Читать книгу "Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть - Виктор Шейнов"

• Отмечайте любой свой успех, даже незначительный, приятными мыслями. Слишком часто мы не обращаем внимания на эти мгновения, торопясь скорее приступить к выполнению следующей задачи. Поступая таким образом, мы лишаем себя одного из величайших удовольствий в жизни – радости победителя, на волне которой дело спорится.

1.4. Возможности, мимо которых мы проходим

Делегирование полномочий

Чем больше мы позволяем себя прерывать, тем больше нас будут прерывать.

Чем больше позволяем нагружать себя чужими проблемами, тем чаще это будет случаться.

Если вы не управляете своим временем, то, скорее всего, за вас это будет делать кто-то другой.

Очевидные факты

Когда делегирование становится самым эффективным инструментом управления

Делегирование, то есть передача подчиненным части своих полномочий, – важнейший резерв повышения продуктивности работы руководителя и возглавляемого им подразделения.

Сотрудникам могут передаваться некие определенные функции (например, сортировка входящей корреспонденции, предварительная беседа с посетителями, обеспечение гостиницами прибывающих на переговоры, совещания и т. д.) с целью высвободить время руководителя для решения более важных, стратегических задач.

Полномочия предполагают наличие определенной власти, соответствующей переданным обязанностям. Довольно часто руководители, поручая дело, не дают подчиненному соответствующего властного ресурса. От этого, во-первых, страдает качество исполнения, а во-вторых (и это еще более важно!) – у подчиненных пропадает желание брать на себя дополнительные обязанности. Сопротивление подчиненных – довольно привычная картина в наших организациях.

Встречаясь с подобными отказами, многие руководители рассуждают следующим образом: проще сделать что-то самому, нежели тратить время на инструктаж и нервы на преодоление противодействия сотрудника. В результате делегирование полномочий так и остается неиспользуемым резервом экономии времени первых лиц компаний.

Рассмотрим конкретный пример. Вышестоящая организация (ведомство) требует представления отчета, в котором используются материалы нескольких подразделений. Руководитель назначает начальника одного из них ответственным за сбор информации и составление отчета к определенному сроку. Не все начальники направили ему свои материалы, некоторые сдали их в последнюю минуту. Ответственный неоднократно напоминал им об этом, но безуспешно. Выйти на руководителя не удалось – тот был в командировке. В результате отчет к сроку подготовлен не был. Виновные говорят, что все сдали в срок. Руководитель наказывает ответственного.

Данным поручением руководитель делегировал свои полномочия, но сделал это с грубейшими нарушениями принципа передачи ответственности.

При делегировании происходит распределение ответственности между руководителем и исполнителем. Управленческая ответственность остается за руководителем, исполнительская – передается подчиненному.

Управленческая ответственность включает в себя:

• принятие решения;

• выбор исполнителя;

• наделение полномочиями;

• помощь;

• контроль.

Прежде чем наказывать подчиненных, руководитель должен спросить себя:

• правильно ли он выбрал исполнителя?

• наделил ли его полномочиями?

• оказывал ли ему помощь?

• контролировал ли ход выполнения задания?

И только если ответы на все четыре вопроса положительные, руководитель имеет право (и обязан) наказать исполнителя, если тот действительно виноват.

В рассматриваемом же случае как минимум три из перечисленных функций руководителем не были реализованы. Например, ответственному исполнителю не были переданы полномочия заставить, а в необходимом случае и подвергнуть наказанию или представить к поощрению других исполнителей.

Наделение полномочиями должно быть оформлено распоряжением – письменным либо устным, чтобы все подчиненные работники осознавали, что оценка руководителем их работы над данным заданием будет формироваться исключительно на основании мнения ответственного исполнителя.

Запомнить функции ответственности помогает так называемая «управленческая пятерня», изображенная на рис. 1.5.

На рисунке видно, что из пяти пальцев только один указывает на исполнителя, а три – на руководителя: прежде чем критиковать, проверь, нет ли твоей вины.

Рис. 1.5. «Управленческая пятерня»

Оборотную сторону несправедливого делегирования полномочий иллюстрирует такой управленческий анекдот:

«Кто такой заместитель?» – «Это как костыль: когда нужно ударить кого-то или перепрыгнуть через грязную лужу – костылю поручают осуществить наказание или измазаться в грязи. Когда же нужно доложить об успехах вышестоящему начальству – костыль оставляют перед дверью кабинета».

Грамотно делегируя полномочия, вы обретете многих помощников. Первоначально вам придется приложить некоторые усилия для их обучения или инструктажа. Но когда вы сделаете этот первоначальный вклад и ваши помощники будут готовы к выполнению переданных им функций, вы будете рады тому, что предоставили им возможность блеснуть своими талантами. Тем самым вы повысили у них уверенность в своих силах, а себя освободили от необходимости тратить время на выполнение объемных задач.

Итак, делегирование полномочий является одним из важнейших средств экономии собственного времени, расширения управленческих возможностей руководителя, повышения качества управления. А при увеличении количества управленческих функций оно становится первой из кардинальных мер, позволяющих руководителю справиться с резко возросшим объемом работы.

Что и кому делегировать

Что делегировать?

• на работе: рутинные, повторяющиеся задачи, не требующие творчества (отправление и просмотр корреспонденции, приобретение билетов, учет расходов; дома: выполнение различных домашних обязанностей – уборка квартиры, мытье посуды и т. п.). Усилия, затраченные на обучение помощников, освободят вас от этих задач на продолжительное время;

• разовые или редко повторяющиеся задания (покупка нового компьютера, подготовка рекламного проспекта и т. д.);

• задачи, с которыми кто-то может справиться лучше вас;

• дела, которые вам не по душе;

• задачи, отрывающие вас от более важных дел;

• малозначимые дела, которые достаточно выполнить на среднем уровне.