Читать книгу "E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике - Джоселин Глей"

Правильно выбирайте время. Всем известно, что в определенное время дня или в определенные дни недели почтовый ящик обычно переполнен, – как и тот факт, что людям свойственно отвлекаться. Например, в понедельник утром скапливается много писем, в пятницу вечером и в выходные дни все «отключаются». Если вам необходимо получить ответ, выберите время для напоминания таким образом, чтобы адресат с большей вероятностью обратил внимание на ваше письмо. По моему опыту, лучше отправлять сообщение в нерабочее время, то есть рано утром или поздно вечером.

Эффективность требует настойчивости.

Кратко изложите суть. Некоторые люди просто повторяют оригинальное сообщение и спрашивают: «У вас была возможность на это взглянуть?» Если адресат не ответил на ваше письмо, то его повторение вряд ли принесет пользу. Лучше оформить оригинальное письмо в виде дополнения и написать краткое резюме с изложением вашей просьбы; в идеале адресат должен иметь возможность ответить вам, не заглядывая в оригинальное сообщение. Если оно было длинным, отошлите за подробностями к нему.

Рассмотрите вопрос под другим углом. Не следует предполагать, что адресат прочел ваше первое письмо, однако вероятность этого все же не равна нулю: не исключено, что он не ответил, потому что вы его не убедили. Стараясь избежать многословия, попробуйте изложить вопрос под другим углом, объяснив, почему ваше предложение достойно внимания. Возможно, одно новое предложение или удачно составленная фраза помогут показать преимущества, которые вы упустили в первом письме. Если напоминание дополнено новой информацией, это свидетельствует о вашем желании работать с адресатом и служит еще одной причиной, чтобы рассмотреть ваше предложение.

Будьте вежливы и неназойливы. В этой книге я постоянно повторяю, что вы не обязаны отвечать всем (если только, например, это не ваш начальник, который может вас уволить). Но не следует забывать, что правило работает в обе стороны: вам тоже не обязаны отвечать, поскольку люди (как и вы сами) могут быть слишком заняты своими делами. Это не означает, что вы не должны беспокоить их напоминаниями – но делать это нужно вежливо и разумно. Можно начать письмо с такой фразы: Я знаю, что вы очень занятой человек, но хотел бы спросить, нашлось ли у вас время обдумать мое предложение относительно… Или что-то в этом роде. Всегда полезно признать, что у адресата много важных дел, среди которых ваша просьба выглядит незначительной.

Действия:

Разработайте систему слежения за «очередью ожидания» за пределами ящика для входящих сообщений.

Если вы предпочитаете бумагу, запишите «очередь ожиданий» на листке-стикере и прикрепите его рядом с письменным столом. Каждый пункт сопроводите датой предполагаемого напоминания. При составлении плана работы этот список будет у вас перед глазами. Если вы человек цифровой эпохи, можно создать отдельный список в программе-органайзере и запрограммировать извещения (например, отправить повторное приглашение Гретхен или повторить предложение Рону), которые в нужное время напомнят вам о необходимости отправить электронное письмо. Конечно, это скучное занятие, но это не значит, что им нужно пренебрегать. Обучение искусству напоминания – важный шаг к успеху.

Что делать с нежелательными запросами

Электронная почта – идеальная среда для тех, кто занимается «холодным прозваниванием». (Тому, как правильно это делать, посвящена большая часть следующего раздела – «Стиль».) Разумеется, есть и оборотная сторона медали: к вам тоже обращаются без предварительной договоренности. И чем лучше идут ваши дела, тем больше нежелательных вопросов вы получаете.

Это означает, что в вашем почтовом ящике всегда содержится определенное количество электронных писем, в которых незнакомые люди сообщают вам о «возможностях» или прямо просят помочь. Ответы на эти письма требуют времени, не говоря уже о том, сколько вам придется его потратить, если вы откликнетесь на предложение или просьбу. Другими словами, главное в работе с электронной почтой – научиться говорить «нет».

Некоторым людям – включая меня – это очень трудно. Если у вас развито стремление помочь ближнему, то вам сложно игнорировать просьбы или отказывать людям просто потому, что вы заняты. Ниже приводится перечень вопросов, которые помогут вам прояснить, какие электронные письма действительно предлагают новые возможности, а какие – просто мусор. И что еще важнее, они также помогут разобраться, кому вы обязаны отвечать, а кому нет.

Соответствует ли предложение целям вашей значимой работы? Вы уже наметили цели своей значимой работы на ближайшие три месяца, и теперь их очень удобно использовать для оценки неожиданных запросов в вашем почтовом ящике. Можно просто соотнести каждое сообщение с поставленными целями и посмотреть, согласуется ли оно с ними. Допустим, одна из ваших целей состоит в усовершенствовании навыка публичных выступлений и вы получаете по электронной почте письмо от незнакомого адресата с предложением выступить на небольшой конференции. Великолепно! Отвечайте и соглашайтесь! А что, если письмо содержит просьбу написать текст для блога, а улучшение стиля не входит в число ваших целей? В таком случае ответьте вежливым отказом. Смысл в том, чтобы выработать привычку оценивать каждое электронное письмо, соотнося его со своими приоритетами, а затем соответствующим образом отвечать (или не отвечать) на него.

Содержится ли в письме конкретная просьба? Если вы не проявите осторожности, определенная категория писем может стать настоящим «пожирателем времени». Это – неопределенная просьба. Очень часто исполненные благих намерений люди, которые восхищаются вашими достижениями или хотят получить совет, пишут письмо с предложением позвонить по телефону и «воспользоваться синергией» или «устроить мозговой штурм». Совершенно очевидно, что они ценят вас как специалиста, что, разумеется, весьма лестно, однако непонятно, чего именно от вас хотят. Если меня заинтересовало подобное письмо, то я отвечаю на него просьбой уточнить, о чем идет речь. Если отправитель не удосуживается конкретизировать свое намерение, то скорее всего вы впустую потратите на него время. А получив пояснения, вы сумеете понять, во что вас пытаются вовлечь.

Ценит ли отправитель ваше время или это просто слепое рекламное обращение? В мире полно людей, которые хотят продать вам свою идею, услугу или продукт. Имейте в виду, что вы не обязаны отвечать на письма из этой категории. Посмотрите, не является ли это письмо обычной рассылкой и потратил ли отправитель время, чтобы что-то узнать о вас и соответствующим образом скорректировать свое сообщение? Если да и если предложение вас заинтересовало, на письмо стоит ответить. Если вам неинтересно, отправьте вежливый отказ – когда появится свободное время. Но если отправитель не сделал «домашнюю работу», прежде чем обратиться к вам, расслабьтесь: можно считать это электронное письмо спамом и проигнорировать его.