы…

Предприниматель: не позволит ли сокращение времени на совещания тратить больше времени на улучшение вашего продукта?

Руководитель: не позволит ли сокращение времени на совещания тратить больше времени на коучинг вашей команды?

Фрилансер: не позволит ли сокращение времени на встречи тратить больше времени на поиск новых клиентов?

Студент: действительно ли учебные группы помогают вам быстрее выполнять домашние задания и проекты или вы бы тратили меньше времени, если бы работали в одиночку?

Неработающий родитель: сколько собраний школьной ассоциации учителей и родителей, собраний в поддержку футбольной лиги и других общественных мероприятий вы посещаете? Не могли бы вы найти более полезное применение этому времени?

СЕКРЕТ 8

Используйте совещания как последнее средство, когда все другие формы коммуникации не позволяют достичь нужной цели.

Посмотрите, какие встречи и совещания запланированы в вашем календаре-планировщике на неделю вперед. Подумайте, не можете ли вы отменить некоторые из них или сократить их продолжительность?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать плакат «Максимально продуктивные совещания» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 9

Одно короткое слово, преумножающее успех

Хотите узнать одно волшебное слово, которое поможет вам экономить массу времени и сил?

«Фокусироваться – значит говорить "нет"».

Стив Джобс

Электронная почта, социальные медиа, сервисы обмена сообщениями не только увеличивают общий объем информации, с которой нам приходится иметь дело, но и дают другим людям возможность легко с нами связаться. Значительная часть этих обращений носит вовсе не рабочий, а личный характер: «Хочешь куда-нибудь пойти сегодня вечером?», «Пойдем пообедаем?», «Выпьем чашечку кофе?»

У людей, которые добились хотя бы какого-то делового или финансового успеха, от предложений «пообедать» и «выпить чашечку кофе» почтовые ящики буквально трещат по швам.

Бесконечные запросы на наше время

Вот запросы на мое время, которые я получил только за последние 24 часа:

• От партнера по бизнесу: «Приглашаю на ланч».

• От знакомого автора: «Если у вас есть какие-то мысли по поводу этой книги, я был бы очень признателен, если бы вы опубликовали свой отзыв на Amazon. Вот ссылка».

• От агента с просьбой включить его клиента в мой список «100 топ-спикеров о лидерстве».

• От незнакомого предпринимателя: «Я сейчас нахожусь в Бостоне и, надо сказать, в шоке от ваших снегопадов. Я был бы рад возможности связаться с вами по телефону, чтобы выразить вам свою благодарность и получить ваш совет».

• От замечательного руководителя одной местной некоммерческой организации, извещающего меня о начале кампании по сбору средств: «Я надеюсь, что каждый член комитета продаст не меньше десяти билетов на это мероприятие».

• От декана местного колледжа: «Я очень хотел бы обсудить с вами то, что мы делаем на нашем факультете делового администрирования. Не могли бы мы в ближайшее время встретиться с вами за чашечкой кофе?»

• Девять писем от читателей, которые представлялись и рассказывали мне о своих текущих проблемах.

И, разумеется, еще были запросы, поступившие через LinkedIn. Я получаю 10–20 сообщений в день с просьбой о встрече или телефонном разговоре, чтобы обсудить, не хотел бы я инвестировать в ту или иную компанию, рассмотреть предложение нового продукта, дать рекомендации по раскрутке стартапа, помочь написать первую книгу и т. д.

Не поймите меня неправильно! Я вовсе не жалуюсь и не смеюсь над людьми, которые ко мне обращаются! Наоборот, я очень польщен и рассматриваю эти запросы на мое время и внимание как свидетельство того, что я делаю что-то правильное и полезное. И на самом деле я стараюсь удовлетворять многие из этих предложений (например, такие, как разговор за кофе с деканом).

Но мы должны очень бережно относиться к нашему времени.

Помните: у вас есть всего 1440 минут в день!

От первого лица…

Одна из сторон жизни спортсмена – отказываться от многих вещей и пропускать много интересных событий и мероприятий. А в период подготовки к Олимпиаде приходится говорить «нет» буквально всему.

Сара Хендершот, член олимпийской команды США по гребле, участница Олимпийских игр 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде в Рио-де-Жанейро

Даже 30 минут, потраченных на телефонный звонок или встречу за чашечкой кофе, означают, что это время не будет использовано на что-то другое. Это может быть стихотворение, которое никогда не будет написано, кусок программного кода, который не будет отлажен, отчет, который не будет проверен, клиент, которому не перезвонят до завтрашнего дня, два километра, которые вы не пробежите, или блестящая идея, которая не придет вам в голову. У времени всегда есть цена.