Читать книгу "Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле"

Если ваше положение в служебной иерархии недостаточно высоко, можете написать похожее сообщение в более дружелюбном тоне или предложить эту идею в качестве эксперимента и пригласить ваших коллег присоединиться к нему. Когда у вас наберется достаточно последователей, создайте в своей почтовой программе правила, которые будут автоматически разносить все входящие письма по нескольким папкам в зависимости от их приоритетности. Затем вы можете использовать программу Awayfind®, чтобы отправлять на свой «личный» телефон уведомление всякий раз, когда в вашем почтовом ящике появляется письмо с высоким приоритетом{458}. Кроме того, как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, не случится ничего страшного, если вы никогда не будете заглядывать в папки с категориями писем П4 и П5. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться информация из такого письма, хорошая программа поиска на жестком диске найдет вам его в считаные секунды.

Даже если вы, опасаясь негативной реакции, не осмелитесь на такие эксперименты, я хочу, чтобы вы поняли: существует множество способов справиться с ежедневной лавиной электронной почты. Вы должны подойти к этой проблеме творчески, решительно. А когда начнете это делать, обнаружите, что реакция на такие действия крайне редко бывает негативной – если она вообще бывает. Скорее всего, другие люди последуют вашему примеру, и, возможно, вашу инициативу подхватит вся компания.

Помогите другим остановить лавину электронной почты

Чтобы полностью обуздать своего электронно-почтового Франкенштейна, вы должны ограничить не только поток поступающих вам писем, но и поток писем, которые посылаете вы сами. Отправляя электронное письмо, задайте себе вопрос: «Если бы почта вдруг отключилась, стал бы я распечатывать это письмо на принтере, чтобы разослать копии всем этим людям, или стал бы звонить им по этому вопросу?» Если ответ «нет», то зачем засорять их почтовые ящики этим электронным мусором? Как мы увидели во второй части книги, главная причина непрерывной электронно-почтовой диареи – неравноправные отношения между отправителем и получателем. В определенном смысле отправитель обладает всей властью, а получатель – его жертва. Вопрос на миллион долларов (в буквальном смысле): как мы можем дисциплинировать отправителей и расширить права получателей? Я не знаю ответа, поэтому многие из моих рекомендаций – скорее методы партизанской борьбы, нежели глобальное решение проблемы.

А по-настоящему конструктивное решение этого вопроса может быть реализовано только на уровне всей компании. Но если вы вместе с коллегами будете соблюдать ряд простых правил, это может кардинально изменить ситуацию к лучшему. Эти рекомендации я включил в раздел об освобождении мозга от оков на уровне «Мы».

Для самых смелых: игнорируйте всю электронную почту

Как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, часто полное игнорирование всех электронных писем, поступающих в ваш почтовый ящик, не вызывает больших проблем. Поэтому, если вы завалены, подавлены огромными объемами электронных писем, вы можете автоматически перенаправлять их все в папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). Вы обнаружите, что «КУМБСВ» на самом деле означает «Никогда» и что любую нужную информацию в этой папке всегда можно найти при помощи поисковой программы. Если вы беспокоитесь по поводу возможной негативной реакции, просто придумайте благопристойное оправдание.

Несколько примеров из жизни

Следующие несколько примеров из реальной жизни на первый взгляд могут показаться немного экстремальными. Однако я включил их специально, чтобы показать, насколько смелым, если не безжалостным, вы должны быть в борьбе с электронно-почтовым Франкенштейном.

Много лет назад, в эпоху существования факсов, один руководитель высшего звена взбунтовался против нескончаемой лавины писем в своем электронном почтовом ящике. Он подсчитал, что при его уровне зарплаты обработка такого количества бесполезной почты была сопоставима с заработком четырех его заместителей{459}. И ведь в эту стоимость еще не были включены альтернативные издержки, то есть стоимость той по-настоящему важной работы, которую он мог бы сделать за это время. Но не сделал.

Тогда мы с этим руководителем провели эксперимент. Он создал в почтовой программе MS Outlook правило, чтобы все письма от внутренних отправителей получали следующий автоматический ответ: «В данный момент я не могу вам ответить. Если письмо, которое вы только что мне отправили, касается важного или срочного вопроса, пожалуйста, перешлите его мне по факсу по номеру 1234» (это был номер факса его секретаря). Он рассуждал так: если кто-то посылает письмо, недостаточно важное, чтобы распечатать его и отправить по факсу, вряд ли его содержание стоит того, чтобы его читал такой высокопоставленный руководитель, как он. В результате ему удалось сократить 80–100 электронных писем в день всего до 3–10 факсов в день! При помощи одного простого сообщения на почтовом автоответчике он освободил себе от одного до полутора дней в неделю для действительно важной работы. Через два месяца он сообщил, что подобная тактика игнорирования внутренних писем не привела ни к одной проблеме.

Один менеджер по работе с корпоративными клиентами, которого я консультировал, перед отпуском попросил отдел ИТ создать для него второй адрес электронной почты. Затем он сообщил этот адрес только своим клиентам, а в первом почтовом ящике включил автоответчик. Теперь все письма от клиентов поступали во второй почтовый ящик, а письма от других отправителей поступали в первый ящик. Там они получали автоматический ответ с указанием номера телефона для экстренной связи, а далее перенаправлялись в отдельную папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). То, что менеджер никогда не заглядывал в папку «КУМБСВ», осталось в компании незамеченным.

Еще один менеджер по работе с корпоративными клиентами после отпуска обнаружил в своем почтовом ящике больше 900 сообщений. Он решил, что во время следующего отпуска будет каждый день заниматься электронной почтой, чтобы не накапливать таких завалов писем, однако его жена решительно этому воспротивилась. Я посоветовал ему включить функцию автоответчика и написать сообщение примерно такого содержания: «Поскольку за время отпуска в моем почтовом ящике обычно накапливается от 600 до 1000 электронных писем, существует риск того, что я отвечу на ваше письмо с большим запозданием или же не отвечу совсем. Если у вас действительно важное или срочное сообщение, пожалуйста, перешлите его мне на мой личный электронный адрес [email protected]». Это был дублирующий адрес электронной почты, который он специально создал у своего провайдера. Своим клиентам он разослал такое же сообщение, но с другим дублирующим адресом. Электронные письма с обоих дублирующих адресов автоматически пересылались на его корпоративную почту. За весь отпуск он получил всего пять электронных писем на дублирующий адрес, предназначенный для важных внутрикорпоративных писем. Когда менеджер вышел из отпуска, коллеги с одобрением говорили: «Он настолько привержен работе, что даже сообщил личный адрес электронной почты, чтобы оставаться на связи во время отпуска». Они не знали, что по возвращении менеджер перенес больше 800 внутрикорпоративных писем в отдельную папку «Отпуск», оставив только сообщения от корпоративных клиентов. Затем он потратил 45 минут, чтобы бегло просмотреть эту папку, используя два способа сортировки писем (см. раздел о мини-пакетной обработке почты). Первоначально он планировал более детально разобраться с этой папкой, когда появится время. Разумеется, времени так и не нашлось. И спустя три месяца он понял: из всех этих 800 писем в папке «Отпуск» ему понадобилась информация всего из… 10. При этом он смог уделить больше внимания письмам от важных клиентов.