Читать книгу "Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников - Александр Фридман"

Глава 3

Информационные потоки: как обуздать и не захлебнуться?

Информация поглощает внимание. Следовательно, изобилие информации порождает оскудение внимания и необходимость распоряжаться им максимально эффективно.

Герберт Александр Саймон, американский экономист и социолог, лауреат Нобелевской премии по экономике

К сожалению, в бизнесе существует мощный внешний фактор, который разрушительно действует на все настройки системы корпоративного управления, на управленческие подходы руководителей и на действия рядовых сотрудников.

Этот вредоносный фактор – информация. Понимаю, что идея выглядит странной. Как же так? Ведь в современных условиях успешный бизнес без информации просто невозможен. Ее нужно вовремя найти или получить, на нее нужно своевременно реагировать. К услугам руководителя многочисленные источники: от открытых баз и новостных лент до личных аккаунтов экспертов мирового уровня, а также руководителей конкурирующих компаний. С каждым днем увеличивается количество самых различных по форме и содержанию информационных каналов. Казалось бы, все для вашего удобства. Пользуйтесь на здоровье!

Были времена, когда было крайне важно найти нужную информацию. Сегодня на первое место выходит умение не захлебнуться в ней, отсеять пустую информацию от значимой, выделить достаточно времени для ее систематизации и обработки.

Разнообразные информационные потоки буквально засасывают и захлестывают руководителя. Засасывают, потому что он сам проявляет инициативу в расширении источников и подключается к ним по собственной воле. Захлестывает, потому что есть множество респондентов, которые требуют постоянного внимания к своим вопросам.

«Купание» в информации занимает все больше времени. У человека возникает зависимость: доступ к информации воспринимается как признак собственного статуса и возникает эффект замещения.

Получение информации о событиях формирует иллюзию управления событиями: «Раз я в курсе цены на баррель нефти, то я управляю ценами на нефть».

Но информацию нужно не только получать, с ней было бы правильно что-то делать. А вот на это уже не остается ни времени, ни энергии. Без информации не может быть успешного бизнеса, но неправильная работа с ней может нанести серьезный ущерб.

Ежегодно в мире выходят десятки (!) книг, посвященных опасности и симптомам информационной перегрузки. Поэтому я ограничился лишь кратким обозначением проблемы, а сосредоточусь на том, какие хронофаги это формирует, и что я рекомендую с ними делать. Мы будем активно использовать термин «вводная» – это информация, которая каким-то путем поступает к руководителю и с которой он считает необходимым как минимум ознакомиться.

Успешные люди обладают разными способностями и у каждого – свой рецепт успеха. Но всех их объединяет два качества: умение принимать правильные решения и совершать правильные поступки. Как гласит «Булева алгебра» [4]:

1+1=1

1+0=0

0+1=0

Если вы приняли правильное решение, но не смогли обеспечить правильные действия – свои или сотрудников, – потому что не сумели направить поток событий в нужное русло и были вынуждены следовать туда, куда вас понес бурный поток вводных, то что толку в том решении? О решениях мы поговорим в главе 5, а сейчас обсудим хронофаги, связанные с неправильными подходами к работе с информацией.

Хронофаг «слишком частое прерывание работы»

Как только мы приступаем к выбранному делу, то кажется, что мир буквально ждал этого момента, чтобы начать информационную интервенцию. На нас валятся сигналы из разных информационных каналов. В итоге удается сделать много меньше, чем рассчитывали, так как мы были вынуждены постоянно отвлекаться. Выделенное время использовано не по назначению, зато можно утешить себя тем, что отбито большое количество информационных «мячей» и решено, или просто отброшено, много чужих вопросов. А кто будет решать ваши? Кроме вас – некому, но впереди есть вечер. Знакома ли вам такая картина? Или будем считать вопрос риторическим?

Конечно, всем известно, что лучше ни на что не отвлекаться, а работать строго над выбранной темой, конечно, если не начинается Всемирный потоп. Но я думаю, что простой рекомендации вроде «постарайтесь не отвлекаться» будет явно недостаточно. Ведь для реализации этой, несомненно, благой идеи придется отключить все каналы связи и повесить на дверь табличку «Не беспокоить». Что, естественно, категорически невозможно: связано это со «спецификой» бизнеса и текущей ситуации, и множеством других факторов.

Вопрос в том, понимаем ли мы истинную разрушительность отвлечения и сам механизм его вредоносности. Попробуем начать с этого.

Причины потери времени и других ресурсов

Разрабатывая решение, мы начинаем с изучения и осмысления данных, но не сразу достигаем пиковой производительности. Вначале мы переводим взгляд с одних фактов, визуализированных буквами или цифрами, на другие, что-то вспоминаем и записываем, мысли то прыгают, то тяжело ворочаются, а то и норовят переключиться на более интересные темы. Но через некоторое время мы как бы разогрелись и работа, что называется, пошла.

Для лучшего понимания причин возникновения будущих потерь рассмотрим, как наш мозг решает поставленную перед ним задачу.

У нас есть разные виды памяти, к примеру слуховая и зрительная, а параметры тех или иных данных распределены по различным хранилищам.

Пример. Вы собираетесь разработать стратегию продвижения нового томатного сока. По умолчанию, самого замечательного на свете. Томатный сок имеет вид, цвет, консистенцию, вкус и запах, его упаковка тоже обладает такими характеристиками, как вид и размер, а также у сока есть оптовая и розничная цена. Все эти данные хранятся в разных участках памяти. Думая о продвижении сока, вы вдруг вспомнили о пятне от него на белой рубашке: три года назад вы умудрились его посадить в аккурат перед важными переговорами. Заодно – звон разбитого при этом стакана, лица обернувшихся на шум людей, свои эмоции по этому поводу и цвет кафеля в туалете, где вы пытались отмыть пятно. А «на закуску» – как вы сидели, не расстегивая пиджака, чтобы пятна не было видно, и как трудно было поддерживать разговор, не отвлекаясь на мысль: видно ли собеседнику пятно, и что он по этому поводу думает.

Для того чтобы собрать полный образ, мозг проводит ассоциативный поиск по всем ячейкам, где есть какая-то информация о предмете размышления. В процессе поиска обязательно втягивается и лишнее, которое – это уже второй этап – нужно отбросить за пределы поля решений. Потом нужно найти ячейки, в которых хранятся «инструменты» для обработки информации. Для разработки стратегии продвижения нам понадобятся знания из области маркетинга: принципы сегментирования целевой аудитории, методы продвижения и критерии их выбора, данные о подходах конкурентов. Вот теперь уже можно соединять все активированные участки мозга в одну сеть.